LA STRATEGIE

Lorsque l’on pense digitalisation, la première chose qui nous vient en tête ce sont les outils. Et si vous recherchez sur internet, vous en trouverez des milliers. Mais attention, ils ne sont pas tous adaptés à votre business, ni même à vous tout simplement !

Tout d’abord, vous devez réfléchir à pourquoi vous voulez digitaliser. Est-ce simplement pour votre vie personnelle ? Est-ce pour votre travail personnel ? Est-ce pour votre travail en équipe ? Ou bien encore est-ce pour vos formations ? Selon votre réponse, vos choix ne se porteront pas forcément sur les mêmes outils que moi, ou même que votre voisin. Mais ce n’est pas tout ! Si c’est pour utiliser à plusieurs, les outils ne seront pas les mêmes selon le budget que vous voulez y allouer, ou encore selon le nombre de personnes qui utiliseront cet outil.

Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, vous pouvez faire vos recherches sur les outils que vous pouvez utiliser. Bien entendu, nous allons principalement vous parler d’outils en lien avec le secteur de la formation et Qualiopi, mais vous verrez que certains peuvent s’adapter à d’autres utilisations !

LES OUTILS

Pour la certification Qualiopi

Récemment, je vous ai partagé un article sur la digitalisation et Qualiopi, dans lequel je vous ai expliqué pourquoi digitaliser et pour quels thématiques. Aujourd’hui, je vous donne les outils pour ce faire.

Tout d’abord, je vais vous parler de l’application Bluekango que j’ai cocréée. Cette application vous permet de centraliser tous vos documents en rapport avec Qualiopi, comme vos formulaires, vos processus, vos photos de preuves, etc. Je ne vais pas revenir plus en détail sur les bienfaits de la GED, vous retrouverez toutes les informations pratiques ici. Et bien sûr le gros point fort : la digitalisation des plans d’actions qui permet de suivre concrètement l’avancée des actions, d’effectuer les relances automatiquement etc. Un véritable outil de pilotage, comme vous pouvez le voir ici.

Mais Qualiopi, ce n’est pas seulement des formulaires et des processus. Vous le savez, 3 indicateurs portent sur la veille. Nous vous en avons fait une checklist sur notre compte LinkedIn. Pour faire une bonne veille, il faut être alerté. Pour cela, vous pouvez vous inscrire aux newsletters des différents sites que vous avez choisis comme intéressants pour votre secteur d’activité. Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez également utiliser Google Alert comme outil. Entrez un (ou plusieurs) mot(s) clé(s), et Google vous alertera lorsqu’un article parait avec ce mot clé. Vous avez aussi Inoreader qui vous propose la même chose si vous êtes allergique à Google.

Pour la formation

Pour créer et partager vos formations, il existe de nombreux outils. Je vais vous en faire une petite liste non exhaustive :

• Pour gérer vos formations, vous pouvez là aussi utiliser BlueKanGo !
• Pour animer vos formations, vous avez le très connu Zoom, mais pas que ! Dans le même style, vous avez également Google Meet, qui vous permet de créer des visioconférences.

Vous avez également Teams, qui fait partie du pack office que vous avez certainement. Un outil de plus en plus connu, Slack, mais vous avez aussi Discord. Ces trois derniers outils vous permettent de créer des visioconférences (ou réunion), mais ils permettent également de créer des salons selon les thématiques afin que les apprenants puissent y discuter, poser des questions entre eux ou aux formateurs, déposer des fichiers, etc. Certains de ces outils nécessitent plus de temps d’adaptation que d’autres.

• Pour animer encore plus les formations, vous avez certains outils comme Klaxoon, Socrative ou bien encore Kahoot, Wooclap, qui permettent de mettre un peu plus de « fun » dans vos formations, avec des quizz, des sondages, ou d’autres petits jeux interactifs qui plaisent généralement.
• Pour tout ce qui est gestion avant formation, ou avant chaque cours individuel en visioconférence, vous avez les outils de calendrier qui peuvent être très utiles. Les plus connus sont Google Calendar ou bien le calendrier intégré au pack office. Mais pour permettre de prendre des rendez-vous, vous pouvez également utiliser Calendly. Vous y mettez les jours et heures où vous êtes disponibles, et l’apprenant à juste à choisir un créneau disponible. Cela évite de passer 5 minutes au téléphone, ou 5 échanges d’e-mail, pour trouver un créneau qui correspondent aussi bien au formateur qu’à l’apprenant.
• Pour signer des documents, vous pouvez également passer par la digitalisation. De nombreux sites vous le permettent désormais. Attention cependant, seule une signature sur un original papier ou une signature électronique selon la norme eIDAS font preuves juridiques. Pour cela, vous pouvez utiliser certains outils comme edusign, Yousign, SignNow, etc.

Pour l’organisme de formation et le travail d’équipe

Pour votre organisme de formation, vous avez la possibilité d’utiliser plusieurs outils pour favoriser un travail d’équipe, vous permettre de prendre des notes groupées, permettre des réunions ou de vous distribuer les tâches du jour, de la semaine voire du mois.

