NDA : le guide complet pour obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité
Vous vous lancez en tant que formateur indépendant ou vous démarrez votre organisme de formation ? Avant de transmettre votre savoir, une étape administrative est incontournable : l’obtention de votre NDA. Loin d’être une simple formalité, c’est la clé qui ouvre officiellement les portes de la formation professionnelle.
Petite clarification pour commencer : nous parlons bien ici du Numéro de Déclaration d’Activité, l’acronyme français essentiel pour tout formateur. Attention, ne le confondez pas avec le « Non-Disclosure Agreement » (accord de non-divulgation) du monde des affaires anglophone. Cette distinction est le premier pas de votre professionnalisation.
Mais pas de panique face à l’administration ! Ce guide est conçu pour vous accompagner pas à pas, de manière simple et concrète. Suivez les étapes, et l’obtention de votre NDA n’aura plus de secrets pour vous.
Certifié AFNOR
Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?
Avant de vous lancer dans la procédure, il est crucial de bien comprendre ce qu’est le NDA, qui il concerne et pourquoi il est si important.
NDA : Définition et signification précise
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un numéro d’enregistrement unique et obligatoire pour toute personne ou entreprise qui dispense des actions de formation professionnelle continue en France.
Il est fondamental de comprendre que le NDA n’est ni un agrément, ni un label de qualité, c’est-à-dire qu’il ne certifie pas la qualité de vos formations. Il s’agit d’une immatriculation qui atteste de votre existence légale en tant que prestataire de formation auprès des services de l’État. L’autorité qui délivre ce numéro est la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).
Qui est concerné par la demande de NDA ?
La déclaration d’activité est obligatoire dès lors qu’au moins une des actions de développement des compétences prévues par la loi est réalisée. Vous êtes concerné si vous êtes :
- Formateur indépendant (micro-entrepreneur, entreprise individuelle…).
- Organisme de formation (société, association…).
- Centre de formation d’apprentis (CFA).
- Entreprise qui forme des personnes externes à son propre personnel.
Pour résumer, dès que vous signez un contrat ou une convention pour une prestation de formation professionnelle, mais aussi si vous intervenez en qualité de sous-traitant, alors la démarche pour obtenir votre NDA devient une obligation.
Pourquoi le NDA est-il une étape indispensable ?
Obtenir votre numéro d’activité d’organisme, que ce soit en tant qu’organisme ou que formateur indépendant, n’est pas qu’une contrainte. Au contraire, il s’agit surtout d’une porte d’entrée vous donnant accès à des droits essentiels :
- Exercer en toute légalité : c’est la condition sine qua non pour vendre des prestations de formation professionnelle.
- Bénéficier de l’exonération de TVA : vos actions de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA, un avantage non négligeable.
- Permettre l’accès aux financements publics et mutualisés : sans NDA, vous ne pourrez pas obtenir la certification Qualiopi. Et sans la certification Qualiopi, vos clients (entreprises ou particuliers) ne peuvent pas faire financer vos formations par des dispositifs comme les OPCO, France Travail (ex-Pôle Emploi) ou le CPF.
- Être référencé officiellement : une fois votre NDA obtenu, vous figurez sur la liste publique des organismes de formation, un gage de visibilité et de sérieux.
Le NDA est donc la première marche vers la certification Qualiopi, elle-même indispensable pour accéder à la plupart des financements.
Comment obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité : le guide étape par étape
Nous avons vu la théorie, passons à la pratique ! L’obtention du NDA se déroule en trois grandes étapes logiques.
Étape 1 : les prérequis indispensables avant la demande
Avant même de penser à remplir le formulaire de demande, trois éléments doivent être en votre possession :
- Une structure juridique immatriculée : vous devez avoir créé votre entreprise (micro-entreprise, SASU, etc.). La preuve de cette existence est votre numéro SIREN, qui vous est attribué via le Guichet des formalités des entreprises. Sans SIREN, pas de NDA.
- Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) : vous devez fournir l’extrait de casier judiciaire du dirigeant (pour une société) ou du déclarant (pour une entreprise individuelle). La demande est gratuite et se fait simplement en ligne sur le site du Ministère de la Justice. Il doit être vierge de toute condamnation incompatible avec l’exercice de la fonction.
- Une pièce d’identité en cours de validité du déclarant pour les personnes physiques ou du dirigeant pour les personnes morales ou la production d’un justificatif numérique d’identité dont la certification est garantie par l’Etat.
Étape 2 : justifier d’une première action de formation
C’est une condition qui peut surprendre, mais qui est tout de même logique : on ne peut pas déclarer une activité avant qu’elle n’ait commencé. L’administration vous demande donc de prouver que vous avez déjà un premier client.
Cette preuve doit être l’un des documents suivants, signé par vous et votre client :
- Une convention de formation
- Un contrat de formation
- Un bon de commande ou une facture mentionnant explicitement la prestation de formation (avec les rubriques et les détails attendus comme pour la convention).
Attention, cette première prestation doit être payante. Une action à titre gracieux ne sera pas acceptée pour valider votre dossier. La demande de NDA doit être effectuée dans les 3 mois qui suivent la signature de ce premier contrat.
Étape 3 : constituer et transmettre votre dossier de demande à la DREETS
Une fois les prérequis validés et votre premier contrat signé, il ne vous reste plus qu’à assembler le dossier. Il comprendra notamment :
- Le formulaire de déclaration d’activité (Cerfa) dûment rempli.
