Comme vous le savez, Qualiopi est une certification valable pendant 3 ans (ou 4 ans pour les premiers certifiés). A la moitié de cette durée (entre le 14ème et le 22ème mois), un audit de surveillance est nécessaire afin de conserver la certification. Et même si cet audit est obligatoire (c’est d’ailleurs souvent le cas dans les démarches de certification) et qu’il est prévu dans les textes, on peut démontrer les bénéfices apportés. Alors, pour quelle raison devons-vous faire un audit de surveillance ? Nous répondons à toutes vos questions.
Vérifier votre utilisation du RNQ
La première chose à faire pour obtenir votre certification, c’est prendre connaissance du référentiel national qualité. C’est à partir de ce texte que l’audit initial est construit. C’est donc tout naturellement à partir de ce texte également que votre audit de surveillance est construit.
Pour avoir et conserver la certification Qualiopi, il vous faut un minimum connaitre le guide RNQ, mais il faut surtout l’utiliser et démontrer qu’il est toujours en place au quotidien. L’audit de surveillance sert donc à vérifier que vous suivez les différents indicateurs pour votre organisme de formation, en commençant par la présence des informations commerciales accessibles, en passant par la veille, sans oublier
Vérifier vos process
Lors de votre audit initial, vous avez présenté différents process à votre auditeur.
L’audit de surveillance est là pour vérifier que vous avez bien suivi vos process, que vous les avez améliorés si tel était le besoin. Et ceci depuis la date officielle de votre certification.
L’auditeur devra également vérifier que vous avez bien suivi les process que vous lui avez transmis, le cas échéant si vous avez eu une non-conformité lors de l’audit initial.
Pour rappel, si vous n’avez pas suivi ces process et que la non-conformité est toujours d’actualité lors de l’audit de surveillance, une non-conformité mineure deviendra une non-conformité majeure. L’audit de surveillance commencera probablement par la vérification de ces écarts.
Rendre plus simple votre audit de renouvellement
Comme rappelé plus haut, la certification Qualiopi est limitée dans le temps. Lorsque les 3 ans de certification sont passés, il vous faut faire un audit de renouvellement afin de conserver votre certification. Cet audit de renouvellement, comme l’audit initial, dure une journée entière. Mais, si déjà au bout de 1 an et demi, beaucoup d’organismes ont de quelques non-conformités, alors qu’en serait-il au bout de 3 ans si vous n’aviez pas d’audit de surveillance ? Ce dernier vous permet de vérifier, vous aussi, vos process en rapport avec Qualiopi, et de vous améliorer en vue de l’audit de renouvellement. Un peu comme une révision avant l’examen.
Conclusion
L’audit de surveillance n’est pas là pour vous « embêter », mais pour vous aider dans vos process d’amélioration continue. Il fait partie du cycle de certification.
Car Qualiopi, nous vous l’avons déjà dit, c’est ça : de l’amélioration continue. L’audit de surveillance vous permet de garder le cap et de ne pas tout lâcher avant la fin de votre certification et de votre audit de renouvellement. Il permet également de vérifier que vous « méritez » bien votre certification. Pour le passer avec brio, nous vous conseillons vivement de lire notre article sur les 7 non-conformités récurrentes publié récemment.