Avoir un bon dossier Qualiopi, exemple de PDF
Si vous êtes un organisme de formation professionnelle, vous avez probablement entendu parler de la certification Qualiopi. Cette certification est une exigence légale pour tous les organismes de formation qui souhaitent continuer à bénéficier de financements publics depuis janvier 2022. L’une des principales exigences de la certification Qualiopi est la préparation d’un dossier Qualiopi.
Dans cet article, nous allons vous expliquer en détail ce qu’est un dossier Qualiopi, comment le créer, ce qu’il faut inclure avec un exemple en PDF à l’appui.
Qu’est-ce qu’un dossier Qualiopi ?
Un dossier Qualiopi est un document qui permet à un organisme de formation de démontrer qu’il répond aux indicateurs de la certification Qualiopi par lesquels il est concerné. Pour rappel, il existe 32 indicateurs parmi lesquels 22 principaux, communs à toutes les structures.
Les 32 indicateurs sont regroupés en 7 critères qui évaluent la qualité du processus de formation professionnelle dispensée par l’organisme.
Ce dossier vous est nécessaire dans l’étape de la certification Qualiopi. Il vous faut le monter afin de le présenter à votre auditeur de l’audit de certification (ou lors de l’audit de surveillance).
Comment créer bon dossier Qualiopi ?
La création d’un dossier Qualiopi peut sembler intimidante. Mais si vous suivez ces étapes simples, vous serez en mesure de créer un dossier complet qui répond aux exigences de la certification Qualiopi :
1. Comprendre les exigences de la certification Qualiopi
La première étape pour créer un dossier Qualiopi est de comprendre les exigences de la certification. Lisez attentivement le référentiel national de la certification Qualiopi pour vous assurer de comprendre les 7 critères et les 32 indicateurs.
2. Évaluer les forces et les faiblesses de votre organisme de formation
Une fois que vous avez compris les exigences de la certification Qualiopi, évaluez les forces et les faiblesses de votre organisme de formation. Cela vous aidera à identifier les domaines dans lesquels vous devez vous améliorer pour répondre aux exigences de la certification.
3. Collecter les preuves nécessaires
La certification Qualiopi exige que vous fournissiez des preuves concrètes que vous répondez aux indicateurs auxquels vous devez répondre. Collectez toutes les preuves nécessaires, telles que des exemples de supports pédagogiques, des évaluations de la satisfaction des stagiaires et des preuves de la qualification de vos formateurs. Vous avez des exemples de preuves à fournir dans le référentiel national qualité qui vous aiguilleront pour cette étape.
4. Organiser les preuves dans un dossier
Une fois que vous avez collecté toutes les preuves nécessaires, vous devez les organiser dans un dossier. Le dossier doit être clair, bien structuré et facile à suivre. Il doit également être présenté dans un format PDF. Cependant, certaines preuves ne peuvent pas être dans ce dossier en format PDF, car il s’agit de logiciels, de formulaires en ligne, etc. et c’est normal. Pas de panique, dans ce cas vous n’avez qu’à mettre le lien ou une image pour faire référence à la preuve, puis la montrer dans le format dans laquelle elle est. Pour plus de praticité, nous vous conseillons de préparer l’ensemble des preuves en amont de l’audit.
5. Vérifier que le dossier répond à toutes les exigences de la certification Qualiopi
Avant de soumettre votre dossier Qualiopi PDF pour la certification, assurez-vous que le dossier répond à toutes les exigences de la certification Qualiopi. Vérifiez que toutes les preuves nécessaires ont été fournies, que le dossier est bien structuré et que toutes les informations requises ont été incluses.
Espace ressources Qualiopi
Reltim offre gracieusement une précieuse bibliothèque de documents incontournables dédiés à la certification Qualiopi.
Que faut-il inclure dans un dossier Qualiopi ?
Un dossier Qualiopi doit inclure les éléments suivants :
- la présentation de votre organisme : les atouts, le marché, l’offre ce qui vous rend différent des autres organismes
- une présentation de vos formations : respecter le plus possible les items demandés dans l’indicateur 1 qui est très précis.
- Une présentation de cohérence entre le référentiel et vos processus de travail
- Les “procédures” ou éléments formalisés obligatoires et attendus dans le cadre de l’audit sont notamment ceux indiqués dans le tableau plus bas :
- Une démonstration de la logique d’amélioration continue
- Les preuves via des dossiers clients / stagiaire / formateur que vous pouvez présenter pour démontrer que vous respecter les exigences et les vos processus et procédures de fonctionnement.
En 3 étapes :
1. Une présentation de l’organisme de formation
Votre dossier Qualiopi PDF doit commencer par une présentation de votre organisme de formation. Cette présentation doit inclure des informations sur votre histoire, votre expérience et votre expertise dans le domaine de la formation professionnelle.
2. Les preuves que vous répondez aux 32 indicateurs de la certification Qualiopi
Le cœur de votre dossier est les preuves que vous répondez aux 32 indicateurs de la certification Qualiopi. Incluez toutes les preuves nécessaires pour démontrer que vous répondez à chacun des indicateurs.
3. Les plans d’amélioration de l’organisme de formation
Incluez également des plans d’amélioration de l’organisme de formation. Ces plans doivent démontrer que vous êtes engagé dans une amélioration continue de la qualité de vos formations professionnelles.
Accompagnement Qualiopi
Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.
Exemple d’un dossier Qualiopi PDF
Pour aller plus loin et vous aider à créer votre dossier, nous vous avons constitué un dossier que vous pouvez utiliser comme exemple pour votre dossier. Ce dossier contient 23 indicateurs, il correspond aux organismes de formation qui font appel à des sous-traitants et sans formation enregistrée au RNCP. Même si ce n’est pas votre cas, vous pouvez quand même l’utiliser comme exemple, il est là pour vous inspirer et vous guider dans la réalisation de votre propre dossier.
Attention, n’oubliez pas que votre dossier est personnel à votre organisme. Chaque dossier est donc différent selon beaucoup de critères propres à votre propre organisme de formation. Dans le cadre d’un accompagnement RELTIM, vous serez aidé et accompagné dans la création de ce dossier. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à nous contacter.
Conclusion
La certification Qualiopi est une exigence légale pour tous les organismes de formation professionnelle qui souhaitent bénéficier des financements publics pour leurs formations. Pour obtenir cette certification, il est important de préparer un exemple dossier qualiopi PDF complet, bien structuré et répondant à toutes les exigences de la certification.
Cela nécessite de collecter et d’organiser des preuves pour démontrer que votre organisme de formation répond aux 32 indicateurs de la certification.
En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure de préparer un exemple dossier qualiopi PDF solide et de qualité pour votre organisme de formation professionnelle.
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