- La copie de votre justificatif d’attribution de numéro SIREN.
- Le bulletin n°3 de votre casier judiciaire.
- La copie de votre premier contrat, convention de formation ou bon de commande.
- Le programme de la formation concernée, détaillant les objectifs, les moyens pédagogiques, la durée, etc.
- La copie de votre pièce d’identité
- La liste des formateurs intervenant et leurs qualifications (titres, qualités, et les liens avec la prestation)
Comment faire sa demande ?
Faire sa demande de NDA en ligne via « Mon Activité Formation »
C’est la voie la plus simple et recommandée. Le portail « Mon Activité Formation » (MAF) est la plateforme de l’État dédiée aux organismes de formation. La demande de NDA en ligne y est entièrement dématérialisée et guidée. C’est également sur ce portail que vous gérerez plus tard vos obligations, comme le Bilan Pédagogique et Financier.
L’alternative : la demande par courrier
Bien que moins courante, la demande par voie postale reste possible. Il vous faudra télécharger le formulaire Cerfa, l’imprimer, le remplir et l’envoyer avec toutes les pièces justificatives au service régional de contrôle de la DREETS de votre région.
Le pack NDA
Vous lancez votre OF ?
Ce pack vous fait gagner un temps précieux. Il contient les modèles essentiels et un guide pour démarrer dans les règles.
Vous avez obtenu votre NDA : droits, obligations et questions pratiques
Félicitations, vous avez maintenant reçu votre numéro ! Votre activité est officiellement lancée. Mais ce statut implique des responsabilités.
Quels sont les devoirs d’un organisme de formation déclaré ?
Votre principale obligation est de remplir et transmettre chaque année le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce document retrace votre activité de l’année écoulée (nombre de stagiaires, chiffre d’affaires, etc.). Il se dépose en ligne, sur le portail MAF, généralement entre février et mai. Attention, l’oubli ou la non-transmission du BPF rend votre déclaration caduque, ce qui entraine une perte de votre NDA!
Vous devez également tenir une comptabilité distincte pour votre activité de formation si vous avez d’autres activités, et respecter l’ensemble des règles du Code du travail relatives à la formation professionnelle.
Comment vérifier ou retrouver un Numéro de Déclaration d’Activité ?
Pour retrouver votre NDA ou vérifier celui d’un confrère, la méthode la plus simple est de consulter la liste publique des organismes de formation. Cette base de données, mise à jour par l’État, est accessible à tous et vous permet de rechercher un organisme par sa raison sociale ou son numéro SIREN. Votre NDA figure aussi sur tous vos documents officiels (conventions, factures…). L’annuaire des entreprises permet aussi de retrouver les NDA et les certifications Qualiopi.
Quel est le délai pour obtenir son NDA ?
Une fois votre dossier complet déposé, la DREETS dispose d’un délai légal de 2 mois pour vous répondre. Dans la pratique, le délai est souvent plus court et peut varier de quelques semaines à un mois, selon les régions. L’absence de réponse de l’administration dans le délai de 2 mois vaut à l’enregistrement de votre déclaration.
Nos conseils pour remplir votre BPF
Remplir son BPF est une étape obligatoire à effectuer chaque année, entre février et mai en général.
(Re)découvrez ce qu’est le BPF, pourquoi et comment le remplir.
FAQ : vos questions sur le Numéro de Déclaration d’Activité
C'est quoi la différence entre NDA, Qualiopi et le CPF ?
Il faut les voir comme des étapes successives :
- NDA : c'est l'immatriculation, le droit légal d'exercer. C'est le point de départ obligatoire.
- Qualiopi : c'est une certification qualité. Elle est indispensable si vous voulez que vos formations soient éligibles aux financements publics ou mutualisés (OPCO, Régions, CPF...).
- CPF (Compte Personnel de Formation) : c'est un dispositif de financement. Pour qu'une de vos formations soit finançable par le CPF, il vous faut le NDA, la certification Qualiopi, et que votre formation soit inscrite à un répertoire (comme le RNCP ou le RS).
Que faire si ma demande de NDA est refusée ?
Un refus est toujours motivé. Les causes les plus fréquentes sont : un dossier incomplet, une prestation ne relevant pas de la formation professionnelle, ou une condamnation sur le casier judiciaire du dirigeant. La DREETS vous indiquera la raison et les voies de recours possibles. Dans tous les cas, après un délai, vous pourrez recommencer votre démarche et refaire une demande.
Un micro-entrepreneur peut-il obtenir un NDA ?
Oui, absolument ! Le statut de micro-entrepreneur est une forme d'entreprise individuelle. Dès lors que vous avez un numéro SIREN, vous pouvez et devez faire une demande de NDA formateur si vous exercez cette activité.
Mon NDA est-il valable à vie ?
Votre NDA est valable tant que vous exercez une activité de formation et que vous remplissez vos obligations déclaratives, notamment la transmission annuelle de votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Si vous ne transmettez pas votre BPF ou si vous déclarez une activité nulle pendant une année, votre déclaration devient caduque et vous perdez votre numéro.
Conclusion
Obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité est la première pierre apportée à l’édifice de votre activité de formation. Loin d’être insurmontable, la démarche est une suite logique d’étapes : créer sa structure, trouver son premier client, puis monter le dossier.
Cette immatriculation est le sésame qui vous permettra non seulement d’exercer légalement, mais aussi de vous structurer, de gagner en crédibilité et d’envisager sereinement les étapes suivantes, comme la certification Qualiopi.
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