Obtenir la certification Qualiopi : les étapes

Explication de la certification Qualiopi

La certification Qualiopi est un élément incontournable pour les organismes de formation en France, attestant de la qualité de leurs processus de formation. Dans cet article, nous vous expliquerons en détail le processus d’obtention de cette certification, depuis la création de votre organisme de formation jusqu’à la mise en place des normes Qualiopi, en passant par l’audit externe et la construction du dossier de certification.

Si vous souhaitez approfondir vos connaissances, nous disposons également d’un article dédié à l’explication de Qualiopi pour vous familiariser davantage avec cette certification.

Étape 1 : Création de l’Organisme de Formation

Si vous n’avez pas encore créé votre organisme de formation, cette étape est essentielle. Voici ce que vous devez faire :

Création Juridique

Choisissez une forme juridique appropriée pour votre organisme de formation, telle qu’une entreprise individuelle, une SARL, ou une association. Cette étape est cruciale pour définir la structure légale de votre activité.

Définition de l’offre de formation

Identifiez les domaines dans lesquels vous souhaitez proposer des formations. Définissez clairement les objectifs de votre organisme et les compétences que vous souhaitez transmettre.

Constitution du dossier et obtention du NDA

La constitution du dossier en vue de l’obtention du Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est une étape essentielle pour lancer votre organisme de formation. Vous devrez remplir le formulaire officiel CERFA n° 10782*04 avec précision, en suivant la notice explicative mise à disposition.

De plus, vous devrez justifier la légalité de votre organisme en fournissant un extrait KBIS récent ou un certificat d’inscription à l’INSEE. Enfin, l’inclusion de l’extrait du casier judiciaire du responsable de l’organisme est requise pour garantir son intégrité. Une fois votre dossier complet, soumettez-le à la Direccte pour validation, et vous obtiendrez ainsi le NDA, autorisant légalement votre activité de formation. Cette étape est fondamentale et impérative dans votre démarche vers l’obtention de la certification Qualiopi, gage de la qualité de vos formations.

Étape 2 : Mise en Place des exigences  Qualiopi dans Votre Organisme de Formation

Une fois que vous avez obtenu votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), la prochaine étape cruciale est de mettre en place les exigences du référentiel Qualiopi au sein de votre organisme de formation. Cela implique l’adoption des pratiques et des processus conformes au référentiel national Qualiopi, qui repose sur des critères de qualité stricts.

Compréhension des 7 Critères

La première étape consiste à bien comprendre les critères du référentiel Qualiopi. Ces critères couvrent un large éventail de domaines, notamment la qualité des actions de formation, les compétences des formateurs, la personnalisation des parcours de formation, et bien d’autres. Prenez le temps de les étudier en détail pour vous assurer de leur respect.

Évaluation Interne

Après avoir compris les critères, réalisez une évaluation interne de votre organisme de formation. Identifiez les domaines où des améliorations sont nécessaires pour atteindre la conformité avec les normes Qualiopi. Il peut s’agir de l’ajout de procédures internes, de l’amélioration de la qualité des supports pédagogiques, ou de l’adaptation de vos pratiques.

Plan d’Action

Établissez un plan d’action détaillé pour chaque domaine d’amélioration identifié. Chaque plan doit inclure des objectifs spécifiques, des délais de réalisation, ainsi que les responsabilités au sein de votre équipe. Un suivi régulier de ces actions correctives est essentiel pour garantir leur mise en œuvre efficace.

Formation des Équipes

Assurez-vous que vos équipes sont bien formées et conscientes des nouvelles procédures et pratiques mises en place. La formation continue est essentielle pour maintenir un niveau de compétence élevé au sein de votre organisme et pour garantir la conformité avec les critères Qualiopi.

Mettre en place une veille

Au sein de l’étape de mise en place des exigences Qualiopi dans votre organisme de formation, la veille Qualiopi devient un élément essentiel. La veille consiste à maintenir une surveillance continue des évolutions, des mises à jour, et des interprétations relatives aux critères Qualiopi. Cela permet de garantir que votre organisme reste en conformité tout au long du processus de certification. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur la veille Qualiopi.

