Sommaire

• Calendrier 2026 : Ne jouez pas avec le feu !
• Pourquoi le BPF est-il si crucial pour votre certification Qualiopi ?
• Les points de vigilance pour l’édition 2026
• Nos 3 conseils d’or pour 2026
• FAQ : vos questions sur le BPF
• Conclusion

Calendrier 2026 : Ne jouez pas avec le feu !

Officiellement, la date limite pour la télédéclaration du BPF est fixée au 31 mai 2026.

Toutefois, ne basez pas votre stratégie sur cette date limite.

Pourquoi ? Parce qu’en 2025, un bug majeur a paralysé la plateforme « Mon Activité Formation » le 30 mai, à la veille de la clôture. Un incident similaire en 2026 n’est pas à exclure. Ce bug est lié au serveur qui est tombé en panne durant 4h, et a occasionné de grosses sueurs froides.

Notre conseil est simple : visez une soumission avant le 15 mai. Vous éviterez ainsi le stress des serveurs saturés et les bugs techniques de dernière minute.

Pourquoi le BPF est-il si crucial pour votre certification Qualiopi ?

Comme le souligne justement l’organisme de certification Certifopac, le BPF n’est pas qu’une simple formalité statistique pour la DREETS. C’est un outil qui sert à :

• Calculer la durée de vos audits Qualiopi (en fonction de votre chiffre d’affaires).
• Justifier l’échantillonnage : l’auditeur s’appuie sur les données du BPF pour choisir les dossiers qu’il va contrôler.

Si votre BPF est incohérent ou « néant », votre NDA devient caduc, et votre certificat Qualiopi tombe avec lui. Cela risque d’être encore plus vrai prochainement avec l’arrivée du guide de lecture en V10 et l’arrêté associé.

Les points de vigilance pour l’édition 2026

Remplir son BPF demande de la rigueur sur trois axes majeurs :

A. La cohérence comptable (cadres C à F)

Vos produits de formation (ce que vous avez facturé) doivent correspondre à la réalité de votre comptabilité. Attention aux distinctions entre :

• Les fonds publics ou paritaires (OPCO, CPF, Pôle Emploi).
• Les fonds propres des entreprises (Plan de développement des compétences).
• Les fonds propres des particuliers.

B. Les indicateurs pédagogiques (cadres G et H)

C’est ici que vous renseignez le nombre de stagiaires, le nombre d’heures de formation et la typologie des bénéficiaires.

• Rappel important : Un stagiaire qui suit deux formations différentes dans l’année compte pour « 2 » dans le total des stagiaires, mais pour « 1 » dans le nombre de personnes physiques formées.

C. La sous-traitance : le piège classique

Si vous faites appel à des formateurs sous-traitants, veillez à bien les déclarer dans le cadre dédié. À l’inverse, si vous travaillez vous-même en sous-traitance pour un autre OF, ces heures ne doivent pas être comptabilisées dans vos produits « directs » de formation professionnelle pour éviter les doublons au niveau national.

Nos 3 conseils d’or pour 2026

1. Anticipez votre mot de passe : Depuis la mise à jour du portail EFP-Connect/Mon Activité Formation, la sécurité a été renforcée. Assurez-vous d’avoir accès à votre compte dès le mois de mars. Un mot de passe perdu peut prendre plusieurs jours à être réinitialisé via l’assistance.
2. Préparez votre tableur en amont : N’attendez pas l’ouverture du portail pour compiler vos données. Utilisez un tableau de suivi mensuel tout au long de l’année pour que le remplissage du BPF ne soit qu’un simple copier-coller.
3. Vérifiez le guide : Consultez toujours la dernière version du guide du Centre Inffo. Des évolutions mineures sur les codes de spécialités ou les modes de calcul peuvent apparaître. Ce guide est une méthode simple et la plus efficace que nous connaissions.

FAQ : vos questions sur le BPF

Conclusion

Le BPF 2026 ne doit pas être une source d’angoisse. En anticipant la saisie dès le mois de mars et en évitant la précipitation de fin avril, vous sécurisez votre activité et facilitez vos futurs audits de surveillance ou de renouvellement.

Besoin d’un œil expert pour vérifier la cohérence de vos données avant envoi ? Les consultants Reltim vous accompagnent pour transformer cette contrainte en un véritable outil de pilotage pour votre organisme.

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Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Rappel de ce qu’est la veille

Dans Qualiopi, la veille c’est 3 indicateurs : l’indicateur 23, 24 et 25.

Il y a la veille réglementaire, qui fait le point sur toutes les nouveautés légales et réglementaires (nouvelles réformes, nouvel arrêté, nouveauté liée à Qualiopi, etc.) dans le champ de la formation professionnelle. La veille métiers et compétences qui regroupe les informations liées au secteur dans lequel vous formez. Et la veille pédagogique et technique qui propose des informations sur la pédagogie en formation en elle-même (des nouveaux outils pour former, des conseils, etc.).

Dans chaque secteur, avec une information prolifique, la veille est présente et abondante. Qualiopi vient simplement vous aider à compartimenter ces actions de veille et vous invite à en faire quelque chose en exploitant aux mieux les informations et les impacts sur vos formations.

NB : En plus de ces 3 indicateurs qui se concentrent sur la veille, il y a celle sur le handicap à ne pas négliger, liée entre autres, à l’indicateur 26. Il est à noter que la dimension handicap est présente dans l’ensemble du guide de lecture ce qui impose une veille permanente de fait.

Rappelons que le terme “handicap” est présent à 22 reprises dans le guide. Un sujet de la plus haute importance.

Comment réussir sa veille ?

La veille, ce n’est pas que collectionner les informations pertinentes dans un tableau pour ne plus jamais y toucher.

La veille, ce n’est pas que lire un article de blog ou regarder une vidéo.

La veille, ce n’est pas que s’abonner à une newsletter ou cinquante.

La veille, c’est avant tout ce que vous faites des informations que vous récoltez. Et pour que cela soit valide au niveau de Qualiopi, il faut prouver ce que vous en faites : son exploitation, mais également sa diffusion au sein de votre organisme, notamment pour la veille règlementaire.

Cette dernière peut prendre plusieurs formes : partager un article de blog à ses équipes, transformer un module de formation, tester un nouvel outil de quiz, modifier un document administratif, etc.

Tout cela, c’est ce que vous êtes censés faire même sans Qualiopi. La seule différence que vous apporte la certification, c’est la nécessité de prouver cette exploitation : conserver les messages avec vos équipes, avoir un canal veille dans votre Teams ou autre outil de communication, conserver les anciennes versions des documents modifiés, etc.

Seulement voilà, c’est très complexe : beaucoup d’infos, de newsletter, de sites à visiter, de documents à lire et finalement peu de temps, c’est le drame. Tout cela peut prendre beaucoup de temps et est surtout très chronophage, nous en avons bien conscience.

