NDA : le guide complet pour obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité
Vous vous lancez en tant que formateur indépendant ou vous démarrez votre organisme de formation ? Avant de transmettre votre savoir, une étape administrative est incontournable : l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Loin d’être une simple formalité, c’est la clé qui ouvre officiellement les portes de la formation professionnelle. Mais pas de panique face à l’administration ! Ce guide est conçu pour vous accompagner pas à pas, de manière simple et concrète. Suivez les étapes, et l’obtention de votre NDA n’aura plus de secrets pour vous.
Certifié AFNOR
Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?
Avant de vous lancer dans la procédure, il est crucial de bien comprendre ce qu’est le NDA, qui il concerne et pourquoi il est si important.
NDA : définition et signification précise
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un numéro d’enregistrement unique et obligatoire pour toute personne ou entreprise qui dispense des actions de formation professionnelle continue en France. Ce numéro est attribué par le préfet de région via la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités).
Il est fondamental de comprendre que le NDA n’est ni un agrément, ni un label de qualité. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, ce n’est pas un agrément délivré par l’État pour valider vos compétences pédagogiques.
Il s’agit d’une immatriculation administrative qui atteste de votre existence légale en tant que prestataire de formation auprès des services de l’État. Lorsque vous communiquez ce numéro, vous devez obligatoirement préciser : « Enregistrée sous le numéro xxx. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. »
Qui doit obtenir un NDA ?
La déclaration d’activité est obligatoire dès lors qu’au moins une des actions de développement des compétences prévues par la loi est réalisée.
Vous êtes concerné si vous exercez sous l’un de ces statuts juridiques :
- Formateur indépendant en auto-entrepreneur (micro-entreprise), en entreprise individuelle ou en société (SASU, EURL…)
- Organisme de formation constitué sous forme de société ou d’association
- Centre de formation d’apprentis (CFA), y compris les CFA accueillant des apprentis d’entreprise en contrat d’apprentissage
- Entreprise qui forme des personnes externes à son propre personnel
Pour résumer, dès que vous signez un contrat ou une convention pour une prestation de formation professionnelle, mais aussi si vous intervenez en qualité de sous-traitant, alors la démarche pour obtenir votre NDA devient une obligation.
Pourquoi le NDA est-il une étape indispensable ?
Obtenir votre numéro d’activité d’organisme, que ce soit en tant qu’organisme ou que formateur indépendant, n’est pas qu’une contrainte. Au contraire, il s’agit d’une porte d’entrée vous donnant accès à des avantages essentiels :
- Exercer en toute légalité : c’est la condition sine qua non pour vendre des prestations de formation professionnelle
- Bénéficier de l’exonération de TVA : vos actions de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA, un avantage non négligeable
- Permettre l’accès aux financements publics et mutualisés : sans NDA, vous ne pourrez pas obtenir la certification Qualiopi. Et sans la certification Qualiopi, vos clients (entreprises ou particuliers) ne peuvent pas faire financer vos formations par des dispositifs comme les OPCO, France Travail ou le CPF
- Être référencé officiellement : une fois votre NDA obtenu, vous figurez sur la liste publique des organismes de formation, un gage de visibilité et de sérieux
Ces avantages font du NDA la première marche indispensable vers la certification Qualiopi, elle-même nécessaire pour accéder à la plupart des financements et valoriser la reconnaissance officielle de votre activité.
Comment obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité : le guide étape par étape
Nous avons vu la théorie, passons à la pratique ! L’obtention du NDA se déroule en trois grandes étapes logiques.
Étape 1 : les prérequis indispensables avant la demande
Avant même de penser à remplir le formulaire de demande, trois éléments doivent être en votre possession :
Une structure juridique immatriculée
Vous devez avoir créé votre entreprise (micro-entreprise, SASU, etc.). La preuve de cette existence est votre justificatif d’attribution du numéro SIREN, qui vous est attribué via le Guichet des formalités des entreprises. Sans SIREN, pas de NDA. Cette obligation est prévue par l’article L. 6351-1 du code du travail.
Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3)
Vous devez fournir l’extrait de casier judiciaire du dirigeant (pour une société) ou du déclarant (pour une entreprise individuelle). La demande est gratuite et se fait simplement en ligne sur le site du Ministère de la Justice. Il doit être vierge de toute condamnation incompatible avec l’exercice de la fonction.
Une pièce d’identité
Une pièce d’identité en cours de validité du déclarant pour les personnes physiques ou du dirigeant pour les personnes morales, ou un justificatif numérique d’identité dont la certification est garantie par l’État.
