Nous l’observons dans les démarches qualité depuis longtemps, la gestion des documents est un enjeu important. Savoir utiliser la bonne information au bon moment et au bon endroit constitue un élément essentiel de toute organisation.
La digitalisation des informations amène avec elle la gestion électronique des documents (GED). Elle nous permet d’augmenter les potentiels en exposant la documentation en mode ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, AnyDevice). Elle nous apporte une véritable nouvelle dimension dans la bonne utilisation des documents.
Comment la digitalisation peut-elle être au service de votre certification ?
A première vue, ce n’est pas très innovant c’est vrai, mais en fait c’est loin d’être le cas dans les entreprises. Bien que la situation sanitaire ait donné un coup de booster à la digitalisation d’une manière générale, nous ne croisons pas beaucoup d’organismes qui possèdent une véritable GED. Pourtant, l’utilisation d’une GED permet d’atteindre des objectifs cruciaux pour la bonne conduite et la pérennité de la démarche Qualité. Voyons comment.
UN OUTIL DE STOCKAGE D’INFORMATIONS
Tout d’abord, la GED permet de stocker tous types d’informations. Cela devient le centre névralgique de la documentation. On y retrouvera les documents bureautiques, mais aussi les vidéos, photos, plans. Cela permet d’avoir en un seul point l’ensemble des documents applicables. C’est un atout dans l’indicateur 19.
On peut alors associer des circuits de validation qui vont permettre de valider, voire signer électroniquement les documents. C’est un atout majeur : la GED permet de mettre à disposition « l’unique » version du bon document, évitant ainsi tout risque d’erreur ou de confusion. Cela intègre bien évidement une gestion méticuleuse du versioning des documents. Il est également possible d’aller encore plus loin en combinant avec les outils de signature électronique qui permettront d’avoir une authentification et une reconnaissance du document, comme nous pouvons l’avoir dans les transactions immobilières par exemple.
De même, la diffusion de la bonne information à la bonne personne est facilitée grâce à l’envoi d’alertes, de notifications permettant d’informer les utilisateurs que des changements ou des créations ont eu lieu. Cela évite les recherches interminables pour voir les changements. Ces notifications peuvent prendre forme d’alerte par mail ou encore directement dans le portail. Il est alors impossible de passer « à côté de l’informations ». On peut ensuite faire un émargement électronique qui aura pour effet d’engager le lecteur sur sa prise en compte du document. C’est un bénéfice important.
Cependant, la GED contrôle aussi finement l’accès à l’information. Les documents de la GED sont accessibles suivant les droits associés à chaque collaborateur (fonction, rôle, service, site, entité, etc.). L’accès est vraiment sécurisé et contrôlé en interne comme en externe.
UN OUTIL QUI PERMET DE GAGNER DU TEMPS
Enfin, la GED possède un moteur de recherche puissant permettant de retrouver rapidement les documents du système qualité. On retrouve ainsi par le titre mais aussi, et c’est une force, par le contenu même du document. C’est exactement comme dans un moteur de recherche classique sur internet. C’est donc un gain de temps précieux pour trouver la bonne information.
L’avantage est qu’elle s’interface avec un système d’information déjà existant (SharePoint 365 ou autre intranet collaboratif).
UN OUTIL LUDIQUE ET VISUEL
Pour finir, n’oublions pas que la GED est aussi une occasion de faire des interfaces ludiques et visuelles (permettant d’améliorer l’interface utilisation) pour montrer par des logigrammes par exemple à quelle étape utiliser quel document. Cela introduit plus de fluidité et plus d’appel à l’action pour consulter et naviguer dans le système.
De plus, il y a une logique d’un système complet où tous les documents ont une fonction précise et viennent supporter un objectif précis. Ainsi on évite tout document orphelin.
CONCLUSION
En résumé, la GED répond aux enjeux de la démarche qualité. Elle sera une véritable base de connaissances et constituera le patrimoine digital. A notre époque l’enjeu de la donnée est tellement important, cela parait incontournable de mettre la digitalisation au service de la certification.
Notons aussi que c’est l’occasion de démocratiser la gestion documentaire qui n’est pas toujours très populaire et rend plus ludiques les démarches qualité facilitant ainsi son appropriation par les coéquipiers : C’est quand même le but de la démarche et l’enjeu majeur pour pérenniser la certification Qualiopi notamment en vue de l’étape que représente l’audit de surveillance.
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