Vous le savez désormais, les audits de surveillance Qualiopi ont débuté cette année. Il y a déjà eu de nombreux audits de surveillance ayant donné lieu à des non-conformités. Après les 7 non-conformités récurrentes, voici les 5 erreurs à éviter pour réussir l’audit de surveillance dans les meilleures conditions.
Ne pas traiter la veille
Faire de la veille, c’est bien. Traiter les informations c’est mieux.
Lire les informations, aller dans des conventions ou encore écouter des podcasts ne suffit pas. Pour faire de la veille, il faut choisir des informations pertinentes parmi celles que vous avez recueillies, et les utiliser. Il vous faut également prouver cette utilisation avec, par exemple, un tableau qui répertorie les informations recueillies, celles traitées, et les modifications apportées grâce à ces informations.
Ne pas prendre en compte les retours
La certification Qualiopi est avant tout là pour vous permettre une amélioration continue. C’est pour cela qu’existe le critère 7.
Pour faire de l’amélioration continue, il faut, entre autres, prendre en compte les retours clients. Mais pas seulement. Il faut également prendre en compte les retours des investisseurs, des entreprises, des formateurs. En bref, de toutes les parties concernées par vos actes de formation. Généralement, les organismes de formation prennent bien en compte les retours clients, mais oublient les autres parties. Cela pourra donner lieu à une non-conformité
Une mauvaise utilisation du logo Qualiopi
Nous vous en parlions il y a quelques semaines, mais le logo Qualiopi ne peut être utilisé n’importe comment. Il y a une charte d’utilisation qui vous indique sur quels documents vous pouvez utiliser le logo Qualiopi, et sur lesquels vous n’en avez pas le droit. Le mot d’ordre : c’est votre organisme qui est certifié, pas vous ni vos formations. Retrouvez nos conseils dans cet article.
Ne prendre en compte que l’indicateur 26
Bien trop souvent, les organismes de formation ne prennent en compte que l’indicateur 26 pour la question du handicap. Mais bien au-delà d’un seul indicateur, la question du handicap est sous-jacente tout au long du référentiel.
En effet, dès le premier indicateur, on peut prendre en compte les personnes en situation de handicap sur l’accessibilité. Mais ce n’est pas tout, la question du handicap est également présente dans 7 autres indicateurs du référentiel en plus de l’indicateur 26. Nous vous en parlerons plus en détail prochainement.
S’y mettre au dernier moment
On vous le dit et le répète, l’audit de surveillance se travaille régulièrement dès l’obtention de la certification. Quand certains indicateurs ne demandent qu’à être vérifiés factuellement, d’autres ont besoin d’être travaillés régulièrement comme les indicateurs de veille ou d’amélioration continue.
La certification Qualiopi a très certainement été longue à mettre en place. Pour l’audit de surveillance, bien que le temps de l’audit soit divisé par deux, il faut compter au minimum autant de travail, si ce n’est plus. Vous serez audités sur la période écoulée entre l’audit initial et l’audit de surveillance, si vous faites tout au dernier moment l’auditeur ne sera pas dupe. De plus, vous risquez de faire des oublis ou des erreurs qui vous mèneront à une non-conformité.
Conclusion
Bien que l’audit initial se soit bien déroulé pour de nombreux organismes, trop ont pris ça pour acquis. Qualiopi est une démarche d’amélioration continue. Ce qui signifie que c’est une démarche qui se travaille régulièrement.
Le saviez-vous ? Reltim travaille désormais en collaboration avec ICPF. Retrouvez notre dernier article juste ici.