Calendrier 2026 : Ne jouez pas avec le feu !

Officiellement, la date limite pour la télédéclaration du BPF est fixée au 31 mai 2026.

Toutefois, ne basez pas votre stratégie sur cette date limite.

Pourquoi ? Parce qu’en 2025, un bug majeur a paralysé la plateforme « Mon Activité Formation » le 30 mai, à la veille de la clôture. Un incident similaire en 2026 n’est pas à exclure. Ce bug est lié au serveur qui est tombé en panne durant 4h, et a occasionné de grosses sueurs froides.

Notre conseil est simple : visez une soumission avant le 15 mai. Vous éviterez ainsi le stress des serveurs saturés et les bugs techniques de dernière minute.

Pourquoi le BPF est-il si crucial pour votre certification Qualiopi ?

Comme le souligne justement l’organisme de certification Certifopac, le BPF n’est pas qu’une simple formalité statistique pour la DREETS. C’est un outil qui sert à :

• Calculer la durée de vos audits Qualiopi (en fonction de votre chiffre d’affaires).
• Justifier l’échantillonnage : l’auditeur s’appuie sur les données du BPF pour choisir les dossiers qu’il va contrôler.

Si votre BPF est incohérent ou « néant », votre NDA devient caduc, et votre certificat Qualiopi tombe avec lui. Cela risque d’être encore plus vrai prochainement avec l’arrivée du guide de lecture en V10 et l’arrêté associé.

Les points de vigilance pour l’édition 2026

Remplir son BPF demande de la rigueur sur trois axes majeurs :

A. La cohérence comptable (cadres C à F)

Vos produits de formation (ce que vous avez facturé) doivent correspondre à la réalité de votre comptabilité. Attention aux distinctions entre :

• Les fonds publics ou paritaires (OPCO, CPF, Pôle Emploi).
• Les fonds propres des entreprises (Plan de développement des compétences).
• Les fonds propres des particuliers.

B. Les indicateurs pédagogiques (cadres G et H)

C’est ici que vous renseignez le nombre de stagiaires, le nombre d’heures de formation et la typologie des bénéficiaires.

• Rappel important : Un stagiaire qui suit deux formations différentes dans l’année compte pour « 2 » dans le total des stagiaires, mais pour « 1 » dans le nombre de personnes physiques formées.

C. La sous-traitance : le piège classique

Si vous faites appel à des formateurs sous-traitants, veillez à bien les déclarer dans le cadre dédié. À l’inverse, si vous travaillez vous-même en sous-traitance pour un autre OF, ces heures ne doivent pas être comptabilisées dans vos produits « directs » de formation professionnelle pour éviter les doublons au niveau national.

Nos 3 conseils d’or pour 2026

1. Anticipez votre mot de passe : Depuis la mise à jour du portail EFP-Connect/Mon Activité Formation, la sécurité a été renforcée. Assurez-vous d’avoir accès à votre compte dès le mois de mars. Un mot de passe perdu peut prendre plusieurs jours à être réinitialisé via l’assistance.
2. Préparez votre tableur en amont : N’attendez pas l’ouverture du portail pour compiler vos données. Utilisez un tableau de suivi mensuel tout au long de l’année pour que le remplissage du BPF ne soit qu’un simple copier-coller.
3. Vérifiez le guide : Consultez toujours la dernière version du guide du Centre Inffo. Des évolutions mineures sur les codes de spécialités ou les modes de calcul peuvent apparaître. Ce guide est une méthode simple et la plus efficace que nous connaissions.

FAQ : vos questions sur le BPF

Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?

Avant de vous lancer dans la procédure, il est crucial de bien comprendre ce qu’est le NDA, qui il concerne et pourquoi il est si important.

NDA : Définition et signification précise

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un numéro d’enregistrement unique et obligatoire pour toute personne ou entreprise qui dispense des actions de formation professionnelle continue en France.

Il est fondamental de comprendre que le NDA n’est ni un agrément, ni un label de qualité, c’est-à-dire qu’il ne certifie pas la qualité de vos formations. Il s’agit d’une immatriculation qui atteste de votre existence légale en tant que prestataire de formation auprès des services de l’État. L’autorité qui délivre ce numéro est la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).

