Comme vous le savez, Qualiopi est une certification qui dure 3 ans (4 ans pour les premiers certifiés). Au milieu de cette période, un audit de surveillance est nécessaire.
Généralement plus court que l’audit initial, il ne peut décemment pas se dérouler de la même manière. Nous vous donnons tout ce que vous devez savoir sur le déroulé de l’audit de suivi.
L’audit de surveillance vérifie ce qui a été vu à l’audit initial
Le principe de base de l’audit de surveillance, c’est de vérifier que tout ce qui a été vu et fait depuis l’audit initial reste toujours en vigueur, voire a été amélioré.
En effet, le but est de ne pas se relâcher après l’audit initial. Il faut continuer à mettre en pratique les habitudes qui ont été créées pour l’audit initial, suivre les process instaurés. Mais l’audit de suivi vérifie également, le cas échéant, la mise en place des mesures correctives pour les non-conformités reçues lors de l’audit initial.
En outre, tout le référentiel est audité lors de l’audit de surveillance. L’auditeur est là pour vérifier la continuité de l’audit initial avec plusieurs mois d’antériorité, à savoir entre 14 et 18 mois. Le champ des possibles est donc large.
Mais là où, à l’audit initial, l’auditeur vérifiait les process et les modalités de fonctionnement pour bien comprendre l’organisme, il observe beaucoup plus les dossiers et les preuves lors de l’audit de surveillance.
Un audit de surveillance qui ne s’annonce pas si simple
L’audit de surveillance ne sera pas aussi simple que l’audit initial. Déjà, parce qu’il sera moitié moins long. En effet, alors que l’audit initial durait une journée (en moyenne), l’audit de suivi dure une demi-journée. Mais il reprend tout le référentiel comme l’audit initial. L’auditeur doit donc aller très vite. Il faut être totalement prêt le jour J afin de ne pas perdre de temps à chercher, car ce n’est matériellement pas possible.
Mais ce n’est pas tout. L’auditeur s’attend à auditer un organisme en régime de croisière, donc que votre travail sur Qualiopi ait été pérennisé entre l’audit initial et l’audit de surveillance. Or, c’est une réalité, de nombreux organismes de formation ont relâché les efforts après l’audit initial avec le risque d’apparition des « zones d’ombres » pendant plusieurs mois.
De plus, le temps étant divisé par deux, l’auditeur ne pourra observer l’ensemble de votre organisme de formation. Il va devoir échantillonner vos prestations sur la durée depuis le premier audit. Cela signifie que l’auditeur vous interrogera sur les prestations vendues sur les derniers mois, voire sur les plus vendues. Mais pas seulement, si vous avez mis en place de nouvelles formations, vous serez forcément audité dessus : il faut donc préparer les dossiers, expliquer les changements, montrer les évolutions, etc.
L’audit de surveillance pour les cas particuliers
Vous avez donc vu ce que vérifiera l’audit de suivi, mais il y a certains cas particuliers
Si vous avez eu une non-conformité lors de l’audit initial, soyez assuré qu’elle sera auditée lors de l’audit de surveillance. Si cette non-conformité n’est pas levée lors de ce second audit, vous risquez gros. S’il s’agissait d’une non-conformité mineure, elle devient majeure. Vous risquez ainsi de perdre votre certification.
Il existe également les cas des nouveaux-entrants. Si votre organisme était nouvel-entrant lors de l’audit initial, certains indicateurs ne pouvaient pas être audités, comme l’indicateur 2 sur les résultats. L’audit de surveillance est alors d’autant plus important qu’il vérifiera pour la première fois ces indicateurs. Idem dans le cas des audits aménagés.
Conclusion
L’audit de surveillance a certaines similitudes avec l’audit initial, mais du fait de son temps réduit et du temps écoulé entre les deux audits, il a également des différences. Si vous avez travaillé régulièrement sur les différents process mis en place lors de l’audit initial, vous n’avez aucune raison de vous inquiéter. Pour y voir clair et préparer votre audit, contactez-nous, nous avons les outils et les méthodes pour vous aider.
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