Convention de formation : comment l’établir et garantir sa conformité ?
La convention de formation est un document contractuel pour toute action financée, conclue entre un organisme de formation et un client (entreprise ou financeur).
Pourtant, chaque année, nous constatons des oublis ou des modèles obsolètes, qui mettent en péril les contrôles potentiels pouvant remettre en question les financements publics ayant été octroyés.
Pour vous aider à sécuriser vos démarches, nous mettons à disposition un modèle de convention conforme, prêt à l’emploi, à compléter facilement selon vos actions.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas sur les points de vigilance à intégrer, les éléments juridiques à respecter, les bonnes pratiques et le lien avec Qualiopi. Un modèle est téléchargeable gratuitement à la fin de l’article.
Certifiée par AFNOR
Pourquoi la convention est-elle incontournable ?
Ce que dit la loi : une obligation formelle
C’est un Document contractuel établi entre l’organisme de formation et l’entreprise ou le stagiaire. (Article D6353-1)
Conformément à l’article L.6353-1 du Code du travail, toute action de formation réalisée pour une entreprise ou un bénéficiaire avec financement public (OPCO, Pôle emploi, CPF, etc.) doit faire l’objet d’une convention de formation écrite.
NB : On note que même si on ne l’appelle pas toujours « convention » un document contractuel doit être mis en place et doit comporter les mentions obligatoires. De fait, malgré tout la convention devient quasi obligatoires et nous la rencontrons en permanence. sur le terrain. C’est un document de référence.
Convention ≠ simple devis ou facture
Contrairement à une facture ou à un devis, la convention de formation :
– engage juridiquement les parties,
– formalise les objectifs et le contenu de l’action,
– sert de preuve en cas de contrôle ou d’audit.
Lien direct avec Qualiopi :
Qualiopi ne fait apparaitre la convention de formation dans l’indicateur 17. En effet la convention est un moyen documentaire de présenter et préciser les éléments techniques. On peut donc facilement faire le lien avec autres exigences du guide de lecture. Ainsi nous voyons la cohérence entre la démarche Qualité et les impératifs documentaire.
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Indicateur |
Exigence Qualiopi concernée |
Rôle de la convention |
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Indicateur 1 |
Informations précontractuelles |
Support contractuel avec objectifs, durée, modalités, etc. |
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Indicateur 4 |
Analyse du besoin |
Trace du lien et du contrat avec l’entreprise ou une personne physique |
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Indicateur 5 |
Définition des objectifs |
Objectifs inscrits dans la convention |
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Indicateur 6 |
Cohérence contenu |
Description des contenus de l’action de formation et moyens prévus |
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Indicateur 9 |
Conditions de déroulement |
Modalités, dates et horaires précisés |
Calculer votre date d’audit de renouvellement
Reltim a conçu cet outil qui vous permet de prévoir votre planning concernant la préparation de cet audit, il vous suffit de rentrer votre date de fin de certificat
Les erreurs fréquentes et les pièges à éviter
Erreurs récurrentes constatées lors des audits Qualiopi ou contrôles DREETS
- Utiliser un devis au lieu d’une convention : car ils ne contiennent pas les mentions obligatoires
- Omettre des mentions clés (objectifs, modalités, durée…) : le modèle est obsolète et non conforme.
Rappels : les mentions obligatoires
- L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action;
- Le prix de l’action et les modalités de règlement.
- Ne pas joindre le programme de formation.
Bonnes pratiques pour éviter ces erreurs
- Utiliser un modèle conforme à jour.
- Personnaliser chaque champ.
- Archiver les conventions signées avec annexes.
- Faire des avenants en cas de changement même mineurs (changement de stagiaires, évolution des dates ; etc..) pour garantir une cohérence avec la réalité
Accompagnement Qualiopi
Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.
Mise en œuvre concrète et articulation avec les autres documents Qualiopi
La convention s’intègre dans un ensemble documentaire cohérent. Elle se lie avec : devis, programme, fiche de positionnement, feuille de présence, évaluation des acquis, certificat de réalisation
Espace ressources Qualiopi
Reltim offre gracieusement une précieuse bibliothèque de documents incontournables dédiés à la certification Qualiopi.
Modèle de convention de formation à télécharger
Nous mettons à disposition un modèle de convention de formation à trous, prêt à l’emploi et conforme aux obligations légales (article L.6353-1 du Code du travail, décret du 28 décembre 2018). Ce document couvre toutes les mentions obligatoires : objectifs, programme, moyens mobilisés, durée, public visé, modalités financières, déroulement, sanction, règlement et litiges.
Chaque section est structurée pour une personnalisation rapide, en intégrant les exigences des financeurs publics et les attendus Qualiopi. Le modèle a été revu par Reltim pour garantir une utilisation directe et sécurisée dans vos processus contractuels.
Conclusion
La convention est un outil structurant de votre système qualité. Elle sécurise, formalise et facilite la traçabilité de vos actions de formation et la conformité de vos pratiques avec la réglementation.
RELTIM met à disposition un modèle conforme à la réglementation et au exigences Qualiopi
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