Étape 2 : justifier d’une première action de formation
C’est une condition qui peut surprendre, mais qui est logique : on ne peut pas déclarer une activité avant qu’elle n’ait commencé. L’administration vous demande donc de prouver que vous avez déjà un premier client et que le lien contractuel a été formalisé.
Cette preuve doit être l’un des documents suivants, signé par vous et votre client :
- Une convention de formation (prévue à l’article L. 6353-1)
- Un contrat de formation professionnelle
- Un bon de commande ou une facture mentionnant explicitement la prestation de formation
Attention, cette première prestation doit être payante et correspondre à la réalisation de l’action. La demande de NDA doit être effectuée dans les 3 mois qui suivent la signature de ce premier contrat.
Étape 3 : constituer et transmettre votre dossier à la DREETS
Une fois les prérequis validés et votre premier contrat signé, il ne vous reste plus qu’à assembler le dossier. Voici les documents requis :
| Document | Détail |
|---|---|
| Formulaire de déclaration d’activité | Cerfa dûment rempli (ou télédéclaration) |
| Justificatif d’attribution du numéro SIREN | Copie de votre justificatif d’attribution |
| Bulletin n°3 du casier judiciaire | Du dirigeant (personne morale) ou du déclarant (personne physique) |
| Premier contrat | Copie de votre convention de formation, contrat ou bon de commande |
| Programme de formation | Détaillant les objectifs, les moyens pédagogiques, les moyens techniques, la durée, etc. |
| Pièce d’identité | Copie en cours de validité |
| Liste des formateurs | Identité des formateurs intervenant et leurs qualifications (titres, qualités, liens avec la prestation) |
Faire sa demande de NDA en ligne via Mon Activité Formation
C’est la voie la plus simple et recommandée. Le portail « Mon Activité Formation » (MAF) est la plateforme de l’État dédiée aux organismes de formation. La demande de NDA en ligne y est entièrement dématérialisée et guidée. C’est également sur ce portail que vous gérerez plus tard vos obligations, comme le Bilan Pédagogique et Financier.
La télédéclaration remplace l’envoi du formulaire cerfa au service régional de contrôle de la DREETS et simplifie considérablement vos démarches. Une fois votre dossier complet déposé, vous recevrez votre numéro d’enregistrement par courrier.
Bien que moins courante, la demande par voie postale reste possible. Il vous faudra télécharger le formulaire Cerfa, l’imprimer, le remplir et l’envoyer avec toutes les pièces justificatives au service régional de contrôle de la DREETS de votre région.
Le pack NDA
Vous lancez votre OF ? Ce pack vous fait gagner un temps précieux. Il contient les modèles essentiels et un guide pour démarrer dans les règles.
Obligations et BPF après obtention du NDA
Félicitations, vous avez maintenant reçu votre numéro ! Votre activité est officiellement lancée. Mais ce statut implique des responsabilités.
Quels sont les devoirs d’un organisme de formation déclaré ?
Votre principale obligation est de remplir et transmettre chaque année le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce document se dépose en ligne, sur le portail MAF, généralement entre février et mai. Attention, l’oubli ou la non-transmission du BPF rend votre déclaration caduque, ce qui entraine une perte de votre NDA !
Au-delà du BPF, toute cessation d’activité ou changement d’adresse doit être déclaré dans les 30 jours auprès du préfet de région. Vous devez également tenir une comptabilité distincte pour votre activité de formation si vous avez d’autres activités, et respecter l’ensemble des règles du Code du travail relatives à la formation professionnelle.
Enfin, le NDA doit figurer sur vos documents commerciaux (conventions, factures, devis) sous la forme : « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro xxx auprès du préfet de région de… »
Où trouver et vérifier un numéro de déclaration d’activité ?
Pour retrouver votre NDA ou vérifier celui d’un confrère, la méthode la plus simple est de consulter la liste publique des organismes de formation. Cette base de données, mise à jour par l’État, est accessible à tous et vous permet de rechercher un organisme par sa raison sociale ou son numéro SIREN.
Votre NDA figure aussi sur tous vos documents officiels (conventions, factures…). L’annuaire des entreprises permet également de retrouver les NDA et les certifications Qualiopi.
Pour rappel, c’est la DREETS (ex-DIRECCTE) qui est l’autorité compétente pour la délivrance et le suivi de votre numéro de déclaration d’activité.
Quel est le délai pour obtenir son NDA ?
