Sommaire

• Pourquoi la convention est-elle incontournable ?
• Les erreurs fréquentes et les pièges à éviter
• Mise en œuvre concrète et articulation avec les autres documents Qualiopi
• Modèle de convention de formation à télécharger
• Conclusion

Pourquoi la convention est-elle incontournable ?

Ce que dit la loi : une obligation formelle

C’est un Document contractuel établi entre l’organisme de formation et l’entreprise ou le stagiaire. (Article D6353-1)

Conformément à l’article L.6353-1 du Code du travail, toute action de formation réalisée pour une entreprise ou un bénéficiaire avec financement public (OPCO, Pôle emploi, CPF, etc.) doit faire l’objet d’une convention de formation écrite.

NB : On note que même si on ne l’appelle pas toujours « convention » un document contractuel doit être mis en place et doit comporter les mentions obligatoires. De fait, malgré tout la convention devient quasi obligatoires et nous la rencontrons en permanence. sur le terrain. C’est un document de référence.

Convention ≠ simple devis ou facture

Contrairement à une facture ou à un devis, la convention de formation :
– engage juridiquement les parties,
– formalise les objectifs et le contenu de l’action,
– sert de preuve en cas de contrôle ou d’audit.

Lien direct avec Qualiopi :

Qualiopi ne fait apparaitre la convention de formation dans l’indicateur 17. En effet la convention est un moyen documentaire de présenter et préciser les éléments techniques. On peut donc facilement faire le lien avec autres exigences du guide de lecture. Ainsi nous voyons la cohérence entre la démarche Qualité et les impératifs documentaire.

Les erreurs fréquentes et les pièges à éviter

Erreurs récurrentes constatées lors des audits Qualiopi ou contrôles DREETS

• Utiliser un devis au lieu d’une convention : car ils ne contiennent pas les mentions obligatoires
• Omettre des mentions clés (objectifs, modalités, durée…) : le modèle est obsolète et non conforme.

Rappels : les mentions obligatoires

• L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action;
• Le prix de l’action et les modalités de règlement.
• Ne pas joindre le programme de formation.

Bonnes pratiques pour éviter ces erreurs

• Utiliser un modèle conforme à jour.
• Personnaliser chaque champ.
• Archiver les conventions signées avec annexes.
• Faire des avenants en cas de changement même mineurs (changement de stagiaires, évolution des dates ; etc..) pour garantir une cohérence avec la réalité

Mise en œuvre concrète et articulation avec les autres documents Qualiopi 

La convention s’intègre dans un ensemble documentaire cohérent. Elle se lie avec : devis, programme, fiche de positionnement, feuille de présence, évaluation des acquis, certificat de réalisation

Modèle de convention de formation à télécharger

Nous mettons à disposition un modèle de convention de formation à trous, prêt à l’emploi et conforme aux obligations légales (article L.6353-1 du Code du travail, décret du 28 décembre 2018). Ce document couvre toutes les mentions obligatoires : objectifs, programme, moyens mobilisés, durée, public visé, modalités financières, déroulement, sanction, règlement et litiges.

Chaque section est structurée pour une personnalisation rapide, en intégrant les exigences des financeurs publics et les attendus Qualiopi. Le modèle a été revu par Reltim pour garantir une utilisation directe et sécurisée dans vos processus contractuels.

Conclusion

La convention est un outil structurant de votre système qualité. Elle sécurise, formalise et facilite la traçabilité de vos actions de formation et la conformité de vos pratiques avec la réglementation.

RELTIM met à disposition un modèle conforme à la réglementation et au exigences Qualiopi

Vous avez une question ? Vous voulez donner votre avis ? Postez un commentaire

Sommaire

• Le BPF, qu’est-ce que c’est ?
• Quand remplir son BPF ?
• Pourquoi remplir votre BPF ?
• 5 Conseils pour remplir facilement le BPF
• Conclusion

Le BPF, qu’est-ce que c’est ?