Qui est concerné par la demande de NDA ?

La déclaration d’activité est obligatoire dès lors qu’au moins une des actions de développement des compétences prévues par la loi est réalisée. Vous êtes concerné si vous êtes :

• Formateur indépendant (micro-entrepreneur, entreprise individuelle…).
• Organisme de formation (société, association…).
• Centre de formation d’apprentis (CFA).
• Entreprise qui forme des personnes externes à son propre personnel.

Pour résumer, dès que vous signez un contrat ou une convention pour une prestation de formation professionnelle, mais aussi si vous intervenez en qualité de sous-traitant, alors la démarche pour obtenir votre NDA devient une obligation.

Pourquoi le NDA est-il une étape indispensable ?

Obtenir votre numéro d’activité d’organisme, que ce soit en tant qu’organisme ou que formateur indépendant, n’est pas qu’une contrainte. Au contraire, il s’agit surtout d’une porte d’entrée vous donnant accès à des droits essentiels :

1. Exercer en toute légalité : c’est la condition sine qua non pour vendre des prestations de formation professionnelle.
2. Bénéficier de l’exonération de TVA : vos actions de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA, un avantage non négligeable.
3. Permettre l’accès aux financements publics et mutualisés : sans NDA, vous ne pourrez pas obtenir la certification Qualiopi. Et sans la certification Qualiopi, vos clients (entreprises ou particuliers) ne peuvent pas faire financer vos formations par des dispositifs comme les OPCO, France Travail (ex-Pôle Emploi) ou le CPF.
4. Être référencé officiellement : une fois votre NDA obtenu, vous figurez sur la liste publique des organismes de formation, un gage de visibilité et de sérieux.

Le NDA est donc la première marche vers la certification Qualiopi, elle-même indispensable pour accéder à la plupart des financements.

Comment obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité : le guide étape par étape

Nous avons vu la théorie, passons à la pratique ! L’obtention du NDA se déroule en trois grandes étapes logiques.

Étape 1 : les prérequis indispensables avant la demande

Avant même de penser à remplir le formulaire de demande, trois éléments doivent être en votre possession :

• Une structure juridique immatriculée : vous devez avoir créé votre entreprise (micro-entreprise, SASU, etc.). La preuve de cette existence est votre numéro SIREN, qui vous est attribué via le Guichet des formalités des entreprises. Sans SIREN, pas de NDA.
• Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) : vous devez fournir l’extrait de casier judiciaire du dirigeant (pour une société) ou du déclarant (pour une entreprise individuelle). La demande est gratuite et se fait simplement en ligne sur le site du Ministère de la Justice. Il doit être vierge de toute condamnation incompatible avec l’exercice de la fonction.
• Une pièce d’identité en cours de validité du déclarant pour les personnes physiques ou du dirigeant pour les personnes morales ou la production d’un justificatif numérique d’identité dont la certification est garantie par l’Etat.

Étape 2 : justifier d’une première action de formation

C’est une condition qui peut surprendre, mais qui est tout de même logique : on ne peut pas déclarer une activité avant qu’elle n’ait commencé. L’administration vous demande donc de prouver que vous avez déjà un premier client.

Cette preuve doit être l’un des documents suivants, signé par vous et votre client :

• Une convention de formation
• Un contrat de formation
• Un bon de commande ou une facture mentionnant explicitement la prestation de formation (avec les rubriques et les détails attendus comme pour la convention).

Attention, cette première prestation doit être payante. Une action à titre gracieux ne sera pas acceptée pour valider votre dossier. La demande de NDA doit être effectuée dans les 3 mois qui suivent la signature de ce premier contrat.