Résultat ? On cumule les newsletters sans les lire et on se hâte de faire un point rapide à quelques semaines de l’audit → la veille devient un mal nécessaire.

Le bilan n’est pas optimal et l’efficacité n’est pas au RDV. Alors, on traine cette situation d’audit en audit car Qualiopi l’impose. Mais on a réfléchi, on a travaillé et on a mis au point une solution qui permet de réussir à relever ce défi !

Veill’Action, la solution imparable !

C’est pour cela que nous avons développé une solution pour vous. Gain de temps, gain d’efficacité, réussite assurée à l’audit : Veill’Action.

Veill’Action, c’est une veille externalisée plug and play tout-en-un !

Comment ça marche ?

Chaque trimestre, nos abonnés reçoivent un e-mail regroupant les informations clefs des trois mois précédents, triés sur le volet parmi des milliers d’informations par nos équipes (dont Fabrice TIREL et Elodie PASQUIOU, tous les deux auditeurs Qualiopi. Ils connaissent donc les attendus !).

Ce mail s’accompagne d’un tableau Excel regroupant un résumé de chaque information et surtout, plus important, un plan d’exploitation prêt à l’emploi ! 3 actions possibles par sujet. Simple et efficace.

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner vos sujets et vos actions.

Pour aller plus loin

Le premier conseil est d’aborder une approche “moins c’est plus” (less is more pour les anglophones). En effet, il est bien plus crucial de sélectionner quelques sujets et sources de veille et d’aller au fond des choses pour voir si cela présente un intérêt pour votre organisme. Pas besoin de 10 sources de veilles, on sait tous que le temps nous est compté.

Dans un second temps, la veille peut être inscrite dans une “revue qualité” (nous avons écrit un article à ce sujet) et, Qualiopi V10, va probablement faire cette connexion. La veille est bien à considérer comme une source d’amélioration continue et cela permet de mettre à jour le plan d’exploitation. Faite de manière régulière, par exemple chaque trimestre ou semestre, ce sera bénéfique pour l’organisme et sera mis en cohérence avec les audits Qualiopi tous les 18 mois (soit 6X3 trimestres ou 3 x 6 semestres).

Enfin, nous observons toujours plus d’outils et de solutions techniques  ; L’IA amène son lot de possibilité. Nous voyons apparaitre des “GPT dédiés” et autres “agents” avec une forte composante d’automatisation.

Dans cette galaxie, il faut choisir 1 ou 2 outils et les mettre en test dans votre équipe afin de mesurer si les cas d’usage sont adaptés et s’ils peuvent apporter une plus-value rapide. Ainsi, la démonstration concrète de l’exploitation peut être faite. Pour un exemple : c’est exactement ce que nous avons fait dans notre dernière édition de Veill’Actions avec l’outil Notebook LM qui est tout simplement époustouflant. Je vous conseille d’en effectuer un test pour vous rendre compte des possibilités associées (résumé de 30 à 50 pdf, carte mentale, podcast, etc.).

L’avenir s’annonce avec de grands impacts apportés par l’IA et il faut rester à l’écoute des solutions. Encore une fois, avec simplicité et sans se disperser.

Conclusion

La veille est un sujet qui peut être chronophage, mais pourtant si nécessaire au développement de toute structure. Et le domaine de la formation n’y coupe pas.

Qualiopi vous permet simplement d’avoir les bonnes pratiques pour vous aider à réaliser cette veille. Et avec l’offre Veill’Action, fini de passer des heures à décortiquer les newsletters et sites de veille. Alors, on commence quand ?

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Sommaire

• Situation actuelle de l’apprentissage
• Objectif de la réforme
• Les mesures prises
• Pour aller plus loin
• Conclusion

Situation actuelle de l’apprentissage

Le système de formation via l’apprentissage rencontre un grand succès depuis sa mise en œuvre.

Il offre une sécurisation des apprentis. Ce dernier a jusqu’à trois mois après l’entrée en apprentissage pour trouver une entreprise. L’enjeu majeur est de garantir une entrée réussie et un déroulement de la formation jusqu’à l’obtention du diplôme dans les meilleures conditions. De ce fait, on dénombre 66% des apprentis qui obtiennent un emploi salarié 6 mois après leur sortie d’études (données de 2023).

La loi du 5 septembre 2018 a refondé le système de financement de l’apprentissage. Jusque-là, le financement était opéré par la taxe d’apprentissage versée par les employeurs. Depuis, ce sont les OPCO de l’entreprise accueillante qui prennent en charge l’aspect financier de l’apprenant.

Cette approche a permis une nette augmentation de l’apprentissage en France, avec près de 880 000 contrats conclus en 2024.

Mais cette hausse pèse aujourd’hui sur les finances publiques car la contribution unique à la formation professionnelle (CUFPA) n’a, de son côté, pas augmenté. Le financement dépasse donc aujourd’hui cette contribution.

Objectifs de la réforme

Cette réforme s’articule notamment autour de deux grands objectifs :

• La priorisation des financements de l’apprentissage en fonction des besoins du marché du travail

Il est proposé d’ajuster le financement en fonction des besoins du marché du travail. Cela signifie qu’une formation se positionnant vers métier d’avenir ou un métier qui recrute sera priorisée. L’objectif est d’optimiser l’efficacité de l’investissement public.

• L’amélioration de la soutenabilité et le modèle financier de l’apprentissage.

Pour garantir un équilibre entre les coûts de financement et les contributions, des mesures de régulation sont nécessaires. Pour cela, les coûts de formation seront modérés de manière ciblée.

→ Rapprochement des niveaux de prise en charge pour les formations préparant au même métier.

→ Responsabilisation des entreprises avec une participation obligatoire pour les contrats d’apprentissage de niveau 6 et 7.

→ Financement équitable quelle que soit la modalité pédagogique.

→ Financement de la formation selon la durée du contrat d’apprentissage.

Les mesures prises

Le 1er juillet 2025

Participation obligatoire de l’employeur

La loi finance 2025 prévoit une participation obligatoire pour les employeurs d’apprentis de niveaux 6 et 7.

Cette participation s’élèvera à 750€ par contrat. Le CFA aura la charge de recouvrer cette participation obligatoire.

Minoration des niveaux de prise en charge

Les formations en distanciel permettent une réduction des coûts pédagogiques (ce point de vue du législateur n’est toutefois pas partagé par les acteurs du secteur et suscite des débats sur les réseaux). De ce fait, une minoration de 20% s’appliquera à partir du moment ou plus de 80% de la formation est en distanciel.

Proratisation journalière

Actuellement, le versement de niveau de prise en charge du contrat d’apprentissage n’est pas au plus juste de la durée de celui-ci. Tout mois commencé est dû, mais le calendrier des CFA ne permet pas une bonne optimisation de cette prise en charge. Avec cette réforme, la proratisation sera journalière, ce qui permettra de financer les coûts réels de la formation.

