Respecter les 3 indicateurs de veille Qualiopi
S’il y a bien un sujet qui pose problème dans Qualiopi, c’est la veille. Sujet de 3 indicateurs dans le référentiel national, la veille est un point très important, que ce soit pour votre Qualiopi, mais aussi plus généralement pour votre organisme.
Nous allons voir ensemble dans cet article comment respecter ces 3 indicateurs.
Quels sont les 3 indicateurs de veille Qualiopi ?
Avant de voir comment respecter les 3 indicateurs de veille, un petit rappel de ces indicateurs.
Ils font tous les 3 parties du critère 6 “L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel”. Il s’agit des indicateurs 23, 24 et 25.
L’indicateur 23 :
Le prestataire réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
L’indicateur 24 :
Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
L’indicateur 25 :
Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
Pourquoi faire de la veille ?
La veille est un outil très important pour la vie de votre organisme de formation.
Elle vous permet d’être toujours à niveau, que ce soit d’un point de vue réglementaire, mais aussi d’un point de vue pédagogique. Si vous ne faites pas de veille, vos formations ne peuvent être à jour. Si vos formations ne sont pas à jour, vous recevrez des critiques négatives, les potentiels stagiaires fuiront et iront vers un organisme de formation qui est à jour.
Mais ce n’est pas tout. Faire de la veille, c’est s’informer. S’informer, c’est permettre à son organisme de formation et tous ses employés d’être à niveau d’un point de vue technique également.
Faire une bonne veille Qualiopi : étapes et outils
Pour faire une bonne veille, il n’y a pas besoin d’y passer 5h par jour. Deux étapes sont les plus importantes : récolter et exploiter les données. Dans le cadre de la certification Qualiopi, une troisième étape vient s’implémenter : les preuves.
Récolter les données
La première chose à faire, la plus logique, c’est de récolter des données. C’est le but même de la veille, s’informer.
Mais alors, comment ça marche ? Quels outils utiliser ?
Pour récolter les données, le mieux est de vous allouer un temps spécifique à cela. Prévoyez un moment dans la semaine, pendant une durée déterminée, pour vous informer sur les sujets qui vous concernent.
Pour cela, vous avez plein d’outils différents. Les réseaux sociaux, les newsletters, les Google Alertes, les flux RSS, les salons, les journaux, etc. A vous de trouver les médias qui vous intéressent le plus et de vous y tenir. Rien ne sert de vous inscrire à tous les webinaires, toutes les newsletters ou toutes les alertes possibles et inimaginables. Choisissez vos sources d’information de manière consciencieuse, celles qui pourront vous fournir le plus d’informations possibles. Vous avez par exemple Centre Inffo, qui est une source de veille sur les actualités concernant les organismes de formation. Vous pouvez également vous inscrire à Formalerte qui, une fois par semaine, vous envoie un e-mail avec différentes informations concernant, également, les organismes de formation.
D’ailleurs chez RELTIM nous communiquons beaucoup sur les réseaux sociaux : nos contenus sont variés mais certains sont directement exploitables pour la veille ; c’est le cas de notre post “les news du mois ou la eletter.
Exploiter les données
L’étape la plus importante lorsque l’on fait de la veille, c’est l’exploitation des données collectées. Rien ne sert de s’informer si rien n’est fait derrière. Ce serait une perte de temps.
Mais comment on exploite les données exactement ?
Vous avez plusieurs manières d’exploiter les informations, selon l’information collectée. Certaines informations que vous avez trouvées peuvent servir à un autre membre de l’équipe. Les partager est une forme d’exploitation. Certaines informations vont vous permettre de modifier des documents, ou des formations. D’autres vont même, pourquoi pas, vous permettre de créer des nouvelles formations. Peu importe la manière, dès qu’une information vous semble pertinente à exploiter, faites le.
Par exemple chez RELTIM, nos clients ont aussi un espace client qui permet d’accéder à des ressources utiles et mises à jour. Ce sont des ressources qui peuvent être exploitées en mode “plug and play” dans le cadre de la veille technique et pédagogique ou veille réglementaire. L’avantage est que le travail de tri et d’analyse est déjà fait.
Prouver
Dans le cadre de la certification Qualiopi, vous devez prouver que vous avez bien effectué une veille pour chacun des 3 indicateurs de veille.
Pour cela, rien de plus simple, il suffit de garder les traces de tout ce que vous avez effectué en termes d’exploitation.
- Vous avez partagé une information avec un collègue ? Conservez le message.
- Vous avez modifié un document ? Conservez l’ancien document quelque part ou modifiez la date du document.
Le plus simple, pour ne pas vous éparpiller, est d’avoir un tableau dans lequel vous conservez toutes ces données. Vous pouvez y mettre l’information collectée, si elle est exploitée, par quel moyen, et les dates. Vous pouvez utiliser un tableur Excel, ou bien alors utiliser un outil tel que Notion dans lequel pour avez un espace partagé avec le reste de votre équipe.
Voici un exemple de tableau de suivi de la veille
Est-il possible d’automatiser la veille Qualiopi à 100% ?
Automatiser à 100% une veille, donc toutes les étapes de la veille, est très difficile et surtout très peu recommandé. Vous pouvez automatiser certaines étapes, notamment la première, mais vous avez besoin de l’humain pour pouvoir traiter les informations et les exploiter correctement.
En revanche, bien entendu, vous avez la possibilité d’automatiser la récolte de données. Vous avez plusieurs moyens de le faire, comme l’utilisation des newsletters. Formalerte, cité plus haut, est un système d’automatisation car vous recevez un e-mail une fois par semaine, sur le sujet de la formation en générale, sans avoir à rechercher par vous-mêmes. Il multiplie les sources pour que vous ayez des informations de différents sites. Les newsletters venant de sites d’information différents sont aussi une forme d’automatisation, car vous recevez l’information directement dans votre boite mail sans avoir à la chercher. Il ne vous reste après plus qu’à choisir si les informations reçues sont pertinentes.
Une autre forme d’automatisation est l’utilisation des outils spécifiques de veille comme Google Alertes ou Feedly. Il s’agit en général de flux RSS qui surveillent tout ce qui se passe sur la toile selon les mots clés que vous avez fournis.
Conclusion
La veille et Qualiopi, ce n’est pas une tâche compliquée, longue et sans intérêt. La veille est un atout considérable pour votre organisme, que ce soit pour la conception de vos formations, pour l’accueil de vos clients ou encore pour l’amélioration technique et technologique de votre organisme. Que ce soit pour obtenir et conserver Qualiopi, ou bien simplement pour votre entreprise en général, la veille ne peut que vous être bénéfique.
Conseils : en vue des audits il faut bien préparer le process d’exploitation de la veille avec, si possible, des retours concrets sur les actions de formations. Ce n’est pas le nombre de newsletters auxquelles on est inscrit qui compte mais bien les quelques actions fortes qui découlent de l’analyse de ces informations.
Psssst, pour aller plus loin, découvrez prochainement notre auto-évaluation sur le thème de la veille, restez connectés !