Top 4 des non-conformités Qualiopi à éviter
En 2024, l’année des audits de renouvellement Qualiopi, de nombreux nouvelles non-conformités sont apparues, tandis que d’autres ont continué à compliquer la préparation à Qualiopi de certains.
Entre des erreurs de communication, un manque de clarté organisationnelle, des difficultés à organiser et coordiner ses équipes ou encore l’exploitation de la veille, éternelle ennemi des formateurs, découvrez tous les indicateurs Qualiopi à observer consciencieusement afin d’éviter des non-conformités dès maintenant.
Certifié AFNOR
La communication
Le site web
Parfois, il manque des rubriques nécessaires, pourtant annoncées dans le guide de lecture. D’autres fois, les informations ne sont pas mises à jour.
Pour rappel, vous devez diffuser et actualiser les :
Prérequis, Objectifs, Durée, Modalités d’accès, Délais d’accès, Tarifs, Contacts, Méthodes mobilisées, Modalités d’évaluation, Accessibilité aux personnes handicapées.
Les indicateurs communiqués
Ces derniers ne répondent pas toujours aux attentes des stagiaires. Ils sont trop génériques et manquent de détails sur les prestations.
Ces indicateurs sont destinés à informer votre public cible : clients et apprenants.
Les formations certifiantes
La version 9 du référentiel a ramené en fanfare l’ensemble des éléments de communication liés à vos formations. Ainsi, les liens, termes et objet de vos certifications doivent faire apparaitre des détails précis stipulés dans l’indicateur 3, mais aussi dans l’indicateur 1.
Logo et charte graphique
Le logo est soumis à des règles d’utilisation et à une charte graphique associée, ne pas les respecter lors de l’utilisation de celui-ci entraîne un écart. Vérifiez que le logo que vous utilisez est le bon, qu’il est bien lisible et surtout, qu’il n’est pas utilisé sur des documents interdits tels que la brochure d’une formation ou alors un devis.
Calculer votre date d’audit de renouvellement
Reltim a conçu cet outil qui vous permet de prévoir votre planning concernant la préparation de cet audit, il vous suffit de rentrer votre date de fin de certificat
L’organisation
Les indicateurs 4 et 8
Ces deux indicateurs sont fréquemment confondus ce qui peut entrainer des écarts. Pour rappel, l’indicateur 4 concerne l’analyse du besoin des bénéficiaires et l’indicateur 8 concerne le positionnement et la validation des acquis à l’entrée. Il s’agit de deux choses différentes.
Le besoin du bénéficiaire est lié aux entreprises et aux financeurs concernés. Recueilli à l’indicateur 4, il permettra le cas échéant d’adapter la prestation.
La validation des acquis et le positionnement permettent de valider les prérequis, si prérequis il y a, et de déterminer le niveau de tous les apprenants à l’entrée en formation. L’objectif : connaître le niveau de départ afin d’être en mesure de mesurer la progression.
Les procédures
Lorsque vous créez un document de procédure, vous devez être le plus clair et le plus précis possible. Cela signifie que vous devez définir et différencier les rôles et responsabilités à chaque étape de vos procédures. Le but est que cela soit compréhensible rapidement par tout le monde. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des modèles de procédures standardisés.
Indicateur 30
Cet indicateur concerne la collecte d’appréciations pour les 4 parties prenantes. Bien souvent, il manque un système de relance, voire de collecte même de l’appréciation des financeurs, l’une des quatre parties prenantes, bien que le référentiel V9 ait assoupli les exigences.
Accompagnement Qualiopi
Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.
Les moyens humains
L’Indicateur 21
Cet indicateur concerne l’évaluation des compétences des intervenants. Sur le terrain, on remarque que beaucoup ne se contentent que de la satisfaction des stagiaires pour juger des compétences de leurs intervenants et omettent de faire une véritable analyse des compétences. Pour palier ce problème, créez une grille d’évaluation des compétences distincte de l’évaluation de la satisfaction.
Les indicateurs 17, 18 et 22
Ces indicateurs concernent la mise à disposition des moyens humains, leur coordination et l’entretien et le développement de leurs compétences. En théorie, ils sont très accessibles mais en pratique, ils nécessitent une organisation rigoureuse. Pour s’aider, il est possible de planifier des audits internes réguliers pour vérifier la cohérence entre les moyens mobilisés et les prestations réalisées.
La veille
La veille et son exploitation reviennent souvent dans nos observations terrain. Notamment l’indicateur 23 sur la veille réglementaire. Celle-ci est trop souvent confondue avec la veille métier (indicateur 24) ce qui engendre des écarts. L’indicateur 23 porte sur la réglementation de votre structure. Donc elle n’est pas en lien avec le sujet de vos formations, mais avec la formation en général (exemple : un nouveau décret pour les organismes de formation).
Pour éviter ce problème, veillez à bien vérifier vos sources de veille (sont-elles suffisantes ? Traitent-elles de la réglementation liée à ma structure et à la formation ?) et à conserver toutes les preuves.
Conclusion
Pour éviter les non-conformités, il faut toujours rester informé des dernières nouveautés réglementaires et ne pas trop se reposer sur ses acquis. Tout comme le référentiel Qualiopi, votre organisme évolue avec le temps. L’auditeur doit le voir le jour de votre audit.
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