L’été est souvent propice à se poser et à prendre du recul. Avec les beaux jours et les vacances qui arrivent, nous avons souvent tendance à lâcher prise. Mais l’été est aussi une bonne période pour faire le point et préparer la rentrée.
Comme nous vous le disons souvent, l’audit de surveillance Qualiopi ne se prépare pas du jour au lendemain. C’est un travail continu, et oui, même l’été. Mais pas de panique, nous vous avons concocté 10 points clés à surveiller pendant les mois de juillet et août, afin de continuer à faire vivre votre Qualiopi tout en douceur.
1. Les actions correctives et l’amélioration continue sont en place.
Il s’agit ici de vérifier les indicateurs du critère 7 (indicateurs 30, 31 et 32). Vous le savez, nous vous en avions parlé dans cet article, le critère 7 est majeur dans la certification Qualiopi car il permet une amélioration continue. Cette amélioration continue est importante pour la viabilité de votre certification, et sera nécessairement auditée lors de l’audit de surveillance. Pour vérifier que tout est en ordre, voici les questions que vous pouvez vous poser :
A- t-on bien rempli notre tableau de suivi d’actions ? La dynamique est-elle toujours là et partagée dans les équipes ?
2. Nous sommes bien en veille.
La veille correspond à trois indicateurs (23, 24 et 25) et est très importante pour votre certification, mais plus encore pour votre organisme de formation. Nous vous en avions d’ailleurs fait un post sur notre page LinkedIn qui vous avait beaucoup plu. Le concept de la veille, d’ailleurs, permet elle aussi d’être dans une approche d’amélioration continue. Voici les questions à se poser :
Les 3 veilles Qualiopi sont-elles bien actives ? Avons-nous repéré des éléments qui peuvent être exploités ? Comment les exploite-t-on ? Puis-je le prouver ?
3. Les indicateurs sont à jour ou vont l’être.
Régulièrement, vous devez mettre à jour les indicateurs de résultat de vos formations en fonction des résultats : des taux de satisfaction, du nombre de stagiaire ayant commencé la formation (et l’ayant terminée si abandon), des taux d’insertion à l’emploi, etc. Si vous ne l’avez pas fait au fur et à mesure, faites-le dès cet été pour ne pas vous retrouver submergé à la rentrée !
Avons-nous pensé à calculer et mettre à jour nos indicateurs ? Cela se voit-il sur le site web ?
4. Les nouvelles formations suivent bien le format Qualiopi.
La certification Qualiopi, ce n’est pas seulement pour les formations existantes. Vous pouvez vous en servir pour créer de nouvelles formations, c’est d’ailleurs ce que nous avons utilisé pour créer les nôtres. Pour vous aider, voici deux questions à vous poser :
Nos nouvelles formations sont-elles décrites selon les 9 items Qualiopi ? Le site web est-il à jour ?
5. La charte Qualiopi et les derniers logos sont bien utilisés.
La charte d’usage Qualiopi est un point majeur pour conserver votre certification. Il s’agit de votre organisme qui est certifié, et non pas d’une de vos formations. Vous devez faire très attention à l’utilisation du logo Qualiopi, car une mauvaise utilisation pourrait vous valoir une non-conformité facilement évitable.
Avons-nous bien la dernière charte ? Est-elle connue et respectée ? Les logos et mentions sont-ils bien utilisés ?
6. Nos organigrammes sont bien à jour.
A chaque arrivée ou départ de personnel et/ou sous-traitant, il faut veiller à bien mettre à jour l’organigramme de votre organisme. Profitez de cet été pour vérifier que tout est à jour de ce côté-là et reprendre si besoin le processus avec l’aide de ces questions :
Les mouvements de personnels sont-ils bien suivis ? Les listes de formateurs sont-elles bien à jour ? Les compétences ont-elles été évaluées dans le temps ?
7. Nos sous-traitants sont formés à Qualiopi.
Bien que la certification Qualiopi ne soit pas obligatoire pour vos sous-traitants, vous devez quand même veiller à ce qu’ils respectent la démarche qualité. Pour cela, vous devez faire attention à bien leur donner tous les éléments liés à cette démarche qualité qui est la vôtre.
Ont-ils bien reçu les éléments liés à la démarche qualité ?
8. Le plan de développement est bien suivi.
Pour répondre à l’indicateur 22, vous avez très sûrement créé un plan de développement des compétences pour l’ensemble de votre personnel (interne). Profitez de ce temps où tout ralentit pour vérifier que vous suivez bien ce plan.
Les actions de développement des compétences ont-elles eu lieu ? Est-ce bien suivi ? Est-ce bien planifié ?
9. La dimension prise en compte de l’accueil des personnes en situation de handicap est maitrisée.
L’indicateur 26 sur le handicap est un sujet majeur de Qualiopi, car il permet que tout le monde puisse se former. Mais pour cela, il faut veiller à certains points. Profitez donc de ces deux mois pour vérifier que le niveau de connaissance du sujet est en progression et répondre à ces questions.
Les listes de partenaires sont-elles à jour ? Les contacts sont-ils pris ? L’ensemble des collaborateurs ont bien un niveau de connaissance minimal pour accueillir les PSH ?
10. Le pack des documents systématiques liés aux formations est présent dans les dossiers.
A chaque fois que vous vendez une formation, vous devez fournir aux stagiaires des documents. Certains documents sont fournis en début de formation, certains en milieu et d’autres en fin de formation. Vous devez veiller à bien le faire systématiquement, ou alors à revoir les processus qui y sont liés. Voici quelques questions à se poser :
Retrouve-t-on bien les éléments prévus dans l’organisation ? Notamment l’évaluation des acquis ? Et les appréciations stagiaires ? Un programme de vérification aléatoire des dossiers est-il bien prévu ou mis en place ?
Conclusion :
Cette liste n’est qu’une liste exhaustive d’actions à mettre en place pour vous aider dans votre travail quotidien qu’est Qualiopi. L’idéal étant que tout travail qui demande de la régularité soit fait en temps et en heure. Nous vous conseillons de voir cet été non pas comme une pause dans votre certification (notamment si vous ne vendez aucune formation pendant cette période), mais au contraire comme un temps qui vous permet de tout revoir et tout remettre en ordre afin de repartir sans stress pour la rentrée.