Le Bilan Pédagogique et Financier est un peu le bilan de comptabilité d’un organisme de formation. Tous les ans, les prestataires de formation se doivent de le remplir en ligne sur Mon Activité Formation en se connectant au portail EFP-Connect.

Ce dernier inclut des données à trois niveaux :

• Les activités de formation
• Les données financières
• Les engagements réglementaires.

Chacun de ces niveaux comporte des données à inclure dans votre déclaration.

Quand remplir son BPF ?

Quand la télédéclaration est ouverte, vous recevez un e-mail vous invitant à vous connecter pour remplir votre déclaration. Ce mail arrive au cours du mois de mars et vous avez 2 mois pour remplir votre Bilan Pédagogique et Financier.

Les dernières années, la date butoir a été décalée au 31 mai, mais cette année la date communiquée actuellement est le 30 avril, alors ne tardez pas trop lorsque vous recevez votre e-mail !

Pour vous aider à le remplir, vous pouvez vous aider du guide très complet de Centre Inffo, actualisé chaque année pour prendre en compte les nouveautés et mises à jour le cas échéant.

POINT NON NÉGLIGEABLE : si vous venez de vous lancer dans le milieu de la formation, vous n’avez pas besoin de remplir de BPF cette année, ce sera lors de la prochaine campagne l’année prochaine. Mais selon la Direccte/DREETS, cette information peut être faussée. N’hésitez pas à les contacter si vous avez un doute !

Pourquoi remplir votre BPF ?

Comme nous vous l’avons dit plus tôt, le BPF est une étape obligatoire pour tous les prestataires de formation.

En ne le remplissant pas à temps, vous perdrez votre NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) et ne pourrez plus exercer votre métier. Il vous faudra refaire une déclaration pour obtenir votre NDA, et refaire les démarches pour obtenir votre certification Qualiopi si vous étiez certifié. Le NDA est un prérequis demandé pour accéder à la certification Qualiopi.

5 Conseils pour remplir facilement le BPF :

Anticiper et organiser les données en amont

Préparez les informations clés : identifiants de l’organisme, données financières HT, volumes d’heures de formation, effectifs des formateurs et stagiaires (par domaine de formation ?)

✅ Utilisez un tableau de suivi tout au long de l’année pour éviter la précipitation en avril.

Vérifier la cohérence des données

Assurez-vous que les montants financiers et les volumes d’heures correspondent aux documents comptables et aux rapports d’activité.

✅ Contrôlez la cohérence entre les charges et les produits pour éviter tout écart qui pourrait attirer l’attention des contrôleurs.

Utiliser l’outil Mon Activité Formation (MAF) pour la télédéclaration

Depuis 2024, la déclaration se fait uniquement en ligne via https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/.

ATTENTION :

Le portail EFP-Connect a connu récemment une mise à jour de son système à prendre en considération. Cette mise à jour vise à renforcer la sécurité de vos données. Elle se traduit par l’obligation pour vous de changer votre mot de passe. Pour peu que vous n’ayez pas noté le précédent quelque part, à cause d’un changement d’équipe ou autre cas de figure, ce changement peut prendre un temps supplémentaire à votre déclaration.

✅ Connectez-vous avec votre SIRET et votre numéro d’enregistrement et gardez une copie PDF de votre déclaration.

Ne pas oublier les formations sous-traitées

Identifiez clairement les formations que vous avez confiées à d’autres organismes et celles que vous avez réalisées en sous-traitance pour un autre organisme.

✅ Remplissez les cadres F-2 et G correctement pour éviter un rejet administratif.

Respecter la date limite : 30 avril 2025

Un retard peut entraîner des sanctions (4 500 € d’amende, perte du numéro de déclaration d’activité).

✅ Mettez une alerte début avril et prévoyez une relecture avant soumission pour éviter les erreurs.

Conclusion

Pour éviter de perdre votre NDA, n’oubliez surtout pas de remplir votre BPF. Pour vous aider, Centre Inffo vous propose un mode d’emploi gratuit et complet à télécharger sur leur site internet.

Vous avez une question ? Vous voulez donner votre avis ? Postez un commentaire