Dans la pensée collective, un organisme crée une formation, puis après vérifie que cela correspond bien à la démarche qualité Qualiopi. Mais si nous vous disions que l’on peut concevoir une formation en utilisant le référentiel national qualité ? Cela aurait un double avantage : vous êtes certain du premier coup que la formation est conforme, d’autant plus que pour un audit de surveillance vous serez nécessairement audité sur votre nouvelle formation, mais en plus vous gagnez beaucoup de temps.
Mais dans les faits, comment cela fonctionne-t-il ? Nous avons nous-mêmes testé cette démarche pour nos formations, on vous explique tout ici.
Répondre à un besoin spécifique
Vous ne créez pas une formation sur un coup de tête. Elle doit nécessairement répondre à un besoin spécifique, comme le demande l’indicateur 4 (« le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s) »). Juste par l’acte de la création de formation, vous êtes censé répondre à cette demande, si ce n’est pas le cas, vous devez réévaluer les besoins pour modifier les objectifs de votre formation.
Pour cela, vous pouvez utiliser la veille. Les veilles décrites dans les indicateurs 23 et 24 sont les plus utiles pour la création d’une formation dans le cadre de Qualiopi. En effet, l’indicateur 23 vous demande de réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation en général. L’indicateur 24 quant à lui porte sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans son secteur d’intervention. Ces deux indicateurs de veille vous permettent de choisir un sujet de formation dans votre secteur qui correspond aux besoins. En utilisant la veille pour créer une nouvelle formation, vous avez toutes les chances d’être en conformité, à condition de garder vos preuves : vous gardez la preuve de la veille réalisée, et de l’exploitation de cette veille pour créer votre formation. D’une pierre deux coups !
Pour terminer sur ce point, n’oubliez pas que les besoins des clients sont induits par vos actions marketings qui correspondent aux indicateurs 1 et 2. (les allers et retours entre les formations créées ou mises à jour et les informations présentes sur le site internet par exemple sont à mettre en place).
Rien qu’en répondant à des besoins spécifiques, vous répondez à 5 indicateurs ! Voyons désormais les objectifs des formations qui, là aussi, peuvent être induits par Qualiopi.
L’aide de Qualiopi pour les objectifs de formation
Le principe même d’une formation, c’est de gagner des compétences. Pour gagner ces compétences, il faut alors des objectifs clairs, comme nous le demande l’indicateur 5 (« Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation »).
A partir de ces objectifs, on peut alors définir les modalités de l’action qui permettent de guider les apprenants vers l’objectif de montée en compétences et de faire apparaitre les prérequis le cas échéant pour suivre la formation avec les procédures de positionnement. Nous avons donc besoin des indicateurs 6 et 8. Ces modalités de l’action doivent être détaillées et chiffrées (nous retournons ici dans l’indicateur 1 et ses 9 items) pour créer les ressources pédagogiques demandées dans l’indicateur 19 (« le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier »). Il y a également possibilité de mettre ces modalités en condition de travail comme le décrit l’indicateur 28.
La préparation et la mise en place de la formation
Maintenant que les objectifs sont clairs et définis, que les modalités de la formation ont été choisies en conséquence, il ne reste qu’à lancer sa formation. Cette étape aussi peut bénéficier de l’aide du référentiel national qualité pour être traitée.
Pour commencer, vous devez veiller à la mise en place des conditions idéales pour suivre votre formation, comme présente l’indicateur 9 (« Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation »). C’est ainsi que la mise en œuvre de la prestation, son adaptation à des besoins, ou contexte, spécifiques de l’indicateur 10 peut alors être abordée via l’explication de la formation, les règles du jeu et la prise en compte des éventuels impératifs au lancement de la formation ainsi que la gestion des éventuelles situations particulières ou personnes en situation de handicap
Bien entendu, vous ne devez pas oublier les objectifs ! Pendant la formation, ou après selon vos processus, vous devez vous assurer que les apprenants ont bien atteint les objectifs opérationnels définis et cités dans les supports de communication de l’indicateur 1 (avec par exemple un QCM, une étude de cas, des épreuves, une autoévaluation, etc.). C’est tout le sens de l’indicateur 11 qui représente la pierre angulaire de la démarche.
Pendant la formation, le prestataire qui assure la formation doit veiller à ce que les apprenants restent mobilisés et motivés afin de prévenir les abandons. Ainsi, vous devez mesurer et suivre l’assiduité des apprenants comme vous le demande l’indicateur 12 (« Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours. »)
Conclusion
Pour créer une formation, vous pouvez utiliser pas moins de 13 indicateurs différents du RNQ, ce n’est quand même pas rien ! Depuis le début nous en sommes convaincus et le clamons haut et fort, Qualiopi n’est pas juste théorique, il est surtout pratique pour la vie et le développement de votre organisme de formation.