Diminution du dernier versement par l’OPCO

Les niveaux de prise en charge actuels par l’OPCO s’étalonnent en 3 versements : 40%, 30% et 30%. Avec cette nouvelle mesure, un solde de 10% est pris sur le dernier versement afin d’éviter les trop perçus auprès des CFA. Ce solde sera mis en réserve.

La rentrée 2026

Modulation des financements

Les branches pourront moduler les financements à hauteur de 20%. Ces décisions devront s’équilibrer financièrement.

Ces positions permettront d’établir le niveau de prise en charge unique par certification.

Mise en place de bouquets de certification

L’objectif de cette mesure est de faire converger le niveau de prise en charge sur les certifications professionnelles préparant à un même métier.

Le plafonnement actuellement mis en place de 12 000€ pour les niveaux 6 et 7 sera étendu au niveau 5.

Lisibilité du système de financement

Pour rendre plus simple et lisible le système de certification, un seul niveau de prise en charge par certification sera fixé. Cela fera passer les 800 000 différents niveaux de prise en charge actuels à environ 3 500.

Lutter contre la fraude

De nouvelles prérogatives de contrôle sont données aux OPCO. L’objectif est de renforcer la qualité des formations en CFA à la rentrée 2025, de vérifier que les CFA respectent bien les missions qui leur sont confiées et de lutter contre la fraude.

Le plan de lutte sera présenté fin mai 2025.

Pour aller plus loin

Une réforme apporte toujours son lot de modifications et d’impacts. Parmis les impacts, nous remarquons que la dimension réglementaire rentre de plus en plus en écho avec la certification Qualiopi. Des liens discrets mais essentiels sont déjà présents : règlement intérieur, missions des CFA, feuille de présence conformes, locaux ERP ne sont que quelques exemples que nous croisons pendant nos audits. Une fois ce constat effectué, nous observons que des contrôles règlementaires sont de plus en plus visibles.

Que sont ces contrôles ? en quoi consistent-t-ils ? Quelles sont les différences avec la certification Qualiopi ? Entrons dans le détail.

Les contrôles se multiplient !

Les contrôles qualité et réglementaires se renforcent pour les CFA (et les OF) : DREETS, OPCO via GIE D²OF ou encore Caisse des dépots et consignation réalisent désormais des audits croisés et ciblés sur la base de référentiels exigeants. Ils vérifient la conformité des pratiques pédagogiques, administratives, contractuelles, et même publicitaires.

Toute incohérence entre communication, convention, certificat ou suivi d’apprenant peut faire l’objet de sanctions, voire d’un signalement. Les contrôles peuvent porter sur les droits de l’apprenti, la qualité des contenus, l’authenticité des livrables, ou encore la gestion des sous-traitants.

📌 Un CFA peut être contrôlé et ne peut refuser !

Des non-conformités peuvent entraîner un retrait d’agrément, une opposition à l’enregistrement de nouveaux contrats, ou une suppression de financement voire des sanctions financières plus lourdes.

Un socle commun mais une finalité différente

Le contrôle vérifie que l’organisme respecte ses obligations légales : existence réelle des formations, conformité administrative, respect des obligations sociales et fiscal. Il s’agit d’un contrôle administratif, financier et réglementaire mené par l’État.

L’audit Qualiopi évalue la qualité du processus de formation sur la base d’un référentiel national Qualité (RNQ) . Il atteste que l’organisme applique des méthodes pédagogiques rigoureuses et suit une démarche d’amélioration continue.

A retenir pour les organismes et les CFA :

La certification Qualiopi est un gage de qualité, mais elle ne remplace pas la nécessité d’une surveillance et d’un autocontrôle permanent pour garantir l’intégrité du système de formation dans votre organisme. C’est une démarche méticuleuse qui doit être en place en continue (et pas seulement quelques semaines avant l’audit Qualiopi).

🔎 CFA, ne soyez pas pris au dépourvu : préparez vos documents, structurez vos preuves, et anticipez les exigences du référentiel.

De cette façon la régularité et les auto contrôles permettront aux organismes de formation de se préparer à d’éventuelles contrôles et donc de minimiser les impacts.

Vous voulez lancer des vagues d’autocontrôles? Consultez et entrainez vous avec les check list RELTIM

Envie de creuser la dimension contrôle ? Consultez par exemple le Référentiel de contrôle qualité D²OF

CFA et RNQ : exemple de liens entre Qualité et réglementation.

Le saviez vous? Parmi les 14 missions du CFA, 8 ont un lien direct avec les indicateurs du RNQ. Ces dimensions y sont clairement citées comme on peut le voir ici avec l’indicateur 10.

• 1- Effectuer un suivi des apprentis, y compris ceux en situation de handicap, sur les différents plans que sont : les connaissances, les compétences et l’intégration vers l’emploi, tout en suivant un projet professionnel établi. Le CFA se veut être un soutien important pour les personnes en situation de handicap en recherche d’un emploi. De l’entrée en CFA à l’intégration en entreprise, le CFA ajuste le contrat d’apprentissage afin que tout se passe pour le mieux sur le lieu de travail. Pour cela, dans chaque CFA, des référents sont désignés pour aider à l’intégration des personnes en situation de handicap (Qualiopi : indicateur 10) ;
• 2- Guider les apprentis dans leur recherche d’emploi et les recommander aux employeurs (Qualiopi : indicateurs 10 et 28) ;
• 4- Dès la rentrée, communiquer aux apprentis leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et en tant que salariés et des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel (Qualiopi : indicateur 15) ;
• 5- Autoriser les apprentis à poursuivre leur formation pendant 6 mois malgré une rupture de contrat avec leur employeur et les accompagner dans la recherche d’un nouveau contrat d’apprentissage, en partenariat avec le service public de l’emploi (Qualiopi : indicateur 12) ;
• 6– En parallèle du service public de l’emploi, spécifiquement les missions locales, accompagner les apprentis dans leurs difficultés sociales et matérielles susceptibles de compromettre le bon déroulement de leur apprentissage (Qualiopi : indicateur 12 et 14) ;
• 8- Favoriser la mixité des métiers et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes en mettant en place des actions de communication pour les apprentis (Qualiopi : indicateur 14);
• 11- Garantir un suivi et un accompagnement des apprentis lorsque la formation est dispensée en tout ou partie à distance (Qualiopi : indicateur 10) ;
• 13- Accompagner les apprentis ayant interrompu leur formation et ceux n’ayant pas, à l’issue de leur formation, obtenu de diplôme ou de titre à finalité professionnelle vers les personnes et les organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation (Qualiopi : indicateur 12).

Conseil : Nous vous recommandons de lire le RNQ sous cet angle.

Nous avons travaillé avec plusieurs CFA sur les actions mises à en place pour les 14 missions afin de préparer l’audit en tout sérenité.

