L’audit de renouvellement vise à évaluer si l’organisme de formation continue de respecter les critères de qualité définis dans le référentiel lié à la marque Qualiopi. C’est un audit plus approfondi qui examine tous les aspects qualité des processus de l’organisme de formation.
Il remet « en jeu » le certificat qui sera renouvelé à cette occasion alors que l’audit de surveillance vise à vérifier si les engagements pris par l’organisme lors de l’audit initial sont toujours respectés. L’objectif de l’audit est donc différent.

« Il a pour objectif de vérifier que l’organisme de formation maintient et surtout qu’il améliore la qualité du processus de formation, alors que l’audit initial et l’audit de surveillance avaient pour objectif de vérifier que l’organisme de formation répondait aux exigences du référentiel Qualiopi. »

Comme toutes les certifications, il y a une échéance à partir de laquelle le certificat n’est plus valable. Pour Qualiopi la durée de certification est de 4 ans si l’organisme a été certifié avant fin décembre 2020, et de 3 ans si l’organisme a été certifié après le 1er janvier 2021. Ainsi, tous les organismes certifiés dans ces périodes vont avoir une date d’échéance de certification Qualiopi en 2024. Il y a donc un enjeu à ce sujet pour tous les certifiés.

L’audit de renouvellement est similaire à l’audit initial notamment dans sa durée, mais il se concentre sur la pérennité de la démarche qualité. Ainsi, les items liés à l’amélioration continue, d’exploitation de la veille, la maitrise des situations de handicap, l’évaluation des compétences des formateurs sont des points clefs. Sa portée est différente. L’historique consultable est de 3 ans ce qui laisse un large choix pour l’audit.

Bien sûr, l’auditeur va notamment vérifier que l’organisme de formation a mis en place des actions correctives et leur efficacité pour traiter les non-conformités constatées lors de l’audit initial ou en surveillance. Cette action est un point clef dans toutes les démarches Qualité.

« En conclusion, nous pouvons dire que l’audit de renouvellement c’est la même durée que l’audit initial avec le niveau d’exigence de l’audit de surveillance et une traçabilité sur une période des 3 dernières années. L’enjeu de l’audit de renouvellement est donc très important »

• Si l’issue de l’audit de renouvellement est favorable, l’organisme de formation conserve sa certification Qualiopi pour trois années supplémentaires avec un audit de surveillance à nouveau à mi parcours. Un nouveau certificat sera édité.
• En revanche, si l’issue de l’audit de renouvellement est défavorable, l’organisme de formation peut être amené à mettre en place des actions correctives ou à faire l’objet d’un audit complémentaire voire à suspendre ou à perdre sa certification. A ce titre, la préparation minutieuse de cet audit est un point clef.

• L’audit de renouvellement est généralement réalisé par un nouvel auditeur indépendant , il faut se réhabituer à un nouvel interlocuteur qui peut avoir une approche et / ou une personnalité différente. C’est une nouveauté par rapport à l’audit de surveillance qui est  souvent conduit par le précédent auditeur (cela dépend néanmoins des pratiques des certificateurs).
• Si cela est opportun c’est l’occasion, lors de la préparation de l’audit de renouvellement,  d’effectuer un éventuel transfert de certificat vers un nouvel organisme de certification. Cela doit se prévoir à l’avance et donne lieu à la signature d’un nouveau contrat. (NB: cette possibilité n’était pas courante lors de l’audit de surveillance).
• En terme de date : Pour rappel la date de l’audit de surveillance est à effectuer entre le 14eme et le 22eme mois qui suit la date de l’audit initial ce qui offre de nombreuses possibilités pour planifier. Ce n’est plus le cas dans le cadre de l’audit de renouvellement.
• La date de l’audit de renouvellement est calculée en regard de la date d’échéance indiquée sur le certificat. Ainsi il faut calculer une date « idéale » de votre audit tout en prenant en compte une zone de sécurité pour garantir la continuité de la certification.
• Ainsi, la durée de 4 mois avant la date d’échéance indiquée sur votre certificat peut être une bonne première approche pour évaluer la date idéale de votre audit sans prendre de risque.

« La date de l’audit de renouvellement est calculée en regard de la date d’échéance indiquée sur le certificat. Ainsi il faut calculer une date « idéale » de votre audit tout en prenant en compte une zone de sécurité pour garantir la continuité de la certification. »

• L’audit de renouvellement porte sur l’ensemble du référentiel : ainsi la notion de nouvel entrant disparait et l’intégralité des exigences du référentiel qui vous sont applicables sont auditées.
• La durée de l’audit de renouvellement est quasiment identique à celle de l’audit initial alors qu’elle avait été réduite lors de l’audit de surveillance.
• Pour calculer votre durée d’audit, il faut prendre les temps de référence ci dessous. Exemple pour un organisme de formation, c’est la somme de 2 premières colonnes de durée. Pour un organisme dont le chiffre d’affaires est de plus de 750.000 € la durée, de l’audit de renouvellement est de 1,5+0,5 soit : 2jours