Pour cela, plusieurs outils. Je vous ai parlé d’un outil plus haut que vous pouvez également utiliser dans le cadre d’un travail interne : Teams. Teams vous permet non seulement de discuter selon des salons spécifiques ou même en privée et de faire des réunions, mais ce n’est pas tout ! Lié à votre compte Microsoft, vous pouvez ainsi relier vos calendriers lorsque vous avez une tâche en commun, créer des to do lists pour distribuer les tâches, vous partager des fichiers (et les classer comme dans votre ordinateur), etc.

Pour vos documents, vous pouvez également utiliser Google drive ou one drive. L’avantage de One drive, c’est qu’il est dans le pack office si vous l’avez déjà acheté, et que vous pouvez retrouver vos documents directement sur votre ordinateur sans être obligés de passer par la case navigateur internet. Si vous ne souhaiter pas dépenser pour le pack office, vous pouvez utiliser Google Drive gratuitement dans la limite de 15 Go. Vous pouvez là aussi synchroniser des dossiers de votre ordinateur avec cet outil, seulement cela ne se fera pas automatiquement.

Vous êtes visuel, vous avez besoin d’un outil visuel pour organiser vos prochaines tâches ? Alors pas de panique, j’ai ce qu’il vous faut sous le coude : Miro. Miro est un outil de carte mentale qui permet de partager son travail à plusieurs. Le gros plus ? Miro peut se partager avec Notion !

Et oui, « last but not least”, Notion. Un outil tout en un qui fait de pus en plus parler de lui. Notion vous permet de créer : des calendriers (ou d’intégrer votre google Calendar), des to do list, des tableaux, des cartes, des trackers d’activités, des notes rapides. Il vous permet de ranger des articles (de veille par exemple) à lire plus tard (et pourquoi pas à insérer une note sur l’article en question). Bref, avec Notion, vous pouvez tout faire. Mais c’est un outil tellement polyvalent qu’il faut un petit temps d’adaptation.

L’ORGANISATION ET LES PROCESSUS.

Les avantages

Maintenant que vous avez vu à quelles fins vous souhaitez entrer dans la digitalisation et quels outils vous souhaitez utiliser, il ne reste plus qu’à vous organiser. L’organisation ne sera pas la même selon les outils bien entendu ! Certains outils demandent à être utilisé plus ponctuellement que d’autres. C’est pour cela que vous allez devoir mettre en place des processus pour l’utilisation de ces outils.

Si vous utilisez des outils qui nécessitent une connexion quotidienne, comme Notion, Google Calendar, Teams, etc., il suffit juste que vous vous connectiez lorsque vous démarrez votre journée de travail. Ces outils remplacent votre agenda habituel (et vous permettent même de ne plus rater un seul rendez-vous !), vos discussions autour d’un café (surtout lorsque vous êtes en télétravail !), voire même vos réunions en présentiel. Il faut donc les utiliser comme tels : quotidiennement.

Pour les outils qui demandent une utilisation plus ponctuelle, à vous de créer vos propres process. Un exemple :

Un futur client m’envoie une demande de formation :

Étape 1 : je réponds à sa demande et prévois un rendez-vous téléphonique avec lui pour analyser ses besoins (utilisation d’un outil de calendrier).

Étape 2 : je note ses besoins dans mon outil de note adapté (exemple : Notion)

Étape 3 : je prévois avec lui le début de la formation (selon s’il s’agit d’une formation à distance ou en présentiel)

Étape 4 : je lui envoie les documents à signer par mail (utilisation d’un logiciel de signature électronique)

Lorsque vous avez créé vos processus, vous verrez que vous gagnerez un temps considérable sur ces tâches ! L’outil de calendrier choisi, par exemple, vous permettra de ne pas avoir à décaler encore et encore l’heure du rdv jusqu’à tomber sur un compromis avec votre client. L’outil de signature électronique vous permettra de gagner un temps considérable, et à votre client également qui a juste à cliquer sur le lien et signer en 2 clics. Il est également toujours possible de faire des signatures facilement et rapidement avec la suite Adobe Acrobat.

Attention aux inconvénients.

Attention cependant. La digitalisation a beau être un grand atout dans vos démarches, il reste cependant des petits inconvénients à connaître avant de se lancer dans le tout numérique.

En effet, bien que la digitalisation soit une révolution, notamment depuis la crise sanitaire qui nous a touché en 2020, elle reste quand même très dépendante de nos outils physiques !

Pour commencer, il vous faudra une bonne connexion internet, c’est la base même de la digitalisation. Certains outils permettent de travailler sans, mais pour profiter d’un travail en équipe efficace, la connexion internet reste importante. Pour assurer vos formations, l’idéal est aussi d’investir dans un micro ou une webcam efficaces, à moins que votre ordinateur en soit déjà pourvu.

Mais le plus important, il faudra aussi un temps d’adaptation, plus ou moins long selon votre niveau en technologie. Une fois ce temps d’adaptation passé, à vous le gain de temps considérable sur toutes vos tâches.

