Le référentiel V9 mis en vigueur, quoi de nouveau ?

Aujourd’hui, la nouvelle version du guide de lecture du référentiel Qualiopi est mise en vigueur. L’occasion de vous rappeler ce que le référentiel v9 apporte de nouveau pour votre certification Qualiopi.

Alors même qu’une version 8 est sortie quelques semaines avant, nous voici avec la version 9 applicable à ce jour. Que retenir de ces changements si soudains ?

Le référentiel v9 part d’un décret

Cette nouvelle version du référentiel fait suite au décret du 28 décembre dernier, en lien avec la loi n° 2022-1587 du 19/12/2022 visant à lutter contre la fraude au CPF.

Ce nouveau décret permet de mieux cadrer les recours à la sous-traitance, par le biais de différentes obligations.

Les contrats

Désormais, les contrats entre les donneurs d’ordre et les sous-traitants doivent avoir plus de précisions :

• la mission qui est confiée au sous-traitant
• l’intitulé, l’objectif et le contenu de la prestation
• les moyens humains, pédagogiques et techniques prévus
• la durée et la période de réalisation
• les modalités de déroulement, de suivi, de justification, d’évaluation et de sanction de l’action
• le prix et les modalités de règlement

Ces informations sont impératives dans le cadre d’un audit à la certification Qualiopi en tant que sous-traitant. Si elles ne figurent pas sur le contrat, le sous-traitant sera audité normalement.

Le CPF

De plus, un plafonnement est mis en place en fonction du chiffre d’affaires. Celui-ci a été précisé dans l’arrêté du 3 janvier 2024 et est porté à 80% du chiffre d’affaires total. Cela signifie qu’un organisme de formation peut sous-traiter 80% de son CA sur la plateforme Mon Compte Formation et doit pouvoir dispenser lui-même l’équivalent de 20% de son CA annuel au minimum.

Sous-traitance en cascade

Bien entendu, la sous-traitance en cascade est interdite. Et le décret précise cela. Donc si une vous avez une mission en tant que sous-traitant, vous ne pouvez pas confier cette mission à quelqu’un d’autre. Réfléchissez donc bien avant de signer un contrat à la faisabilité de la mission.

Une nouvelle version 9 focus sous les sous-traitants

Ce nouveau guide, au delà du contrat, met en avant les sous-traitants, avec des encadrés qui leur sont destinés au niveau des indicateurs concernés.

Il s’agit des indicateurs 1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 16, 26, 28 et 30.

Ces encadrés sont là pour aider les sous-traitants dans leur préparation à la certification Qualiopi. Pour certains indicateurs, comme le premier, le guide nous indique que ce n’est pas applicable lorsque le prestataire intervient en sous-traitance (et qu’il a bien été reconnu en tant que tel à la lecture du contrat par le certificateur). Pour d’autres, comme l’indicateur 13, c’est indiqué que l’organisme certificateur tiendra compte de l’aspect prestation en sous-traitance lors de l’audit.

Une obligation de certification

Jusque là, les sous-traitants n’avaient aucune obligation d’être certifiés Qualiopi, à partir du moment où ils avaient une base de connaissances et respectaient les process des donneurs d’ordre.

Mais avec le décret du 28 décembre, cette indulgence n’est plus d’actualité. En effet, les sous-traitants ayant un chiffre d’affaires supérieur à 77 700€ HT et n’étant pas sous le régime micro-social doivent être certifiés Qualiopi pour continuer à exercer leur activité.

Des modifications de mise en forme

Les définitions

Au delà du fond qui a été remanié globalement dans le V8 et spécifiquement pour la sous-traitance dans le V9, nous remarquons que le guide de lecture a évolué sur la forme. Par exemple, le glossaire est maintenant à la fin du document. C’est n’est pas si anodin que ça car il faut avoir le réflexe d’aller chercher les définitions, qui étaient jusque là sous nos yeux, à la fin du document. Nous vous invitons à bien intégrer ces définitions, car il y a de grandes chances que l’auditeur s’y réfère.

💡 Astuce : découvrez les définitions en repérant les mots en gras dans les indicateurs d’appréciation.

Les Nota Béné

L’apparition des NB est à prendre en compte de manière stricte et rigoureuse, donc à intégrer dans le niveau attendu car cela complète souvent l’exigence. Il y a quatre types de NB :

• Des précisions sur les classifications de non conformité : à lire en dernier (pour ne pas se faire peur).
• Une clarification des quasiment tous les indicateurs : il faut bien relire attentivement le guide de lecture pour identifier et comprendre les évolutions.
• Des nombreux nouveaux éléments de preuves possible : cela ouvre la porte à de nouvelles démonstrations de conformités avec d’autres éléments que vous possédez.
• La clarification de la définition d’un nouvel entrant : une définition essentielle pour les nouveaux organismes.
• La mention sur la conduite de l’audit et le comportement cible de l’auditeur avec notamment une logique “d’adaptation”* : bien caler et expliquer / présenter l’OF pour être certain de s’être compris avec son auditeur.

*cf : “L’appréciation (…) doit être proportionnée et cohérente avec les caractéristiques de la formation (formation courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non certifiante…)”

• Un cadrage des périmètres des audits de surveillance (dans les textes qui complètent le guide de lecture)

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