Ces missions ne sont pas de simples obligations réglementaires : elles peuvent être mobilisées comme des preuves concrètes de la mise en œuvre des exigences Qualiopi.

Nous accompagnons de nombreux CFA dans l’intégration efficace de ces 14 missions dans leur démarche qualité.

Vous souhaitez faire le point sur l’application de ces missions dans votre CFA ?

Vous souhaitez obtenir la check list contrôles règlementaires? Discutons-en ensemble.

Conclusion

La certification Qualiopi est en constante évolution pour tous les secteurs de la formation. Dès le 1er juillet, de nombreux changements vont s’opérer dans le secteur de l’apprentissage. 

De plus en plus complète, cette certification qualité, très proche des obligations réglementaires, se marie parfaitement avec les autres contrôles auxquels vous pouvez être soumis.

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• À quand une nouvelle version ?
• Vers un renforcement des exigences ?
• Focus sur les CFA ?
• Conclusion

À quand une nouvelle version ?

L’année 2025 est une année assez calme pour Qualiopi. La plupart des audits de renouvellement ont eu lieu en 2024 et les audits de surveillance auront lieu en 2026. Mais c’est justement la période idéale pour discuter des prochaines améliorations majeures. On peut donc s’attendre à des nouveautés au cours de l’année 2025, voire au début 2026. Restez donc aux aguets !

Pour ne pas rater la nouvelle, abonnez-vous à la page entreprise LinkedIn RELTIM.

Vers un renforcement des exigences ?

La nouvelle version du guide de lecture pourra introduire des exigences centrées sur les compétences transversales (communication, travail en équipe ou encore gestion de projet). De plus, chaque action de formation devra sûrement prouver leur impact concret et mesurable.

Du côté de l’inclusion, il faudra attester et assurer un accès équitable à tous les apprenants, aux personnes en situation de handicap plus particulièrement. Revoyez vos processus liés à l’indicateur 26 pour vous préparer si besoin est !

Pour aller plus loin sur les sous-traitants et la V9, il est possible que cette nouvelle version du guide de lecture demande une documentation claire et précise des exigences Qualiopi à partager avec vos sous-traitants, et surtout des preuves concrètes du respect de ces exigences.

Focus sur les CFA ?

La version 10 du guide de lecture Qualiopi aura un focus tout particulier sur les Centre de Formation d’Apprentis. Si les exigences des CFA vont être renforcés, c’est probablement pour venir appuyer une volonté politique de valoriser l’apprentissage.

Actuellement, les CFA doivent répondre aux exigences des 32 indicateurs Qualiopi, ce qui n’est pas le cas pour la catégorie des actions de formation.

Alors comment cela va se traduire ?

Les CFA feront face à des contrôles qualité plus rigoureux. Cela passera par des audits Qualiopi renforcés et un contrôle plus strict des corrections de non-conformité.

Mais pas seulement. La personnalisation des parcours, l’impact mesurable des formations, l’accessibilité et la rigueur des contrôles seront renforcés dans cette nouvelle version du guide de lecture.

Conclusion

La certification Qualiopi, vous l’avez vu en 2024, n’est pas figée dans le marbre. Le référentiel est amené à évoluer avec les observations terrains, les limites rencontrées et les avancées technologiques et politiques. Il faut donc veiller à rester informé pour ne pas rater ces évolutions qui pourraient changer des processus déjà mis en place avant un prochain audit.

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Sommaire

• Quels sont les avantages de cette newsletter pour votre veille Qualiopi ?
• Avantages spécifiques pour la certification Qualiopi
• S’inscrire à notre newsletter de veille
• Conclusion

Quels sont les avantages de cette newsletter pour votre veille Qualiopi ?

Cette nouvelle newsletter comporte des avantages conséquents sur votre veille Qualiopi. Détaillons ces avantages ensemble.

Centralisation des informations clés

Et si nous vous disions que vous pouvez centraliser toutes les informations essentielles de votre veille en un seul endroit ? En utilisant un document de gestion de veille, c’est ce que vous pouvez accomplir. Ce document inclurait les nouvelles exigences de la certification Qualiopi, les modifications des règlements et les meilleures pratiques pour éviter les sanctions.

Accès régulier à l’information

Tous les 3 mois, vous recevez une newsletter reprenant des informations majeures sur les développements légaux et pédagogiques. Cette newsletter garantit que vous restiez informés des dernières tendances et exigences que nous avons pris soin de sélectionner pour vous.

Analyse répartition de la veille

Nous vous conseillons de choisir une personne responsable de la veille. C’est-à-dire que cette personne lira attentivement la newsletter et pourra assigner les tâches et responsabilités liées aux actions à mener. Le cas échéant, une réunion peut avoir lieu pour mieux définir la répartition.

Suivi et évaluation continue

Qualiopi est une certification de processus et d’amélioration continue. Dans votre processus de veille, nous vous conseillons d’ajouter un suivi des actions à mener. Le responsable de la veille peut planifier une réunion pour vérifier l’avancée des actions à mener et ajuster les stratégies si nécessaire.

Avantages spécifiques pour la certification Qualiopi

Vous le savez maintenant, la certification Qualiopi est une reconnaissance capitale pour les organismes de formation souhaitant accéder à des fonds publics ou mutualisés en France. Pour obtenir cette certification, plusieurs critères et indicateurs doivent être respectés, dont certains concernent spécifiquement la veille. Voici un développement sur les avantages spécifiques pour la certification Qualiopi en mettant l’accent sur les indicateurs 23 et 25.

Conformité aux exigences des indicateurs 23 et 25

1. Indicateur 23 – Veille légale et réglementaire :
   • Cet indicateur exige que les organismes de formation effectuent une veille sur les évolutions législatives et réglementaires pertinentes pour leur domaine d’activité. En suivant les étapes pour organiser cette veille, les organismes peuvent s’assurer qu’ils sont toujours à jour avec les changements réglementaires et législatifs. Cela permet de minimiser les risques de non-conformité, ce qui est crucial pour éviter des sanctions ou des amendes et maintenir la qualité et la légalité des formations proposées.
2. Indicateur 25 – Veille sur les innovations technologiques et pédagogiques :
   • Ce second indicateur 25 du référentiel RNQ de Qualiopi requiert une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques. Cet indicateur met l’accent sur l’importance de suivre et d’intégrer les nouvelles approches et outils pédagogiques ainsi que les avancées technologiques dans le domaine de la formation. L’enjeu est d’avoir une veille pertinente par rapport à votre contexte mais également de démontrer les exploitations réalisées ou potentielles avec un impact sur vos formations.

Réduction des risques de non-conformité

En structurant et en suivant rigoureusement les étapes de veille, les organismes de formation réduisent significativement les risques de non-conformité. Les audits de certification Qualiopi vérifient la présence de processus de veille et leur mise en œuvre. La non-conformité peut entraîner des pénalités, la perte de la certification ou des opportunités de financement. Une veille organisée et documentée garantit donc une meilleure préparation pour les audits.