CONCLUSION

La digitalisation, c’est un peu comme de la délégation. Vous déléguez une partie de votre travail et de la charge mentale qui y est associée à des outils numériques qui vous sont adaptés. Mais la digitalisation, c’est surtout une pratique qui peut vous permettre de travailler de n’importe où ! Oui oui, même depuis votre lit ! (Même si on vous le déconseille).

Mais plus que ça, la digitalisation n’est pas une obligation sur tous les aspects de votre vie. Elle n’est pas censée remplacer le papier si, pour certains travaux, vous êtes plus à l’aise avec. Vous pouvez très bien passer à une offre de formation totalement digitalisée, mais continuer à gribouiller sur un cahier des idées de formation. Vous pouvez tout aussi bien passer à un agenda totalement digitalisé, mais conserver un cahier dans lequel vous notez votre to do list du jour. Parce que la digitalisation s’adaptera forcément à vos besoins.

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La digitalisation des informations amène avec elle la gestion électronique des documents (GED). Elle nous permet d’augmenter les potentiels en exposant la documentation en mode ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, AnyDevice). Elle nous apporte une véritable nouvelle dimension dans la bonne utilisation des documents. 

Comment la digitalisation peut-elle être au service de votre certification ? 

A première vue, ce n’est pas très innovant c’est vrai, mais en fait c’est loin d’être le cas dans les entreprises. Bien que la situation sanitaire ait donné un coup de booster à la digitalisation d’une manière générale, nous ne croisons pas beaucoup d’organismes qui possèdent une véritable GED. Pourtant, l’utilisation d’une GED permet d’atteindre des objectifs cruciaux pour la bonne conduite et la pérennité de la démarche Qualité. Voyons comment. 

UN OUTIL DE STOCKAGE D’INFORMATIONS

Tout d’abord, la GED permet de stocker tous types d’informations. Cela devient le centre névralgique de la documentation. On y retrouvera les documents bureautiques, mais aussi les vidéos, photos, plans. Cela permet d’avoir en un seul point l’ensemble des documents applicables. C’est un atout dans l’indicateur 19. 

On peut alors associer des circuits de validation qui vont permettre de valider, voire signer électroniquement les documents. C’est un atout majeur : la GED permet de mettre à disposition « l’unique » version du bon document, évitant ainsi tout risque d’erreur ou de confusion. Cela intègre bien évidement une gestion méticuleuse du versioning des documents. Il est également possible d’aller encore plus loin en combinant avec les outils de signature électronique qui permettront d’avoir une authentification et une reconnaissance du document, comme nous pouvons l’avoir dans les transactions immobilières par exemple. 

De même, la diffusion de la bonne information à la bonne personne est facilitée grâce à l’envoi d’alertes, de notifications permettant d’informer les utilisateurs que des changements ou des créations ont eu lieu. Cela évite les recherches interminables pour voir les changements. Ces notifications peuvent prendre forme d’alerte par mail ou encore directement dans le portail. Il est alors impossible de passer « à côté de l’informations ». On peut ensuite faire un émargement électronique qui aura pour effet d’engager le lecteur sur sa prise en compte du document. C’est un bénéfice important. 

Cependant, la GED contrôle aussi finement l’accès à l’information. Les documents de la GED sont accessibles suivant les droits associés à chaque collaborateur (fonction, rôle, service, site, entité, etc.). L’accès est vraiment sécurisé et contrôlé en interne comme en externe. 

UN OUTIL QUI PERMET DE GAGNER DU TEMPS

Enfin, la GED possède un moteur de recherche puissant permettant de retrouver rapidement les documents du système qualité. On retrouve ainsi par le titre mais aussi, et c’est une force, par le contenu même du document. C’est exactement comme dans un moteur de recherche classique sur internet. C’est donc un gain de temps précieux pour trouver la bonne information.  

L’avantage est qu’elle s’interface avec un système d’information déjà existant (SharePoint 365 ou autre intranet collaboratif).  

UN OUTIL LUDIQUE ET VISUEL

Pour finir, n’oublions pas que la GED est aussi une occasion de faire des interfaces ludiques et visuelles (permettant d’améliorer l’interface utilisation) pour montrer par des logigrammes par exemple à quelle étape utiliser quel document. Cela introduit plus de fluidité et plus d’appel à l’action pour consulter et naviguer dans le système. 

De plus, il y a une logique d’un système complet où tous les documents ont une fonction précise et viennent supporter un objectif précis. Ainsi on évite tout document orphelin.

CONCLUSION

En résumé, la GED répond aux enjeux de la démarche qualité. Elle sera une véritable base de connaissances et constituera le patrimoine digital. A notre époque l’enjeu de la donnée est tellement important, cela parait incontournable de mettre la digitalisation au service de la certification. 

Notons aussi que c’est l’occasion de démocratiser la gestion documentaire qui n’est pas toujours très populaire et rend plus ludiques les démarches qualité facilitant ainsi son appropriation par les coéquipiers : C’est quand même le but de la démarche et l’enjeu majeur pour pérenniser la certification Qualiopi notamment en vue de l’étape que représente l’audit de surveillance. 

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