Étape 3 : constituer et transmettre votre dossier de demande à la DREETS

Une fois les prérequis validés et votre premier contrat signé, il ne vous reste plus qu’à assembler le dossier. Il comprendra notamment :

• Le formulaire de déclaration d’activité (Cerfa) dûment rempli.
• La copie de votre justificatif d’attribution de numéro SIREN.
• Le bulletin n°3 de votre casier judiciaire.
• La copie de votre premier contrat, convention de formation ou bon de commande.
• Le programme de la formation concernée, détaillant les objectifs, les moyens pédagogiques, la durée, etc.
• La copie de votre pièce d’identité
• La liste des formateurs intervenant et leurs qualifications (titres, qualités, et les liens avec la prestation) 

Comment faire sa demande ?

Faire sa demande de NDA en ligne via « Mon Activité Formation »

C’est la voie la plus simple et recommandée. Le portail « Mon Activité Formation » (MAF) est la plateforme de l’État dédiée aux organismes de formation. La demande de NDA en ligne y est entièrement dématérialisée et guidée. C’est également sur ce portail que vous gérerez plus tard vos obligations, comme le Bilan Pédagogique et Financier.

L’alternative : la demande par courrier

Bien que moins courante, la demande par voie postale reste possible. Il vous faudra télécharger le formulaire Cerfa, l’imprimer, le remplir et l’envoyer avec toutes les pièces justificatives au service régional de contrôle de la DREETS de votre région.

Vous avez obtenu votre NDA : droits, obligations et questions pratiques

Félicitations, vous avez maintenant reçu votre numéro ! Votre activité est officiellement lancée. Mais ce statut implique des responsabilités.

Quels sont les devoirs d’un organisme de formation déclaré ?

Votre principale obligation est de remplir et transmettre chaque année le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce document retrace votre activité de l’année écoulée (nombre de stagiaires, chiffre d’affaires, etc.). Il se dépose en ligne, sur le portail MAF, généralement entre février et mai. Attention, l’oubli ou la non-transmission du BPF rend votre déclaration caduque, ce qui entraine une perte de votre NDA!

Vous devez également tenir une comptabilité distincte pour votre activité de formation si vous avez d’autres activités, et respecter l’ensemble des règles du Code du travail relatives à la formation professionnelle.

Comment vérifier ou retrouver un Numéro de Déclaration d’Activité ?

Pour retrouver votre NDA ou vérifier celui d’un confrère, la méthode la plus simple est de consulter la liste publique des organismes de formation. Cette base de données, mise à jour par l’État, est accessible à tous et vous permet de rechercher un organisme par sa raison sociale ou son numéro SIREN. Votre NDA figure aussi sur tous vos documents officiels (conventions, factures…). L’annuaire des entreprises permet aussi de retrouver les NDA et les certifications Qualiopi.

Quel est le délai pour obtenir son NDA ?

Une fois votre dossier complet déposé, la DREETS dispose d’un délai légal de 2 mois pour vous répondre. Dans la pratique, le délai est souvent plus court et peut varier de quelques semaines à un mois, selon les régions. L’absence de réponse de l’administration dans le délai de 2 mois vaut à  l’enregistrement de votre déclaration.

FAQ : vos questions sur le Numéro de Déclaration d’Activité

Le NDA c’est quoi ?

Le NDA, ou numéro de déclaration d’activité, est un numéro obtenu auprès de la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), ou la DRIEETS pour l’Ile de France (Direction Régionale Interdépartementale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités), qui officialise le lancement de la formation et la naissance de l’organisme de formation.

C’est un numéro « d’immatriculation officielle » donné par l’État. Il s’agit d’un pré requis pour pouvoir accéder au marché de la formation et en effectuer une activité réelle et régulière.

Il s’obtient sur la base d’un dossier administratif à remplir et avec des preuves à fournir. Elles permettent de démontrer l’organisation et les moyens mis en œuvre dans l’activité formation.

Il entraîne quelques conséquences, notamment l’obligation annuelle de déclaration d’un bilan pédagogique et financier. Le BPF est en fait une déclaration financière de l’activité formation, qui existe séparément de l’activité principale de l’entreprise.

Ce bilan pédagogique et financier est obligatoire et doit être fait chaque année, sous peine d’annulation de l’activité de formation.

