Depuis plusieurs semaines maintenant, les audits de surveillance ont démarré. Pendant que certains les passent avec brio, d’autres se retrouvent à avoir des non-conformités. Nous avons recueilli 7 non-conformités qui sont souvent présentes lors des audits de surveillances pour que vous y fassiez suffisamment attention lors de votre préparation.
L’indicateur 1
« Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées. »
Trop souvent, les organismes de formation oublient de vérifier que la présence des 9 items est facilement accessible, voire oublient de les mettre à jour, ce qui donne lieu à une non-conformité mineure.
L’indicateur 2
« Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis. »
Les indicateurs de performance doivent être mis à jour régulièrement afin de ne pas fausser les informations données aux futurs stagiaires. Si vous ne les mettez pas à jour régulièrement, vous risquez une non-conformité mineure. Pour rappel, lors de l’audit initial vous avez normalement prévu une mise à jour régulière.
L’indicateur 26
« Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap »
Trop souvent, les organismes de formation se justifient en disant n’avoir jamais eu de stagiaire en situation de handicap.
L’indicateur 26 va bien plus loin que ça, il demande à ce que vous soyez prêt si jamais vous recueillez une personne handicapée, que vos process soient adaptés ou que vous sachiez rediriger la personne. Bref, l’indicateur 26 ne se travaille pas seulement si vous avez à faire à des personnes handicapées, mais se travaille pour préparer ce cas de figure afin que personne ne soit lésé. C’est l’inclusivité.
Les indicateurs 21 et 27
Les indicateurs 21 et 27 concernent les organismes travaillant avec des sous-traitants. Bien que les sous-traitants ne soient pas dans l’obligation d’avoir la certification Qualiopi, un minimum de connaissance sur le sujet leur est demandé. Au-delà de ça, l’organisme de formation doit veiller à ce que, au même titre que les employés, les sous-traitants aient les compétences nécessaires pour le travail qui leur est demandé. Sans cela, vous aurez forcément une non-conformité. Mais ce n’est là qu’un problème mineur à côté de ce que vous risquez. En effet, selon la loi Circ. DGEFP n° 2011-01 du 6.1.11 (BOT n° 2011-01 du 30.1.11), si vous laissez un formateur, salarié ou sous-traitant, proposer des formations pour lesquelles il n’a pas les compétences, vous risquez une peine d’emprisonnement et une amende. Vérifiez donc régulièrement les compétences de vos salariés et sous-traitants, en mettant à jour les CV par exemple.
La veille
La veille représente 3 indicateurs (23, 24 et 25) et est trop souvent sujette à une non-conformité.
Au-delà de suivre les nouvelles, la veille consiste surtout à évoluer. Elle fait partie de l’amélioration continue. Le RNQ ne vous demande pas seulement de vous inscrire à des newsletters et de lire certains articles une fois de temps en temps, il vous demande surtout d’exploiter les informations de veille que vous trouvez intéressantes pour votre secteur. L’exploitation peut aller d’un simple changement de documents à une modification complète d’une formation si nécessaire.
Si entre l’audit initial et l’audit de surveillance, vous n’avez trouvé aucune exploitation à mettre en place, il vous faut alors prouver que vous avez bien suivi la veille et que rien n’a été nécessaire. Le but, c’est d’avoir des preuves.
L’amélioration continue
On vous le dit et le redit sans cesse, le but même de Qualiopi, c’est l’amélioration continue. Alors ne pas faire le nécessaire pour, cela vous mènera nécessairement à une non-conformité.
La semaine dernière, nous vous en parlions dans cet article sur le sujet. Si vous ne l’avez pas encore lu, c’est le moment !
L’utilisation du logo Qualiopi
Nous vous en parlions il y a 2 semaines, le logo Qualiopi donne trop souvent lieu à des non-conformités du fait d’une mauvaise utilisation. Retrouvez toutes les informations sur les documents où peuvent être apposés le logo Qualiopi dans cet article.
Conclusion
Bien entendu, il ne s’agit pas là des seules non-conformités que vous risquez d’avoir, mais des plus présentes lors des premiers audits de surveillance. N’oubliez pas de bien travailler sur vos process Qualiopi régulièrement, et vous ne risquez rien. Pour rappel, une non-conformité mineure lors de l’audit initial peut donner lieu à une non-conformité majeure lors de l’audit de surveillance si cette dernière persiste.
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