Certification Qualiopi : Un nouvel arrêté concernant les règles de certifications

L’audit initial Qualiopi

L’audit initial est très certainement celui qui connait les plus gros changements.

Tout d’abord d’un point de vue administratif. Les organismes de formations souhaitant être certifiés Qualiopi devront fournir certains documents, à savoir :

• Leur numéro SIREN
• Leur statut juridique
• Une description de leurs activités
• Une attestation sur l’honneur, datée et signée, indiquant ne pas être engagé dans une démarche similaire avec un autre organisme certificateur et n’ayant pas fait l’objet d’un refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois
• Pour les nouveaux entrants n’ayant pas encore complété de BPF, un livre des recettes

Et en parlant des nouveaux entrants, il y a quelques nouveautés les concernant également. Et cela commence par une nouvelle définition de ce statut : désormais, peut être audité comme nouvel entrant n’importe quelle catégorie d’actions, tant qu’elle est dans sa première année d’activité. Cela signifie que, même si vous vendez des formations depuis plusieurs années, tant que vous avez une nouvelle catégorie d’action, cette dernière sera auditée de manière nouvel entrant, alors que le reste sera audité normalement. Les indicateurs faisant l’objet de modalités d’audit adaptés sont les suivants : les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32. Pour être audité, il faut avoir mis en œuvre au moins une prestation par catégorie auditée. C’est une précision importante qui peut changer totalement la philosophie de la préparation de l’audit. Des preuves sont à produire sur au moins une formation “test” par exemple. Il ne suffit pas de déclarer les process, il faut montrer qu’ils ont bien commencé à être appliqués.

L’audit de surveillance Qualiopi

Jusqu’à maintenant, l’audit de surveillance revoyait TOUS les indicateurs du RNQ. Désormais, ce ne sera plus forcément le cas. Lors de l’audit de surveillance, vous ne serez pas nécessairement audités sur tous les indicateurs. A l’inverse, certains indicateurs seront passés obligatoirement à la loupe, à savoir 21 des 32 indicateurs :

• Ceux ayant fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial ;
• Ceux faisant l’objet d’une non-conformité majeure (à savoir : les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32) soit 17 indicateurs (au maximum) ;
• Les indicateurs 1, 3, 17 et 19 ;
• Le respect de l’obligation, dès le 1er septembre 2023, de l’affichage et de la communication de la certification ;
• NB : Pour les organismes concernés ayant fait l’objet d’un audit aménagé (qui avaient une certification CNEFOP avant Qualiopi) : les indicateurs qui n’ont pas été vérifiés à l’audit initial.

→ Pour un OF sans formation certifiante, le périmètre est ainsi fixé à : 14 indicateurs!

Comme précédemment, l’audit de surveillance est fait à distance, sauf si l’organisme de formation demande à le faire en présentiel. Attention, l’organisme certificateur peut organiser un audit en présentiel s’il le juge nécessaire.

Pour les nouveaux entrants, l’audit de suivi dure plus longtemps (une demi-journée supplémentaire) pour avoir bien le temps de vérifier tous les indicateurs.

L’audit de renouvellement Qualiopi

L’audit de renouvellement Qualiopi doit être fait AVANT l’échéance de votre certification, et en présentiel. En cas de non-conformité, comme pour les autres audits, il y a un délai pour lever ces non-conformités selon si elles sont mineures ou majeures. Il vaut donc mieux prévoir de faire son audit de renouvellement 3, voire même 4 mois avant l’échéance de votre certification Qualiopi.

L’échantillonnage

L’échantillonnage des actions doit être représentatif de l’activité du prestataire sur la période de référence. Cet échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme avant la réunion d’ouverture. L’organisme s’engage à disposer des tous les éléments de preuve susceptibles d’être demandés par l’auditeur car, en l’absence de preuve le jour de l’audit, cela fera l’objet d’une non-conformité.

Les non-conformités

Si votre organisme de formation fait l’objet d’une (ou plusieurs) non-conformité(s) majeure(s), vous avez toujours 3 mois pour la (ou les) lever. L’organisme certificateur aura, de son côté, 1 mois pour vérifier. S’il décide de ne pas lever ne serait-ce qu’une non-conformité majeure, vous perdez, ou ne recevez pas, votre certification Qualiopi. Cette mise en œuvre de la perte de la certification se fait dans un délai de 3 mois.

Attention ! Il peut y avoir, si nécessaire, un nouvel audit pour vérifier la levée des non-conformités.

Les signalements

La logique de transparence est présente dans la démarche qualité. Nous l’avons vu plus haut, désormais le certificat doit être affiché sur le site (ou équivalent). Les stagiaires connaitront ainsi le certificateur de l’organisme ce qui entraîne de potentiel signalements.

Si vous êtes signalés du non-respect du RNQ, l’organisme certificateur à l’origine de votre certificat peut organiser un audit complémentaire, à distance ou en présentiel, pour vérifier ce signalement après l’enregistrement et le traitement de ce dernier.

Attention ! Selon la gravité du signalement, la certification peut être suspendue en attente de cet audit complémentaire.

Suite à l’adoption de cette nouvelle législation, plusieurs mesures ont été prises pour renforcer la certification Qualiopi des organismes de formation. L’une de ces dispositions stipule désormais de manière impérative que les organismes certifiés Qualiopi affichent fièrement leur précieux certificat sur leurs sites web respectifs.

Cette exigence vise à accroître la transparence et la visibilité des prestataires de formation qualifiés, en permettant aux visiteurs et aux clients potentiels de vérifier facilement leur statut de certification. En affichant le certificat Qualiopi de manière visible, les organismes témoignent de leur engagement envers la qualité et la conformité aux normes exigées, renforçant ainsi la confiance des parties prenantes.

Cet affichage représente un élément essentiel pour valoriser le professionnalisme et l’excellence des prestataires de formation dans le domaine de la formation professionnelle.

Pour vous aider à ce sujet, Reltim a rédigé un article présentant 5 conseils pour bien afficher son certificat Qualiopi.