Conservation des preuves pour l’auditeur

Un aspect crucial de la certification est la capacité à fournir des preuves tangibles de la mise en œuvre des processus de veille. En maintenant un système de documentation rigoureux et en conservant toutes les preuves (rapports de veille, captures d’écran, notes de synthèse), les organismes peuvent démontrer leur engagement continu à répondre aux exigences de Qualiopi. Cette documentation rassure les auditeurs et simplifie le processus d’audit.

Développement et maintien de l’activité

La veille packagée, c’est-à-dire bien structurée et synthétisée, devient une ressource stratégique pour les organismes de formation. Elle permet de :

• Identifier de nouvelles opportunités : En se tenant informés des évolutions du marché, des nouvelles réglementations et des besoins en compétences, les organismes peuvent développer de nouveaux programmes de formation adaptés aux tendances actuelles et futures.
• Améliorer la qualité des formations : La veille permet d’intégrer les meilleures pratiques et les innovations pédagogiques, ce qui améliore la qualité des formations proposées et leur efficacité.
• Renforcer la compétitivité : En étant à la pointe des évolutions de leur secteur, les organismes de formation peuvent se positionner comme des leaders, attirant ainsi davantage de clients et de partenaires.

Facilité de communication et attractivité

Enfin, une veille bien structurée et agréablement présentée est plus facile à communiquer. Elle peut être utilisée dans des rapports annuels, des newsletters, des blogs ou des réseaux sociaux pour informer et sensibiliser les parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs). Une communication claire et régulière sur les résultats de la veille renforce la transparence et la confiance, et peut attirer de nouveaux clients et partenaires en montrant l’engagement de l’organisme à rester pertinent et à jour.

S’inscrire à notre newsletter de veille

La mise en place d’une veille stratégique et la création d’une newsletter adaptée constituent une prestation à part entière. En effet, cette activité demande de mobiliser diverses ressources, notamment humaines et techniques, pour collecter, analyser et synthétiser les informations pertinentes autour de Qualiopi.

En raison de cette complexité et pour garantir la qualité et la pertinence des contenus proposés, nous vous invitons à nous contacter via notre formulaire de contact pour discuter de vos besoins spécifiques et des modalités de cette prestation.

Conclusion

Faire sa veille peut sembler long et fastidieux. Mais avec le bon outil, cela devient d’un coup plus simple et efficace.

En adoptant ces pratiques, vous assurez non seulement la conformité de votre organisme aux exigences de Qualiopi, mais vous contribuez également à l’amélioration continue de la qualité de vos formations, tout en intégrant les dernières innovations pédagogiques et technologiques.

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• Le référentiel v9 part d’un décret
• Une nouvelle version 9 focus sous les sous-traitants
• Une obligation de certification
• Des modifications de mise en forme
• Conclusion

Le référentiel v9 part d’un décret

Cette nouvelle version du référentiel fait suite au décret du 28 décembre dernier, en lien avec la loi n° 2022-1587 du 19/12/2022 visant à lutter contre la fraude au CPF.

Ce nouveau décret permet de mieux cadrer les recours à la sous-traitance, par le biais de différentes obligations.

Les contrats

Désormais, les contrats entre les donneurs d’ordre et les sous-traitants doivent avoir plus de précisions :

• la mission qui est confiée au sous-traitant
• l’intitulé, l’objectif et le contenu de la prestation
• les moyens humains, pédagogiques et techniques prévus
• la durée et la période de réalisation
• les modalités de déroulement, de suivi, de justification, d’évaluation et de sanction de l’action
• le prix et les modalités de règlement

Ces informations sont impératives dans le cadre d’un audit à la certification Qualiopi en tant que sous-traitant. Si elles ne figurent pas sur le contrat, le sous-traitant sera audité normalement.

Le CPF

De plus, un plafonnement est mis en place en fonction du chiffre d’affaires. Celui-ci a été précisé dans l’arrêté du 3 janvier 2024 et est porté à 80% du chiffre d’affaires total. Cela signifie qu’un organisme de formation peut sous-traiter 80% de son CA sur la plateforme Mon Compte Formation et doit pouvoir dispenser lui-même l’équivalent de 20% de son CA annuel au minimum.

Sous-traitance en cascade

Bien entendu, la sous-traitance en cascade est interdite. Et le décret précise cela. Donc si une vous avez une mission en tant que sous-traitant, vous ne pouvez pas confier cette mission à quelqu’un d’autre. Réfléchissez donc bien avant de signer un contrat à la faisabilité de la mission.

Une nouvelle version 9 focus sous les sous-traitants

Ce nouveau guide, au delà du contrat, met en avant les sous-traitants, avec des encadrés qui leur sont destinés au niveau des indicateurs concernés.

Il s’agit des indicateurs 1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 16, 26, 28 et 30.

Ces encadrés sont là pour aider les sous-traitants dans leur préparation à la certification Qualiopi. Pour certains indicateurs, comme le premier, le guide nous indique que ce n’est pas applicable lorsque le prestataire intervient en sous-traitance (et qu’il a bien été reconnu en tant que tel à la lecture du contrat par le certificateur). Pour d’autres, comme l’indicateur 13, c’est indiqué que l’organisme certificateur tiendra compte de l’aspect prestation en sous-traitance lors de l’audit.

Une obligation de certification

Jusque là, les sous-traitants n’avaient aucune obligation d’être certifiés Qualiopi, à partir du moment où ils avaient une base de connaissances et respectaient les process des donneurs d’ordre.

Mais avec le décret du 28 décembre, cette indulgence n’est plus d’actualité. En effet, les sous-traitants ayant un chiffre d’affaires supérieur à 77 700€ HT et n’étant pas sous le régime micro-social doivent être certifiés Qualiopi pour continuer à exercer leur activité.

Des modifications de mise en forme

Les définitions

Au delà du fond qui a été remanié globalement dans le V8 et spécifiquement pour la sous-traitance dans le V9, nous remarquons que le guide de lecture a évolué sur la forme. Par exemple, le glossaire est maintenant à la fin du document. C’est n’est pas si anodin que ça car il faut avoir le réflexe d’aller chercher les définitions, qui étaient jusque là sous nos yeux, à la fin du document. Nous vous invitons à bien intégrer ces définitions, car il y a de grandes chances que l’auditeur s’y réfère.

💡 Astuce : découvrez les définitions en repérant les mots en gras dans les indicateurs d’appréciation.

