Dans une démarche qualité, la question des « documents » est toujours un point de discussion.
Longtemps qualifiées de procédurières et administratives, les démarches Qualité ont pourtant bien évolué.
Et Qualiopi n’y coupe pas. C’est une démarche moderne et récente qui ne force pas à « faire des procédures ». Il y a beaucoup de liberté sur cet aspect.
Les obligations de formalisation sont assez minimalistes (10 indicateurs sur 32 sont concernés).
Mais ne nous y trompons pas. Il faut distinguer « documentation du système qualité » et preuves : ce sont 2 choses différentes.
Ainsi, on pourra toujours réussir un audit avec pleins de preuves et peu de formalisations, alors que l’on s’expose à des écarts si on formalise beaucoup et que l’on minimise la production de preuves.
Rappelons que l’audit est un exercice qui se base sur des preuves.
Il faut donc passer du temps à faire tourner le système et les processus car c’est ça qui compte, plus que d’écrire les procédures !
Le vieil adage de la qualité : J’écris ce que je fais (le juste nécessaire et important ou quand il y a des risques, mais je n’écris pas tout), je fais ce qui est écrit (car sinon je m’expose à des contre-sens), et je peux le prouver (car j’ai des preuves utiles) : CQFD.