La dernière note de France Compétences sur les logiques d’action face à la certification Qualiopi est très intéressante. On y trouve plusieurs angles de vue sur la manière d’aborder cette démarche. En tant qu’expert de la qualité, RELTIM a trouvé intéressant de s’appuyer sur les éléments de cette étude pour compléter le bilan et donner des éclairages issus de l’observation terrain par le prisme des accompagnateurs consultants.
L’ACCESSIBILITÉ À QUALIOPI ET LA REPRÉSENTATION ERRONÉE DU RÉFÉRENTIEL.
Nous pouvons constater que le sujet de la qualité et de la certification qui a longtemps eu mauvaise presse, fait toujours « un peu peur » ; Ainsi, certains organismes de formation, redoutent un coté théorique et procédurier que cette démarche pourrait revêtir. Cela engendre une crainte et une vision que « ce n’est pas pour nous, c’est inatteignable ». En réalité, il n’en est rien. Le référentiel est simple, concret et centré sur le métier. Le guide qui l’accompagne est un outil de travail très bien fait, polyvalent et orienté terrain. Il faut absolument démystifier cette représentation. Qualiopi est un outil « tout terrain » et accessible à tous les acteurs de la formation. Le référentiel a été conçu par des groupes de travail représentatifs de tous les professionnels du secteur ; Pour avoir connu (et vécu) des démarches qualité dans d’autres secteurs, on ne peut que souligner le coté opérationnel et robuste de Qualiopi. C’est un modèle du genre ! (Nous avons plusieurs ressources gratuites et disponibles pour illustrer cela)
LA PHASE DE PRÉPARATION
Il faut le reconnaitre, la phase de préparation pose souvent questions. Elle prend des configurations variées sur la manière, le timing et les méthodes et les budgets.
« Une chose est certaine, quelle que soit sa forme, la phase de préparation est très importante et elle permet d’éviter les « fausses routes » ».
D’ailleurs, à ce propos, une fausse route que l’on voit souvent pour les organismes qui n’ont pas été épaulés est le choix de l’applicabilité des indicateurs. La décision de la non-applicabilité des indicateurs est en réalité très cadrée dans Qualiopi. D’une part, par le type d’actions (formation, VAE, etc.) d’autres part, par le modèle de prestation et aussi selon l’antériorité de l’organisme. Ainsi on retiendra le cas du nouvel entrant. Mais pour le reste les indicateurs dits « communs d’appréciation » ne sont pas discutables : Ils s’appliquent de facto ; Ainsi si l’organisme part du principe ne pas les appliquer, il se retrouvera probablement d’emblée avec des non-conformités.
Très fréquemment, on peut aussi constater que la phase de préparation n’est pas assez mise en relief. Elle est souvent occultée par l’explication « technocratique » de l’acte de certification. Si cette explication est importante pour décrire le « quoi » il nous apparait essentiel de faire un focus sur le « comment » faire pour préparer son projet de certification en citant les principaux composants d’une préparation réussie.
Pourquoi se préparer ?
• Qualiopi s’inscrit dans la durée. C’est un cycle de 3 ans renouvelable avec des audits tous les 18 mois. On peut facilement conclure que c’est donc une démarche sur le long terme qui doit donc être bien structurée. C’est en cela que Qualiopi se distingue totalement de DATADOCK. C’est donc une démarche qualité officielle et accréditée pour laquelle il sera difficile d’improviser
• Comme la démarche Qualiopi est structurante et qu’elle s’inscrit dans le long terme, il est souhaitable d’être en mode projet avec des étapes, un suivi, un rythme. Cela donne un cadre et permet d’aller droit au but. Généralement la démarche est structurée en 4 grandes parties : le diagnostic-état des lieux, l’implémentation, l’audit à blanc, la préparation de la certification. Le mode projet garantit le rythme et l’atteinte de l’objectif en termes de délais.
• Le mode projet est aussi l’occasion de fédérer les équipes autour d’un sujet qui rassemble. N’oublions pas que Qualiopi est la certification du processus de formation et que, par définition, un processus touche souvent toutes les fonctions de l’organisme. C’est un projet d’équipe et l’occasion de rentrer dans un mode de travail collaboratif ;
• Pendant la phase de réflexion, l’échange, le benchmarking des bonnes pratiques permettent de détecter et de mettre en place des améliorations et des innovations. C’est aussi l’occasion de valider les process et nombreux atouts déjà en place.
• Des perspectives et des innovations technologiques : Avec l’année écoulée, nous avons pu constater une accélération de la transformation numérique de la profession. Il apparait désormais vital d’intégrer les nouveaux usages, et les nouveaux outils digitaux dans le projet afin d’optimiser la démarche dans le temps tout en restant en phase avec son écosystème. Ainsi, Qualiopi et son référentiel, constituent alors un formidable outil pour garantir une évolution et une mise à niveau permanente de l’offre et des process avec l’adéquation des besoins. L’enjeux de la digitalisation est totalement en adéquation avec la démarche de certification et de principes d’amélioration continue. La recherche d’optimisation via la transformation digitale est un sujet souvent évoqué et en devenir ;
LA PHASE DE CERTIFICATION
Souvent inconnue, cette phase est importante et doit également être préparée. Le métier d’audit comporte comme tous les métiers des « us et coutumes » qu’il convient d’appréhender par une phase préparatoire. Là encore, la démystification est de mise. Un audit reste un examen objectif et indépendant basée sur des preuves. Il n’y a donc pas de place à l’improvisation mais c’est une activité très encadrée.
L’auditeur écoute, reformule, relance et vérifie les preuves proposées. Un dialogue et une relation de confiance s’instaurent généralement. Les écarts (s’il y en a) sont décrits au fur et à mesure. Ils sont expliqués, commentés et dans la plupart des cas acceptés. L’accompagnateur a généralement une connaissance fine du processus d’audit et il transférera cette connaissance de manière objective afin que l’audit se passe dans les meilleures conditions ; N’oublions pas non plus que dans la doctrine du métier d’audit, l’auditeur part du postulat de la conformité de l’organisme. Il est important de le souligner ; et d’ailleurs il n’est pas rare de passer l’audit avec aucune non-conformité.
La conclusion
L’étude se termine sur la phrase suivante : « …de promouvoir davantage la certification sous l’angle de l’opportunité qu’elle représente pour les OF de mesurer les résultats de leur activité, d’impulser une dynamique d’amélioration globale de leurs pratiques et de l’inscrire dans la durée. »
Le but de notre article est donc de contribuer à la promotion de la certification qui, comme nous l’avons démontré est un formidable outil de progrès très concret, accessible et évolutif. CQFD.