Les Nota Béné

L’apparition des NB est à prendre en compte de manière stricte et rigoureuse, donc à intégrer dans le niveau attendu car cela complète souvent l’exigence. Il y a quatre types de NB :

• Des précisions sur les classifications de non conformité : à lire en dernier (pour ne pas se faire peur).
• Une clarification des quasiment tous les indicateurs : il faut bien relire attentivement le guide de lecture pour identifier et comprendre les évolutions.
• Des nombreux nouveaux éléments de preuves possible : cela ouvre la porte à de nouvelles démonstrations de conformités avec d’autres éléments que vous possédez.
• La clarification de la définition d’un nouvel entrant : une définition essentielle pour les nouveaux organismes.
• La mention sur la conduite de l’audit et le comportement cible de l’auditeur avec notamment une logique “d’adaptation”* : bien caler et expliquer / présenter l’OF pour être certain de s’être compris avec son auditeur.

*cf : “L’appréciation (…) doit être proportionnée et cohérente avec les caractéristiques de la formation (formation courte ou longue, individualisée ou sur catalogue, certifiante ou non certifiante…)”

• Un cadrage des périmètres des audits de surveillance (dans les textes qui complètent le guide de lecture)

Conclusion

Sans être une révolution, ces évolutions apportent leur lot de nouveautés, de précisions, de clarifications.

C’est donc tout naturellement que nous vous invitons à poursuivre la bonne compréhension au travers de nos ressources. Nous reviendrons prochainement vers vous à propos des impacts de ces changements, notamment dans le cadre de l’audit de renouvellement.

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Sommaire

• Quand remplir son BPF ?
• Que contient le BPF ?
• Comment remplir le BPF ?
• Conclusion

Quand remplir son BPF 2024 ?

Le Bilan Pédagogique est financier est un document annuel. Depuis 2020, sa date butoir était décalée à la fin du mois de mai de chaque année. Cette année 2024, la date butoir est de nouveau le 30 avril.

Vous devez donc remplir votre BPF avant le 31 mai 2024 afin de ne pas perdre votre NDA.

Que contient le BPF ?

Le bilan pédagogique est financier doit inclure des données correspondant à trois niveaux :

Les activités de formation

Cette partie comprend :

• le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis
• Le nombre d’heures de formation dispensées
• Les répartitions par domaine et niveau de ces formations
• La durée de ces formations

Les données financières

Cette partie comprend :

• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle
• Les fonds reçus
• les facturations effectuées

Les engagements règlementaires

Cette partie comprend tout ce qui peut être demandé par les autorités de votre région comme la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.

Comment remplir le BPF en 2024 ?

La procédure se fait aujourd’hui totalement en ligne, via le portail “Mes démarches emploi et formation professionnelle.”

En savoir plus sur cette télédéclaration : https://www.centre-inffo.fr/site-droit-formation/actualites-droit/teletransmission-de-la-declaration-dactivite-et-du-bpf

Pour vous aider à remplir votre BPF, Centre Inffo vous propose tous les ans un guide gratuit à télécharger en PDF.

Conclusion

Le Bilan Pédagogique et Financier est bien plus qu’un document administratif de comptabilité.

C’est également le moment pour vous de faire bilan de l’année écoulée, de voir si vous avez atteint vos objectifs de formations vendues et de stagiaires et apprenants accueillis. C’est également une opportunité de mettre en lumière

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Sommaire

• Aide Qualiopi pour limiter les non-conformités
• Télécharger des outils digitaux Qualiopi
• Réaliser une veille efficace et l’appliquer
• Penser à l’accompagnement Qualiopi
• Conclusion

Aide Qualiopi pour limiter les non-conformités

La certification Qualiopi est un gage de qualité essentiel pour les prestataires de formation, mais il peut être difficile de s’assurer que toutes les procédures et pratiques sont conformes au référentiel.

C’est là que se faire aider dans sa démarche Qualiopi entre en jeu. En fournissant des directives claires, des ressources utiles, et des bonnes pratiques, cette assistance vise à limiter les non-conformités potentielles. Elle offre aux organismes les moyens de mettre en place des processus efficaces et de garantir leur conformité aux critères de qualité établis. Découvrez comment notre aide Qualiopi peut vous aider à naviguer dans le paysage exigeant de la certification tout en minimisant les risques de non-conformités.

Télécharger des outils digitaux Qualiopi

S’ouvrir au monde digital

Le monde digital offre une multitude d’opportunités pour faciliter le processus de certification Qualiopi. Télécharger des outils digitaux Qualiopi peut être la clé pour simplifier et optimiser votre démarche. Ces ressources en ligne fournissent des modèles, des guides interactifs, et des supports de formation personnalisables.

En intégrant ces outils dans votre processus de certification, vous pouvez gagner du temps, réduire les erreurs potentielles, et garantir une conformité plus aisée avec les normes de qualité. Explorez comment l’utilisation de ces outils digitaux peut être un atout précieux dans votre quête pour la certification Qualiopi.

Toutes ces ressources essentielles pour vous accompagner dans votre démarche de certification Qualiopi sont regroupées de manière pratique au sein d’une seule et même page ressource. Nous avons conçu cet espace pour vous offrir une accessibilité facile et une expérience utilisateur fluide. Vous pouvez ainsi accéder rapidement à tous les outils, modèles, guides et informations officielles dont vous avez besoin pour réussir votre certification Qualiopi, le tout sur une seule page centralisée.

Cette approche simplifiée vise à vous faire gagner du temps, à renforcer votre efficacité, et à vous fournir un guichet unique pour toutes vos ressources de certification. Découvrez cette page complète et optimisée pour faciliter votre processus de conformité Qualiopi.

Réaliser une veille efficace et l’appliquer

La réalisation d’une veille efficace est une étape incontournable dans votre démarche de certification Qualiopi. Cela implique de suivre de près les actualités, les publications, et les ressources pertinentes. Nous facilitons grandement cette tâche grâce à nos multiples canaux d’information.

Notre blog actif, entièrement dédié à Qualiopi, est une source inestimable de contenu informatif et éducatif. Notre page LinkedIn, forte de 1100 abonnés, vous permet de rester connecté avec une communauté engagée et bien informée. Notre newsletter, efficace et régulièrement mise à jour, vous livre directement les dernières informations et conseils dans votre boîte de réception.

De plus, notre chaîne YouTube offre une plateforme visuelle pour approfondir vos connaissances. Tout cela, associé à une veille attentive, vous donne l’opportunité d’appliquer efficacement les enseignements que vous tirez de ces divers canaux dans votre processus de certification. Cette approche proactive, associée à une veille attentive, est la clé de la réussite dans le domaine de la formation professionnelle.

Pour avoir du contenu plus approfondi sur le sujet de la veille, nous vous invitons à lire notre article dédié à la veille Qualiopi.

Penser à l’accompagnement Qualiopi

En abordant la certification Qualiopi, il est essentiel de garder à l’esprit l’option de se faire accompagner. Bien que la certification puisse être obtenue sans accompagnement, il est important de reconnaître les avantages que cela peut offrir. L’accompagnement assure une démarche structurée et sécurisée tout au long du processus. Il vous permet de bénéficier de l’expertise et de l’expérience d’un professionnel, ce qui garantit une sérénité accrue. Vous pouvez ainsi éviter les écueils potentiels, gagner du temps et être assuré que chaque étape est réalisée de manière optimale.