Étape 3 : Construire le dossier Qualiopi, preuve de la démarche

Chaque critère du référentiel Qualiopi doit être accompagné de preuves tangibles démontrant votre conformité. Chaque preuve doit être soigneusement documentée et prête à être présentée lors de l’audit externe.

Le dossier Qualiopi constitue une pièce maîtresse de votre démarche de certification. Il rassemble l’ensemble des éléments prouvant votre conformité aux critères Qualiopi. Pour comprendre parfaitement comment le constituer, vous pouvez lire notre article dédié au dossier Qualiopi.

Étape 4 : Contacter un Organisme Certificateur et Lancer la Démarche

Après avoir préparé votre organisme de formation et construit le dossier Qualiopi, la prochaine étape consiste à contacter un organisme certificateur agréé et à lancer la démarche de certification Qualiopi.

Sélection de l’Organisme Certificateur

Pour commencer, effectuez une recherche et choisissez un organisme certificateur agréé par le Cofrac, compétent dans la certification Qualiopi. Nous avons un article qui vous explique comment bien choisir son organisme certificateur.

Lancement de la Démarche de Certification

Après avoir sélectionné l’organisme certificateur, signez un contrat avec lui pour lancer la démarche de certification. Cette démarche comprend un audit initial et un audit de surveillance. Un rapport d’audit sera établi à chaque audit , et en cas de non-conformités, des actions correctives devront être mises en place.

Résultats de la Certification

Enfin, l’organisme certificateur prendra une décision concernant l’attribution ou le refus de la certification Qualiopi. Si vous répondez aux critères, vous obtiendrez la certification, généralement valable pour trois ans. Assurez-vous de maintenir la conformité et de participer à l’audit de surveillance à mi-parcours pour garantir la continuité de la qualité de votre organisme.

Bonus secret : L’accompagnement Qualiopi

Lorsque vous entreprenez la démarche de certification Qualiopi, envisager l’accompagnement spécialisé peut se révéler un choix judicieux, offrant de nombreux avantages tout au long du processus.

Expertise personnalisée

Chez Reltim notre accompagnement Qualiopi vous donne accès à une expertise personnalisée. Fabrice et Élodie sont auditeurs certifiés AFNOR et spécialisés dans la certification Qualiopi. Ils vous guideront tout au long du processus, en fonction des besoins spécifiques de votre organisme de formation.

Cette expertise vous permet de cibler efficacement les domaines à améliorer et de mettre en place des actions concrètes.

Outils digitaux exclusifs

Au cours de votre accompagnement, vous bénéficierez d’un accès privilégié au Club Reltim. Cette plateforme en ligne vous offre la possibilité de procéder à des auto-évaluations, de télécharger des pièces justificatives et de consulter des ressources exclusives réservées aux clients.

Création de votre OF et préparation du dossier

L’une des premières étapes de l’accompagnement consiste à préparer votre dossier de certification. Votre accompagnateur vous aidera à rassembler et à organiser les preuves de conformité aux critères Qualiopi. Cette préparation méticuleuse est essentielle pour garantir un dossier complet et convaincant.

Mise en Conformité

Nous vous orientons dans la mise en conformité avec les critères établis. Votre consultant vous fournira des recommandations précises pour ajuster vos pratiques et procédures, et vous aidera à élaborer des plans d’action pour corriger d’éventuelles non-conformités.

Des audits à blanc sont également mises en place afin de tester réllement votre système qualité.

Communication avec l’Organisme Certificateur

Lorsque vient le moment de l’audit externe, votre accompagnateur peut jouer un rôle crucial en facilitant la communication avec l’organisme certificateur. Il peut répondre aux questions, expliquer les processus en place, et contribuer à créer un environnement favorable à la réussite de l’audit.

Garantie de Succès

En optant pour l’accompagnement Qualiopi avec Reltim, vous augmentez considérablement vos chances de succès. Nous vous vous aidons à naviguer dans la certification et à éviter les écueils potentiels. C’est une garantie supplémentaire que votre organisme de formation atteindra rapidement les exigences de qualité imposées par Qualiopi.

Si vous souhaitez simplifier le processus de certification et bénéficier d’un soutien expert tout au long de votre parcours, l’accompagnement Qualiopi est une option à considérer sérieusement. Il vous permet de franchir ces étapes en toute confiance, renforçant la qualité de vos prestations et la confiance de vos clients.