Veille Qualiopi : comment éviter cet enfer et réussir l’audit ?

Rappel de ce qu’est la veille

Dans Qualiopi, la veille c’est 3 indicateurs : l’indicateur 23, 24 et 25.

Il y a la veille réglementaire, qui fait le point sur toutes les nouveautés légales et réglementaires (nouvelles réformes, nouvel arrêté, nouveauté liée à Qualiopi, etc.) dans le champ de la formation professionnelle. La veille métiers et compétences qui regroupe les informations liées au secteur dans lequel vous formez. Et la veille pédagogique et technique qui propose des informations sur la pédagogie en formation en elle-même (des nouveaux outils pour former, des conseils, etc.).

Dans chaque secteur, avec une information prolifique, la veille est présente et abondante. Qualiopi vient simplement vous aider à compartimenter ces actions de veille et vous invite à en faire quelque chose en exploitant aux mieux les informations et les impacts sur vos formations.

NB : En plus de ces 3 indicateurs qui se concentrent sur la veille, il y a celle sur le handicap à ne pas négliger, liée entre autres, à l’indicateur 26. Il est à noter que la dimension handicap est présente dans l’ensemble du guide de lecture ce qui impose une veille permanente de fait.

Rappelons que le terme “handicap” est présent à 22 reprises dans le guide. Un sujet de la plus haute importance.

Comment réussir sa veille ?

La veille, ce n’est pas que collectionner les informations pertinentes dans un tableau pour ne plus jamais y toucher.

La veille, ce n’est pas que lire un article de blog ou regarder une vidéo.

La veille, ce n’est pas que s’abonner à une newsletter ou cinquante.

La veille, c’est avant tout ce que vous faites des informations que vous récoltez. Et pour que cela soit valide au niveau de Qualiopi, il faut prouver ce que vous en faites : son exploitation, mais également sa diffusion au sein de votre organisme, notamment pour la veille règlementaire.

Cette dernière peut prendre plusieurs formes : partager un article de blog à ses équipes, transformer un module de formation, tester un nouvel outil de quiz, modifier un document administratif, etc.

Tout cela, c’est ce que vous êtes censés faire même sans Qualiopi. La seule différence que vous apporte la certification, c’est la nécessité de prouver cette exploitation : conserver les messages avec vos équipes, avoir un canal veille dans votre Teams ou autre outil de communication, conserver les anciennes versions des documents modifiés, etc.

Seulement voilà, c’est très complexe : beaucoup d’infos, de newsletter, de sites à visiter, de documents à lire et finalement peu de temps, c’est le drame. Tout cela peut prendre beaucoup de temps et est surtout très chronophage, nous en avons bien conscience.

Résultat ? On cumule les newsletters sans les lire et on se hâte de faire un point rapide à quelques semaines de l’audit → la veille devient un mal nécessaire.

Le bilan n’est pas optimal et l’efficacité n’est pas au RDV. Alors, on traine cette situation d’audit en audit car Qualiopi l’impose. Mais on a réfléchi, on a travaillé et on a mis au point une solution qui permet de réussir à relever ce défi !

Veill’Action, la solution imparable !

C’est pour cela que nous avons développé une solution pour vous. Gain de temps, gain d’efficacité, réussite assurée à l’audit : Veill’Action.

Veill’Action, c’est une veille externalisée plug and play tout-en-un !

Comment ça marche ?

Chaque trimestre, nos abonnés reçoivent un e-mail regroupant les informations clefs des trois mois précédents, triés sur le volet parmi des milliers d’informations par nos équipes (dont Fabrice TIREL et Elodie PASQUIOU, tous les deux auditeurs Qualiopi. Ils connaissent donc les attendus !).

Ce mail s’accompagne d’un tableau Excel regroupant un résumé de chaque information et surtout, plus important, un plan d’exploitation prêt à l’emploi ! 3 actions possibles par sujet. Simple et efficace.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner vos sujets et vos actions.

Pour aller plus loin

Le premier conseil est d’aborder une approche “moins c’est plus” (less is more pour les anglophones). En effet, il est bien plus crucial de sélectionner quelques sujets et sources de veille et d’aller au fond des choses pour voir si cela présente un intérêt pour votre organisme. Pas besoin de 10 sources de veilles, on sait tous que le temps nous est compté.

Dans un second temps, la veille peut être inscrite dans une “revue qualité” (nous avons écrit un article à ce sujet) et, Qualiopi V10, va probablement faire cette connexion. La veille est bien à considérer comme une source d’amélioration continue et cela permet de mettre à jour le plan d’exploitation. Faite de manière régulière, par exemple chaque trimestre ou semestre, ce sera bénéfique pour l’organisme et sera mis en cohérence avec les audits Qualiopi tous les 18 mois (soit 6X3 trimestres ou 3 x 6 semestres).

Enfin, nous observons toujours plus d’outils et de solutions techniques  ; L’IA amène son lot de possibilité. Nous voyons apparaitre des “GPT dédiés” et autres “agents” avec une forte composante d’automatisation.

Dans cette galaxie, il faut choisir 1 ou 2 outils et les mettre en test dans votre équipe afin de mesurer si les cas d’usage sont adaptés et s’ils peuvent apporter une plus-value rapide. Ainsi, la démonstration concrète de l’exploitation peut être faite. Pour un exemple : c’est exactement ce que nous avons fait dans notre dernière édition de Veill’Actions avec l’outil Notebook LM qui est tout simplement époustouflant. Je vous conseille d’en effectuer un test pour vous rendre compte des possibilités associées (résumé de 30 à 50 pdf, carte mentale, podcast, etc.).

L’avenir s’annonce avec de grands impacts apportés par l’IA et il faut rester à l’écoute des solutions. Encore une fois, avec simplicité et sans se disperser.