C’est une option à considérer sérieusement pour maximiser vos chances de réussite et vous sentir en confiance tout au long de votre parcours vers la certification Qualiopi.

Avec accompagnement

Conclusion

La certification Qualiopi est une démarche cruciale pour les prestataires de formation professionnelle souhaitant garantir la qualité de leurs services. Pour réussir dans cette entreprise, il est primordial de rester informé et de tirer parti de toutes les ressources à votre disposition.

Réaliser une veille efficace, consulter des articles pertinents, et envisager l’accompagnement sont autant d’éléments qui peuvent faire la différence dans votre parcours vers la certification. Chez Reltim, nous nous engageons à vous fournir les outils, les informations et le soutien nécessaires pour atteindre vos objectifs Qualiopi.

En combinant ces ressources à votre engagement personnel, vous pouvez progresser avec confiance et succès dans le monde exigeant de la formation professionnelle, en garantissant une qualité exceptionnelle à vos clients et partenaires.

Vous avez une question ? Vous voulez donner votre avis ? Postez un commentaire

Sommaire

• L’importance de la veille Qualiopi
• Astuces 1 : Installer le référentiel Qualiopi sur son téléphone
• Astuces 2 : Suivre la newsletter LinkedIn
• Astuces 3 : Suivre automatiquement le blog Reltim dédié à Qualiopi
• Conclusion

L’importance de  la veille Qualiopi

Critères de certification

La veille Qualiopi porte sur les critères définis par le référentiel de certification. Il s’agit de surveiller les éventuelles modifications, les ajouts ou les mises à jour apportés à ces critères. Par exemple, la surveillance des changements dans les exigences en matière de conception et de délivrance des actions de formation.

Modalités d’évaluation

La veille Qualiopi implique également de se tenir informé des modalités d’évaluation mises en place pour la certification. Cela comprend les différentes étapes de l’évaluation, les outils utilisés, les compétences des évaluateurs, etc. Être à jour sur ces aspects permet aux organismes de formation de se préparer de manière adéquate à l’évaluation.

Évolution de la réglementation

La veille Qualiopi comprend également la surveillance des évolutions réglementaires dans le domaine de la formation professionnelle. Il est important de se tenir informé des nouvelles lois, des décrets et des arrêtés qui peuvent avoir un impact sur les exigences de certification Qualiopi, mais également des exigences concernant le milieu de la formation en général, ou concernant les sujets abordés dans vos formations.

Bonnes pratiques

La veille Qualiopi peut également inclure la recherche et la diffusion de bonnes pratiques en matière de qualité de la formation. En étant informé des initiatives réussies, des méthodologies efficaces et des expériences positives, les organismes de formation peuvent améliorer leurs propres pratiques.

Astuces 1 : Installer le référentiel Qualiopi sur son téléphone

Afin de faciliter l’accès au référentiel Qualiopi, une première astuce consiste à l’installer sur votre téléphone portable. Chez Reltim nous proposons une version web et mobile du référentiel Qualiopi, ce qui vous permet de le consulter facilement où que vous soyez.

Comment installer le référentiel Qualiopi sur mon téléphone ?

Pour installer une page web sur l’écran d’accueil d’un smartphone, voici les étapes à suivre pour les systèmes d’exploitation Android et iOS :

Sur Android :

1. Ouvrez le navigateur web de votre choix sur votre smartphone Android.
2. Accédez à la page sur le référentiel Qualiopi.
3. Appuyez sur le menu (trois points verticaux ou horizontaux, selon le navigateur) pour faire apparaître les options supplémentaires.
4. Recherchez l’option « Ajouter à l’écran d’accueil », « Ajouter à l’écran d’accueil » ou une option similaire. Elle peut varier selon le navigateur que vous utilisez.
5. Appuyez sur cette option et vous serez redirigé vers l’écran où vous pouvez personnaliser l’icône et le nom de la page web.
6. Modifiez les paramètres selon vos préférences, puis appuyez sur « Ajouter » ou « OK » pour terminer le processus.
7. Maintenant, vous pouvez retrouver l’icône de Reltim sur votre écran d’accueil Android, et en appuyant dessus, vous serez directement redirigé vers notre référentiel Qualiopi.

Sur iOS (iPhone) :

1. Lancez le navigateur Safari sur votre iPhone.
2. Accédez à la page sur le référentiel Qualiopi.
3. Appuyez sur l’icône de partage, située en bas de l’écran (un carré avec une flèche pointant vers le haut).
4. Dans la liste des options, recherchez et sélectionnez « Sur l’écran d’accueil » ou « Ajouter à l’écran d’accueil ».
5. Vous serez redirigé vers l’écran où vous pouvez personnaliser le nom de l’icône.
6. Modifiez le nom si nécessaire, puis appuyez sur « Ajouter » en haut de l’écran pour finaliser l’ajout de la page web sur l’écran d’accueil.
7. Vous trouverez maintenant l’icône Reltim sur l’écran d’accueil de votre iPhone. En appuyant dessus, vous pourrez accéder directement au référentiel Qualiopi.

Astuces 2 : Suivre la newsletter LinkedIn

Il est important de s’abonner à notre newsletter LinkedIn sur Qualiopi car cela vous permet de rester informé des dernières actualités et évolutions de la certification. En recevant régulièrement des mises à jour directement dans votre boîte de réception LinkedIn, vous ne manquerez aucune information cruciale concernant Qualiopi.

Cela vous aidera à rester à jour sur les bonnes pratiques, les conseils et les nouvelles ressources liées à cette certification essentielle. Ne sous-estimez pas l’importance de rester informé pour garantir la qualité de vos prestations et répondre aux exigences de Qualiopi. Abonnez-vous dès maintenant à notre newsletter LinkedIn pour bénéficier d’une veille efficace et ne rien manquer.

Astuces 3 : Suivre automatiquement le blog Reltim dédié à Qualiopi

Pour suivre le blog Reltim dédié à Qualiopi et rester informé de ses dernières publications, vous pouvez utiliser des outils tels que Padlet ou Feedly. Voici comment procéder :

Utilisation de Padlet :

1. Rendez-vous sur le site de Padlet (www.padlet.com) et créez un compte si vous n’en avez pas déjà un.
2. Une fois connecté, créez un nouveau « mur » en cliquant sur le bouton correspondant.
3. Donnez un titre à votre mur, par exemple « Veille Qualiopi – Blog Reltim ».
4. Sur une autre fenêtre ou un autre onglet de votre navigateur, ouvrez le blog Reltim dédié à Qualiopi.
5. Copiez l’URL du blog Reltim et de la catégorie Qualiopi https://reltim.com/blog/categorie/certification-qualiopi/ 
6. Revenez sur votre mur Padlet et cliquez sur le bouton « Ajouter une note » ou « Add a note ».
7. Collez l’URL du blog Reltim dans la note que vous venez de créer.
8. Ajoutez un titre à la note, par exemple « Blog Reltim – Dernières publications ».
9. Répétez les étapes 6 à 8 pour chaque publication que vous souhaitez suivre.
10. Enregistrez votre mur Padlet et revenez régulièrement dessus pour consulter les dernières publications du blog Reltim.