Une fois votre dossier complet déposé, la DREETS dispose d’un délai légal de 2 mois pour vous répondre. Dans la pratique, le délai est souvent plus court et peut varier de quelques semaines à un mois, selon les régions. L’absence de réponse de l’administration dans le délai de 2 mois vaut enregistrement de votre déclaration.
Nos conseils pour remplir votre BPF
Remplir son BPF est une étape obligatoire à effectuer chaque année, entre février et mai en général.
(Re)découvrez ce qu’est le BPF, pourquoi et comment le remplir.
FAQ : vos questions sur le Numéro de Déclaration d’Activité
Quelle est la différence entre NDA, Qualiopi et CPF ?
Il faut les voir comme des étapes successives. Le NDA est l'immatriculation auprès de la DREETS (ou DRIEETS, DEETS selon les régions), le droit légal d'exercer en tant qu'organisme de formation professionnelle pour dispenser des actions de formation, des bilans de compétences ou accompagner des démarches de VAE.
Qualiopi est une certification qualité indispensable pour accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO, Régions, CPF) et bénéficier de l'exonération de TVA pour vos actions de formation.
Le CPF est un dispositif de financement : pour qu'une formation soit finançable par le CPF, il faut le NDA, la certification Qualiopi, et une inscription au répertoire national (RNCP ou RS). En résumé : sans NDA, pas d'activité légale ; sans Qualiopi, pas de financement public ni d'exonération de TVA ; sans inscription au répertoire, pas de CPF.
Que faire si ma demande de NDA est refusée ?
Un refus est toujours motivé. Les causes les plus fréquentes sont un dossier incomplet, une prestation ne relevant pas de la formation professionnelle, ou une condamnation sur le casier judiciaire du dirigeant. La DREETS vous indiquera la raison et les voies de recours possibles. Dans tous les cas, après un délai, vous pourrez recommencer votre démarche et refaire une demande.
Un auto-entrepreneur peut-il obtenir un NDA de formateur ?
Oui, absolument ! Les termes micro-entrepreneur et auto-entrepreneur désignent le même statut juridique. Il s'agit d'une forme d'entreprise individuelle. Dès lors que vous avez un numéro SIREN, vous pouvez et devez faire une demande de NDA formateur si vous exercez cette activité. Le statut d'auto-entrepreneur ne constitue en rien un obstacle à l'obtention de votre numéro de déclaration d'activité.
Mon NDA est-il valable à vie ?
Votre NDA est valable tant que vous exercez une activité de formation et que vous remplissez vos obligations déclaratives, notamment la transmission annuelle de votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Si vous ne transmettez pas votre BPF ou si vous déclarez une activité nulle pendant une année, votre déclaration devient caduque et vous perdez votre numéro.
Comment se déclarer formateur indépendant ?
Pour vous déclarer formateur indépendant, vous devez d'abord créer votre structure juridique (entreprise individuelle, micro-entreprise, société) et obtenir votre numéro SIREN via le Guichet des formalités des entreprises.
Ensuite, vous devez réaliser une première action de formation payante et signer une convention ou un contrat avec votre client. Dans les trois mois qui suivent cette première prestation, vous déposerez votre demande de NDA auprès de la DREETS (ou DRIEETS, DEETS selon votre région) via le portail Mon Activité Formation ou par courrier postal. Le ministère du Travail, via ses services régionaux, assure la tutelle de cette déclaration et vous délivrera votre numéro d'enregistrement dans un délai de deux mois.
Comment devenir organisme de formation agréé ?
Le terme « agrément » est en réalité impropre : le NDA n'est pas un agrément délivré par l'État, mais un numéro d'enregistrement. Comme le précise la réglementation, ce numéro ne constitue ni un agrément ni une habilitation.
Une fois votre NDA obtenu, vous pourrez ensuite viser la certification Qualiopi, qui elle atteste de la qualité de vos processus et vous ouvre les portes des financements publics et mutualisés. C'est cette certification, et non le NDA, qui confère une véritable reconnaissance qualité à votre organisme.
Conclusion
Obtenir son Numéro de Déclaration d’Activité est la première pierre apportée à l’édifice de votre activité de formation. Loin d’être insurmontable, la démarche est une suite logique d’étapes : créer sa structure, trouver son premier client, puis monter le dossier.
Cette immatriculation est le sésame qui vous permettra non seulement d’exercer légalement, mais aussi de vous structurer, de gagner en crédibilité et d’envisager sereinement les étapes suivantes, comme la certification Qualiopi.
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