> Le lien avec Qualiopi 

Le NDA est obligatoire pour effectuer la démarche Qualiopi auprès des certificateurs.

Le calcul du temps d’audit est réalisé sur la base des données déclarées dans le BPF.

Bon à savoir : dans le cas de Qualiopi, il existe une catégorie spéciale dite « le nouvel entrant ». Le nouvel entrant est un organisme qui a effectué sa demande de NDA mais qui n’a pas encore effectué de BPF.

Créer son OF : obtenir son NDA

L’obtention du NDA est une démarche assez simple. La première chose à faire est d’obtenir le formulaire en ligne. Il est complété d’une notice explicative des pièces à fournir, que vous pouvez également retrouver dans notre kit ressources.

Il vous faut donc remplir ce formulaire et apporter les pièces justificatives. Notamment une convention, un contrat de formation ou un devis de formation qui permet de montrer sa bonne foi dans le fait que l’activité de formation démarre.

Parmi ces pièces justificatives, il faut essayer d’apporter un maximum de preuves de bonne foi et de cohérence entre la demande et la réalité de la situation. Ainsi, il est fondamental de se focaliser sur les compétences techniques associées à la formation, au regard des titres détenus par les formateurs.

Au-delà d’un profil ou d’un curriculum vitae, il n’est pas rare de devoir prouver cette adéquation par l’envoi des diplômes ou des attestations de formations professionnelles pour démontrer la qualité technique du formateur.

Peut-on perdre son NDA ?

De manière pratico pratique, on peut voir sur le terrain que la perte de NDA est quelque chose qui peut très facilement arriver.

Les causes principales sont par exemple :

• L’absence de règlement intérieur
• La non-adéquation des profils avec les formations dispensées
• La non-déclaration du bilan pédagogique et financier
• Des publicités sur les formations qui peuvent être totalement non conformes aux règles en vigueur dans la profession.

Attention, la perte du NDA entraîne obligatoirement la perte de la certification Qualiopi. Il est donc important d’être très vigilant sur le respect des routines incontournables permettant de conserver la bonne marche de l’activité formation.

Créer son OF : les documents importants sur le plan règlementaire

Un certain nombre de documents sont très utiles et incontournables lorsque l’on exerce l’activité d’organisme de formation. Les CV des formateurs ou encore le règlement intérieur sont des fondamentaux. De plus, il est d’usage de définir des conditions générales de vente des activités de formation (qui doivent être disponibles sur demande). Attention aussi au respect des éventuelles clauses incontournables dans le cas de publicité.

L’accès aux formations, le contenu des formations, les diplômes délivrés et les financements possibles doivent être affichés de manière transparente par l’OF. Cette démarche de transparence est capitale pour la bonne poursuite de l’activité.

Parmi les documents clés que nous voyons sur le terrain dans l’activité de formation, nous pouvons noter :

• Les conventions (ou contrats) de formation ;
• Les convocations ;
• Les feuilles de présence ;
• Les attestations de réalisation effective de la formation, plus communément appelées certificats de réalisation ou attestations de fin de formation.

Important : au-delà du code du travail qui régit une bonne partie des éléments ci-dessus, l’organisme de formation doit aussi avoir des notions sur d’autres réglementations rattachées à l’activité formation :

• Le RGPD (dans le cadre du traitement des données) ;
• Le code du commerce (notamment dans le cadre de l’information des clients) ;
• Le code de propriété intellectuelle (notamment droits d’auteur sur les supports de formation) ;
• Le code de la construction (accueil du public).

> Le lien avec Qualiopi

Outre le lien direct sur le calcul du temps d’audit, d’autres indicateurs Qualiopi recoupent les textes réglementaires :

• L’indicateur 1 sur l’information donnée au public
• L’indicateur 9 sur les informations données aux stagiaires
• L’indicateur 10 sur les capacités d’adaptation notamment pour les personnes en situation de handicap
• Les indicateurs 17 /21 sur l’adéquation des moyens humains et matériels qui permettront de mener la formation

Le cas de la sous-traitance (notamment le recours à des formateurs externes) fera l’objet d’un article spécifique très prochainement.