Les étapes pour se préparer à la certification PSDM

La certification PSDM, délivrée par la Haute Autorité de Santé (HAS), garantit que votre entreprise respecte des standards de qualité élevés. À partir d’une date non fixée à ce jour mais probablement juillet 2025, cette certification sera obligatoire pour continuer vos activités. Mais au-delà de l’obligation, elle représente une opportunité de vous démarquer sur le marché, d’améliorer vos processus internes et de renforcer la confiance de vos clients.

Étape 1 : Diagnostic initial et auto-évaluation

Commencer par une auto-évaluation

Avant de faire quoi que ce soit pour votre certification, nous vous conseillons de réaliser un diagnostic initial, ou auto-évaluation. Cela consiste à évaluer vos pratiques actuelles par rapport aux exigences du référentiel de la HAS. Cette auto-évaluation doit être honnête et exhaustive, car elle va vous permettre de comprendre où vous en êtes et ce qu’il reste à faire.

Identifier les écarts

Lors de cette évaluation, vous identifierez des écarts, c’est-à-dire des points où vos pratiques ne sont pas encore conformes aux critères de la certification. Ces écarts peuvent être majeurs ou mineurs. Vous devez les corriger pour être conformes.

Étape 2 : Mettre en place les actions correctives

Planification des actions

Pour combler ces écarts, vous devez mettre en place des actions correctives. Cela peut sembler complexe, mais avec une bonne organisation, c’est tout à fait faisable. Vous devez prioriser les actions à réaliser et les planifier de manière réaliste.

Nous vous conseillons d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches. Cet outil d’amélioration continue vous permet de classer les tâches selon leur importance et leur urgence, pour savoir lesquelles effectuer en premier.

Mise en œuvre et suivi

Il est crucial de documenter chaque action corrective et de suivre régulièrement leur mise en œuvre. L’objectif est d’avoir une traçabilité complète pour chaque exigence du référentiel . Gardez les preuves de vos actions et de vos améliorations.

Étape 3 : formation et sensibilisation de vos équipes

Former vos collaborateurs

Vos équipes doivent comprendre et adopter les nouvelles pratiques et procédures. Nous vous conseillons d’organiser des sessions de formation adaptées à chaque niveau de l’organisation.

Créer une culture de la qualité

Il est important de sensibiliser vos collaborateurs à l’importance de la démarche qualité. Pour maintenir leur engagement, il vaut mieux privilégier une communication interne régulière et une culture d’amélioration continue.

Étape 4 : préparation de l’audit

Préparation documentaire

Avant l’audit, vous devrez rassembler et vérifier tous les documents nécessaires. Cela inclut toutes les preuves de conformité aux critères du référentiel.

Audit à blanc

Pour vous préparer, nous recommandons de réaliser un audit à blanc, ou audit préparatoire. Cela permet de simuler l’audit officiel et d’identifier les derniers ajustements nécessaires.

Etape 5 : se faire accompagner

Naviguer seul dans ce processus peut être ardu. C’est pourquoi l’accompagnement par un cabinet de conseil spécialisé est un atout précieux. Un accompagnement vous offre :

• Expertise et expérience : nos experts connaissent parfaitement les exigences de la certification et peuvent vous guider efficacement.
• Gain de temps : en vous aidant à planifier et à prioriser les actions, nous vous faisons gagner un temps précieux.
• Sérénité : avec notre soutien continu, vous pouvez aborder chaque étape avec confiance.

Etape 6 : la certification

Vous êtes désormais prêts, vous pouvez vous dirigez vers l’étape de  certification. Cependant , pour être candidat à la certification, il y a des conditions préalables :

• Engagement sur l’honneur : le prestataire doit s’engager sur l’honneur à respecter l’ensemble des critères du référentiel durant la période de validité du certificat. Cet engagement doit être effectif avec une antériorité de mise en œuvre d’au moins 3 mois. Cela signifie que le système doit avoir fonctionné dans toute l’entreprise pendant au moins 3 mois avant l’audit. Officiellement, il faut fournir le nombre d’usagers qui ont été pris en charge pendant ce temps, cette information est communiquée à l’organisme de certification.
• Respect des termes du contrat : le prestataire doit s’engager à respecter les termes du contrat établi avec l’organisme de certification.
• Réunir les conditions appropriées : le prestataire doit s’engager à réunir les conditions nécessaires à l’organisme de certification pour réaliser les évaluations pendant l’audit.

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