« Est-ce qu’on peut vraiment digitaliser une démarche qualité, comme par exemple Qualiopi ? ». Voici la question que j’entends le plus de la part de mes clients. Et la réponse ne vous surprendra sûrement pas si vous avez lu les articles précédents, mais oui. Oui, on peut digitaliser sa démarche qualité, et j’irai même jusqu’à dire qu’on peut la digitaliser à cent pour cent.

Mais alors, la question est désormais de se demander : pourquoi ? Tout simplement parce que la démarche qualité est avant tout une démarche de processus. Depuis 20 ans, on digitalise les processus, surtout dans le domaine de la qualité, alors Qualiopi peut donc être digitalisé.

Précédemment, j’ai fait le focus sur deux angles vraiment importants et fondamentaux en ce qui concerne la digitalisation d’une démarche qualité. Il s’agit de la gestion électronique des documents (ou GED pour les intimes) et de la gestion des plans d’action. Mais il faut bien constater qu’il y a de plus en plus de demande sur d’autres thématiques à digitaliser dans Qualiopi. Faisons un petit tour d’horizon de ces thématiques.

Le multisite

Dans le cadre du multisite, il est possible de digitaliser le suivi et l’audit interne de la démarche, via des questionnaires ou un module d’auto-évaluation par exemple. L’avantage, c’est que l’on peut tirer des plans d’actions de ce module, et ainsi ajouter ses dimensions à notre plan d’actions global. Ainsi, on intègre vraiment la logique d’amélioration continue.

Dans le cas des certification multisites, c’est vraiment important. En effet, dans ce cas, il faut être capable de démontrer que la conformité des sites a été surveillée, et c’est un enjeu lorsque l’on possède 10 établissements, voire plus.

Les formateurs

Il est aussi possible de digitaliser le pilotage et la gestion des compétences de notre équipe de formateurs, en mettant régulièrement à jour leurs compétences lorsque celles-ci évoluent.

C’est un point important, mais qui peut quand même vite devenir chronophage. En digitalisant, on peut ainsi donner la main aux formateurs de faire eux-mêmes leurs mises à jour. Ainsi, on gagne en rapidité et en précision, car la mise à jour est faite en temps réel.

L’évaluation des formateurs peut également être digitalisée. Pour cela, vous pouvez utiliser une application de supervision, ou bien encore d’audit de fond de salle par exemple.

La veille

Dans Qualiopi, vous le savez, la place de la veille est fondamentale et représente trois indicateurs, avec une charge de travail importante. L’enjeu ici est d’établir une routine fonctionnelle, et c’est là que la digitalisation intervient. Elle va vous permettre d’être alerté sur les moments où il faut l’être, mais également de tracer cette mise en place. Combo gagnant !

Mais encore ?

On peut également digitaliser d’autres éléments clés de la démarche qualité, telles que les réclamations ou les enquêtes de satisfaction. Il s’agit de l’une des premières applications que l’on retrouve fréquemment.

Enfin, il y a l’ensemble du processus opérationnels de conception et de production des prestations qui peuvent être digitalisés dans une logique d’un ERP, avec une attention particulière sur les feuilles de présence et gestion des absences, car ce sont des documents fondamentaux dans la preuve de réalisation de l’action de formation.

Conclusion

On le voit, aujourd’hui on couvre de manière très rapide une grande partie du référentiel Qualiopi. Et c’est tant mieux, car il s’agit d’un objectif très important que d’arriver à nous appuyer sur la digitalisation pour faire vivre et faire durer notre démarche qualité. Nous devons y réfléchir, car ce sont des enjeux majeurs auxquels nous serons confrontés dans les prochains mois avec l’audit de surveillances.

De notre côté, grâce à la plateforme Bluekango, nous avons réussi à couvrir environ 75% de Qualiopi. Et évidemment, nous y effectuons des passerelles avec notre activité de conseil qui est, elle aussi, digitalisée. Nous faisons ainsi le lien avec les outils existants pour avoir un produit adapté à chaque situation.

Je vous proposerai très prochainement un webinar pour vous faire découvrir ses possibilités et la dernière version de cette application.