Après la GED, je souhaiterais vous parler de la digitalisation des actions. L’amélioration continue de la qualité passe par des actions correctives efficaces.
Ce n’est pas toujours simple à suivre. Aspiré dans le tourbillon quotidien, on peine souvent à travailler sur les actions de fond, et pourtant elles peuvent être cruciales. Au cœur de la démarche qualité, les actions correctives demandent une gestion fine.
Mais comment la digitalisation peut-elle nous aider ? Je vais vous l’expliquer !
UN FORMULAIRE SUR-MESURE ET ADAPTÉ
D’abord, l’action corrective peut prendre des formes diverses et variées. On a la latitude de définir un formulaire qui nous ressemble. Les origines, la recherche de causes, la liaison avec les risques, etc. Toutes les actions peuvent être facilement présentées dans un formulaire dynamique totalement sur mesure et adapté.
LE PILOTAGE DES DÉLAIS
L’avantage de la solution digitale, c’est qu’elle va créer des alertes sur les délais et nous relancer selon des scenarii plus ou moins alarmants en fonction des sujets. Ainsi, le suivi est facilité et l’engagement des responsables d’actions est alors plus important.
LA BONNE INFORMATION AU BON ENDROIT
Grâce aux circuits de diffusion les actions sont positionnées à la bonne personne. Mais selon l’attendu (généralement l’attendu est pour « action » ou pour « information ») la latitude laissée aux collaborateurs sera différente. Cette gestion est donc une manière finie par exemple un circuit « RACI ». On peut également mettre en copie les collègues de l’équipe connexe, la hiérarchie, le service qualité etc. Afin de diffuser méticuleusement et éviter « en copie la terre entière ».
Ces circuits de travail appelé généralement workflow sont préprogrammés et permettent de faire alors des aiguillages automatiques
UN PILOTAGE ET UNE CONSOLIDATION FACILITÉS
Enfin dans le cadre d’un multisites ou d’une multi-entité, le pilotage et la consolidation seront grandement facilités. Il est possible alors de piloter un plan d’actions sur plusieurs équipes et sur plusieurs sites, et ainsi d’avoir une vue consolidée instantanément. Les statistiques et calculs sont faits en temps réel et lisibles. On gagne du temps pour le reporting, et on évite ainsi les nombreux fichiers Excel bien lourds avec les innombrables copier-coller et tous les risques d’erreur associés, sans parler du casse-tête de la mise en forme qui nous fait perdre beaucoup de temps.
Au besoin, on peut aussi interfacer notre système avec les outils de business intelligence et alimenter des tableaux de bord clairs et efficaces.
Le must est aussi de pouvoir faire la saisie et le suivi sur l’application qui nous permet d’accéder et mettre à jour nos données en temps réel sur le terrain avec le smartphone. La saisie est alors adaptée au mode tactile.
CONCLUSION
Tout ceci parait finalement un peu idéal. Et pourtant, nous utilisons ce type d’application tous les jours pour améliorer l’efficacité de la démarche qualité. Cela permet de nous éloigner de la qualité « qualiticienne » et d’aller vers une qualité au service du business et des équipes.