Nouveaux entrants Qualiopi : quels indicateurs ?
La préparation à la certification Qualiopi est différente selon si vous êtes un nouvel entrant ou si vous êtes déjà bien installés. Avec en plus le nouvel arrêté du 31 mai 2023, la certification pour les nouveaux entrants a été légèrement modifiée.
Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir pour vous préparer à votre certification Qualiopi si vous êtes nouvel entrant.
Qu’est ce qu’un nouvel entrant ?
Un nouvel entrant est un organisme de formation (ou un formateur indépendant) qui est dans sa première année d’activité. De manière simple : un nouvel entrant est un organisme qui n’a pas encore déclaré de bilan pédagogique et financier (appelé BPF).
Espace ressources Qualiopi
Reltim offre gracieusement une précieuse bibliothèque de documents incontournables dédiés à la certification Qualiopi.
Une certification aménagée
Venant de commencer et ayant, de ce fait, peu de preuves à montrer lors de l’audit, le nouvel entrant a le droit d’avoir un audit Qualiopi “allégé”. Cela signifie qu’il a autant de chances que n’importe quel organisme de formation de se faire certifier mais que les audits prennent en compte cette spécificité.
L’audit initial
L’audit initial est celui que vous passez pour obtenir votre certification. Suite à cet audit, vous aurez votre certification valable pour 3 ans, à condition de passer votre audit de surveillance au milieu du parcours.
Mais comme un nouvel entrant est dans sa première année d’activités, ou que la catégorie d’actions l’est du moins, certains indicateurs ne peuvent pas être audités normalement. Les preuves ne peuvent pas être inventées, ces indicateurs ont alors un audit dit “aménagé”, avec des tolérances pour prendre en compte cette situation. Ces indicateurs sont cités ci dessous.
Pour ce faire certifier, un OF se doit de fournir certains documents à l’organisme certificateur choisi. Parmi ces documents, il y a le BPF. Un nouvel entrant, n’ayant pas encore son BPF, a la possibilité de transmettre un livre de recettes à la place.
La dernière condition à remplir en tant que nouvel entrant, et qui fait partie des nouveautés liées à l’arrêté du 31 mai 2023, est d’avoir mis en œuvre au moins une prestation par catégorie d’actions. C’est très important, car jusqu’ici il y avait une zone floue. C’est clarifié : les preuves pour chaque indicateur doivent être apportée lors de l’audit pour au moins une formation (ou une action), ce qui permet de montrer que le système a “commencé à tourner”.
L’audit de surveillance
L’audit de surveillance, c’est le moment durant lequel un nouvel entrant doit pour la première fois apporter toutes les preuves sans aménagement. D’ordinaire moitié moins long qu’un audit initial, il sera dorénavant majoré d’une demi-journée afin d’avoir le temps de montrer toutes les preuves. C’est une grande nouveauté, mais qui rend les choses plus cohérentes sur le terrain. L’audit d’une journée, par exemple, est la bonne durée pour effectuer une revue sérieuse et complète de l’évolution de l’organisme nouvel entrant depuis la certification.
Tous les indicateurs n’ayant pas pu être vérifiés à l’audit initial (et ayant donc été “aménagés”) seront observés lors de cet audit. C’est le moment de faire vos preuves auprès de votre auditeur et de lui montrer qu’il a eu raison de vous certifier lors de l’audit initial.
Accompagnement Qualiopi
Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.
Conclusion
Tout le monde a une chance d’obtenir la certification Qualiopi, que ce soit un ancien organisme de formation ou un qui vient juste de naitre. Mais cela ne signifie pas que c’est plus simple pour l’un que pour l’autre, les audits sont juste organisés différemment. Le statut du nouvel entrant et les aménagements associés ont été clarifiés dans le dernier arrêté.
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