Avoir un bon dossier Qualiopi, exemple de PDF 2025
Si vous êtes un organisme de formation professionnelle, vous avez probablement entendu parler de la certification Qualiopi. Cette certification est une exigence légale pour tous les organismes de formation qui souhaitent continuer à bénéficier de financements publics depuis janvier 2022. L’une des principales exigences de la certification Qualiopi est la préparation d’un dossier Qualiopi.
Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail ce qu’est un dossier Qualiopi, comment le créer, ce qu’il faut inclure avec un exemple en PDF à l’appui.
Certifiée par AFNOR
Qu’est-ce qu’un dossier Qualiopi ?
Un dossier Qualiopi est un document de synthèse qui permet à un organisme de formation de démontrer qu’il répond aux indicateurs de la certification Qualiopi par lesquels il est concerné.
Pour rappel, il existe 32 indicateurs parmi lesquels 22 principaux, communs à toutes les structures.
Les 32 indicateurs sont regroupés en 7 critères qui évaluent la qualité du processus de formation professionnelle dispensée par l’organisme.
Ce dossier, non imposé par la certification, est un plus indéniable dans l’étape de la certification Qualiopi et son maintien.
Y sont décrites les pratiques de l’organisme « dire ce que l’on fait » et les noms des documents qui en attestent « prouver que l’on fait ce que l’on dit ».
Le jour J, il permet d’aborder l’audit sereinement.
Toute l’année, il constitue un support pour les autoévaluations.
Il a vocation à évoluer avec l’organisme, demeurer le reflet de son système qualité dans le respect du RNQ.
Espace ressources Qualiopi
Reltim offre gracieusement une précieuse bibliothèque de documents incontournables dédiés à la certification Qualiopi.
Comment créer bon dossier Qualiopi ?
La création d’un dossier Qualiopi peut sembler complexe, surtout lorsque l’on découvre le référentiel pour la première fois. Pourtant, avec une bonne méthode, des outils adaptés et un accompagnement ciblé, cette étape devient un vrai levier de structuration pour votre organisme.
À retenir dès le départ
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Le dossier Qualiopi n’est pas un PDF figé : il s’agit d’un document vivant, évolutif, partagé avec l’ensemble de l’équipe, et compréhensible par tous – y compris par le dirigeant. À l’avenir, la présence du dirigeant lors de l’audit sera obligatoire (voir notre post sur le sujet), d’où l’importance qu’il maîtrise les attendus et les preuves associées.
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Ne vous lancez pas tête baissée dans la rédaction. Prenez le temps de poser les bases.
Les 5 étapes pour construire votre dossier Qualiopi :
1. Comprendre les exigences du référentiel Qualiopi
Avant toute chose, appropriez-vous les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel national qualité. Chaque indicateur renvoie à un attendu précis et à des types de preuves possibles. Cette étape est incontournable pour bâtir un dossier solide. Voir les 7 critères et les 32 indicateurs.
2. Réaliser un diagnostic initial
Évaluez la situation réelle de votre organisme au regard des indicateurs.
Vous pouvez choisir entre plusieurs approches :
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Autodiagnostic (gratuit, si vous avez déjà un bon niveau de lecture du référentiel),
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Diagnostic par un expert (recommandé pour bénéficier d’un regard extérieur expérimenté),
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Audit blanc (1/2 journée sur 10 indicateurs ou journée complète sur les 32). Tous les formats sont détaillés dans notre boutique.
3. Élaborer un plan d’action
Sur la base du diagnostic, identifiez les écarts et définissez les actions à mettre en œuvre pour vous rapprocher des exigences de chaque indicateur : formalisation de procédures, mise à jour de documents, création de nouveaux outils, etc.
4. Associer chaque preuve aux indicateurs
Une fois vos pratiques alignées, listez les preuves mobilisables pour chaque indicateur.
Toutes les preuves doivent être facilement accessibles le jour de l’audit. Fluidité = sérénité !
5. Structurer votre Book Qualiopi
C’est à ce stade que vous rédigez le Book Qualiopi, qui fait le lien entre vos pratiques, les attendus du référentiel et les preuves. Ce document sera la colonne vertébrale de votre audit.
Chez Reltim, chaque client bénéficie automatiquement d’un modèle de book Qualiopi à remplir.
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Vous pouvez le rédiger vous-même,
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ou en confier la rédaction à l’accompagnateur, selon votre temps disponible.
Pour vous faire une idée, nous mettons à disposition : -
une version PDF gratuite (idéale pour s’inspirer),
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une version Word modifiable (60 € TTC), prête à être adaptée à votre situation.
En résumé
✅ Le bon dossier Qualiopi est un outil de pilotage, pas un simple livrable à imprimer.
✅ Il doit être partagé avec toute l’équipe et refléter votre organisation réelle.
✅ Ce travail préparatoire vous évite bien des surprises le jour J, et augmente vos chances de réussite à l’audit.
Accompagnement Qualiopi
Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.
Exemple d’un dossier Qualiopi PDF
Pour aller plus loin et vous aider à créer votre dossier, nous vous avons constitué un dossier que vous pouvez utiliser comme exemple pour votre dossier. Ce dossier contient 23 indicateurs, il correspond aux organismes de formation qui font appel à des sous-traitants et sans formation enregistrée au RNCP. Même si ce n’est pas votre cas, vous pouvez quand même l’utiliser comme exemple, il est là pour vous inspirer et vous guider dans la réalisation de votre propre dossier.
Attention, n’oubliez pas que votre dossier est personnel à votre organisme. Chaque dossier est donc différent selon beaucoup de critères propres à votre propre organisme de formation. Dans le cadre d’un accompagnement RELTIM, vous serez aidé et accompagné dans la création de ce dossier. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à nous contacter.
Conclusion
La certification Qualiopi est une obligation légale pour tout organisme de formation professionnelle souhaitant permettre à ses clients de bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, etc.).
Pour l’obtenir, il est essentiel de constituer un dossier Qualiopi clair, structuré et adapté à votre activité.
Votre Book Qualiopi doit donc être conçu en fonction des indicateurs réellement applicables à votre structure, avec des preuves cohérentes et actualisées pour chacun d’eux.
En suivant les étapes détaillées dans cet article – compréhension du référentiel, diagnostic, collecte des preuves, rédaction du book – vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre audit Qualiopi et structurer durablement la qualité de vos actions.
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