Comment Qualiopi s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue ?

L’amélioration continue est une « activité régulière permettant d’accroitre la capacité à satisfaire aux exigences ». En d’autres termes, il s’agit d’une démarche qui consiste à progresser afin d’atteindre des objectifs et recommencer jusqu’à atteindre un fonctionnement optimal. Dans le secteur de la formation, elle est considérée comme le 5e pilier du management qualité.
Dans le référentiel national qualité, il existe un critère, le critère 7, qui tourne autour de l’amélioration continue. Mais bien au-delà, l’amélioration continue est sous-jacente à d’autres indicateurs. Et surtout, il existe de nombreux moyens de la mettre en place.
L’amélioration continue dans le RNQ
L’amélioration continue fait l’objet d’un critère composé de 3 indicateurs, mais il est surtout le sujet de l’indicateur 32. Cela n’empêche pas qu’il est présent dans quelques autres indicateurs
L’indicateur 2
« Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis. »
L’indicateur 2 demande à ce qu’une information chiffrée sur le niveau de performance et d’accomplissement de la prestation soit disponible. La diffusion des taux de satisfaction englobe et rejoint donc l’indicateur 30. Cela signifie que pour atteindre un niveau de satisfaction élevé au fur et à mesure des prestations proposées, il est nécessaire de le maintenir et de le faire évoluer. Cette évolution passe bien évidemment par l’amélioration et le traitement des aléas, des dysfonctionnements et des réclamations.
En d’autres termes, le but est d’atteindre la meilleure note, et de s’améliorer là où les publics accueillis ont trouvé à redire.
L’indicateur 21
« Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations ».
L’indicateur 21 demande à ce que les compétences requises pour réaliser les prestations soient définies, et surtout qu’elles soient adaptées aux prestations. (D’ailleurs lorsqu’elles ne sont pas ou plus adaptées, l’indicateur 31 sera vraisemblablement une nouvelle fois « activé »).
On peut donc parler d’amélioration continue à partir du moment où l’entreprise souhaite avoir à ses côtés du personnel qualifié qui évolue dans ses compétences et ses connaissances. Ainsi, ce personnel contribuera à sa manière à la satisfaction des publics accueillis, ce qui rejoint l’indicateur 2.
Les indicateurs de veille (23, 24, 25)
Vous le savez la veille est présente dans Qualiopi. Au-delà de l’action de veiller c’est surtout l’exploitation de cette veille (et les changements occasionnés) qui va vous intéresser (et votre auditeur aussi), notamment par rapport à l’impact que ces nouvelles informations peuvent avoir sur vos prestations.
Ainsi, cela va probablement demander des aménagements de formation, de nouveaux programmes ou modules, de nouveaux outils à tester, etc. et cela s’inscrit donc parfaitement dans une logique d’évolution, de progrès et d’amélioration. La veille est une étape logique et faite pour mettre en route de véritables actions d’amélioration.
Le critère 7
« Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées », reste le fondamental de toutes les démarches Qualité.
Le critère 7 comprend les trois derniers indicateurs (30, 31 et 32) et se focalise majoritairement sur l’amélioration continue.
Voici un tableau qui reprend les points importants de ces indicateurs.

Auto-évaluation Qualiopi
Auto-évaluez vous gratuitement sur des sujets variés relatifs à Qualiopi.

Comment mettre en place l’amélioration continue dans Qualiopi ?
Il y a de nombreux moyens de mettre en place une amélioration continue dans le cadre de Qualiopi.
La première action que vous pouvez mettre en place pour enclencher la dynamique, et certainement la plus simple, c’est de lever les écarts après un audit, comme l’audit de certification Qualiopi. Il ne s’agit pas de l’action la plus simple dans le sens où elle est facile, mais dans le sens où elle est logique. Lors d’un audit, des observations seront forcément constatées, même sans non-conformité. Vous pouvez alors mettre en place un plan d’actions pour traiter les aspects négatifs mentionnées et ainsi améliorer le fonctionnement de votre entreprise et de vos processus.
Pour réaliser un plan d’actions, il y a certaines étapes à suivre : mentionner les objectifs à atteindre, puis les tâches à accomplir pour les atteindre, les pilotes de tâches, et surtout une date de réalisation.
En résumé, l’amélioration continue consiste en :
- Le traitement, l’analyse et la gestion des processus ;
- Le recueil des informations ;
- Une écoute attentive du client ;
- La recherche de causes et des effets ;
- La résolution de problèmes ;
- Le traitement des écarts et des non-conformités
- L’optimisation des processus et des procédures de l’entreprise.
Exemple de dossier Qualiopi
Afin de vous accompagnez plus loin dans votre démarche Qualiopi, Reltim vous met à disposition un exemple de dossier Qualiopi.

Quelques outils d’amélioration continue
Il existe de nombreux outils pour mettre en place une amélioration continue.
Voici une liste non-exhaustive des outils que nous utilisons nous-mêmes :
- La roue de DEMING (également appelée PDCA) : Plan, Do, Check, Act ;
- La méthode des 5S ;
- La méthode des 6 sigma ;
- La méthode Kanban ;
- La matrice d’Eisenhower.
Accompagnement Qualiopi
Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.

Conclusion
L’amélioration continue va bien plus loin qu’un simple critère dans le RNQ. Il s’agit surtout d’une méthode consistant au développement de votre entreprise. Avec l’aide de quelques méthodes choisies selon vos préférences, vous pourrez ainsi adopter un process d’amélioration continue adapté à vos besoins.
0 commentaires
Trackbacks/Pingbacks