Utilisation de Feedly :

1. Accédez au site de Feedly (www.feedly.com) et créez un compte si nécessaire.
2. Une fois connecté, cliquez sur le bouton « Add Content » (Ajouter du contenu) ou utilisez la barre de recherche pour trouver le blog Reltim dédié à Qualiopi, vous  pouvez taper l’URL de la catégorie https://reltim.com/blog/categorie/certification-qualiopi/ 
3. Lorsque vous trouvez le blog Reltim, cliquez sur son nom pour afficher les dernières publications.
4. Cliquez sur le bouton « Follow » (Suivre) pour ajouter le blog Reltim à votre liste de suivi.
5. Vous pouvez également organiser vos abonnements en créant des catégories ou des dossiers thématiques dans Feedly pour une meilleure organisation de vos sources d’informations.
6. Chaque fois que vous vous connectez à Feedly, vous pouvez consulter les dernières publications du blog Reltim et accéder directement aux articles pour rester informé.

En utilisant Padlet ou Feedly, vous pouvez facilement suivre le blog Reltim dédié à Qualiopi et recevoir les dernières publications directement sur votre mur Padlet ou dans votre flux Feedly. Cela vous permettra de rester à jour et de ne rien rater des informations et analyses fournies par le blog Reltim.

Conclusion

La veille Qualiopi est essentielle pour garantir la conformité de votre organisme de formation et rester à jour avec les exigences de la certification. En suivant ces trois astuces, vous pourrez optimiser votre veille et ne rien rater des dernières évolutions. 

Sommaire

• Quels sont les 3 indicateurs de veille Qualiopi ?
• Pourquoi faire de la veille ?
• Faire une bonne veille Quliopi : étapes et outils
• Est-il possible d’automatiser la veille Qualiopi à 100% ?
• Conclusion

Quels sont les 3 indicateurs de veille Qualiopi ?

Avant de voir comment respecter les 3 indicateurs de veille, un petit rappel de ces indicateurs.

Ils font tous les 3 parties du critère 6 “L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel”. Il s’agit des indicateurs 23, 24 et 25.

L’indicateur 23 :

Le prestataire réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

L’indicateur 24 :

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

 

L’indicateur 25 :

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Exploiter les données

L’étape la plus importante lorsque l’on fait de la veille, c’est l’exploitation des données collectées. Rien ne sert de s’informer si rien n’est fait derrière. Ce serait une perte de temps.

Mais comment on exploite les données exactement ?

Vous avez plusieurs manières d’exploiter les informations, selon l’information collectée. Certaines informations que vous avez trouvées peuvent servir à un autre membre de l’équipe. Les partager est une forme d’exploitation. Certaines informations vont vous permettre de modifier des documents, ou des formations. D’autres vont même, pourquoi pas, vous permettre de créer des nouvelles formations. Peu importe la manière, dès qu’une information vous semble pertinente à exploiter, faites le.

Par exemple chez RELTIM, nos clients ont aussi un espace client qui permet d’accéder à des ressources utiles et mises à jour. Ce sont des ressources qui peuvent être exploitées en mode “plug and play” dans le cadre de la veille technique et pédagogique ou veille réglementaire. L’avantage est que le travail de tri et d’analyse est déjà fait.

Prouver

Dans le cadre de la certification Qualiopi, vous devez prouver que vous avez bien effectué une veille pour chacun des 3 indicateurs de veille.

Pour cela, rien de plus simple, il suffit de garder les traces de tout ce que vous avez effectué en termes d’exploitation.

• Vous avez partagé une information avec un collègue ? Conservez le message.
• Vous avez modifié un document ? Conservez l’ancien document quelque part ou modifiez la date du document.

Le plus simple, pour ne pas vous éparpiller, est d’avoir un tableau dans lequel vous conservez toutes ces données. Vous pouvez y mettre l’information collectée, si elle est exploitée, par quel moyen, et les dates. Vous pouvez utiliser un tableur Excel, ou bien alors utiliser un outil tel que Notion dans lequel pour avez un espace partagé avec le reste de votre équipe.

Voici un exemple de tableau de suivi de la veille

Est-il possible d’automatiser la veille Qualiopi à 100% ?

Automatiser entièrement toutes les étapes de la veille Qualiopi est une tâche complexe et peu recommandée. En revanche, bien entendu, vous avez la possibilité d’automatiser la récolte de données. Néanmoins, l’intervention humaine est capitale pour analyser et exploiter ces informations correctement.

Automatisation partielle : une solution pratique

Vous avez plusieurs moyens de le faire, comme l’utilisation des newsletters. Formalerte, cité plus haut, est un système d’automatisation car vous recevez un e-mail une fois par semaine, sur le sujet de la formation en générale, sans avoir à rechercher par vous-mêmes. Il multiplie les sources pour que vous ayez des informations de différents sites. Les newsletters venant de sites d’information différents sont aussi une forme d’automatisation, car vous recevez l’information directement dans votre boite mail sans avoir à la chercher. Il ne vous reste après plus qu’à choisir si les informations reçues sont pertinentes. L’automatisation partielle de la veille Qualiopi peut ainsi grandement simplifier le processus.

Mais on peut aller encore plus loin ! Reltim propose désormais un système de filtrage de veille Qualiopi via une newsletter mensuelle. Ce service permet de recevoir directement dans votre boîte mail un plan d’action lié à chaque newsletter mensuelle, sans avoir à rechercher les informations vous-même.

Les avantages du système de newsletter de Reltim

• Réception automatique d’informations : Recevez des informations pertinentes sur la formation directement dans votre boîte mail.
• Filtrage et pertinence : Profitez d’un filtrage avancé pour garantir que les informations reçues sont utiles et adaptées à vos besoins.
• Plan d’action mensuel : Chaque newsletter est accompagnée d’un plan d’action en format CSV, vous aidant à mettre en œuvre les informations reçues de manière efficace.

PS : vous pouvez l’essayer gratuitement sans engagement : essayer la newsletter de veille Reltim

Outils de Veille Complémentaires

En complément du système de newsletter de Reltim, d’autres outils de veille comme Google Alertes ou Feedly peuvent être utilisés. Ces outils exploitent des flux RSS pour surveiller le web en fonction des mots-clés que vous spécifiez, fournissant une couche supplémentaire d’automatisation.

Conclusion

La veille et Qualiopi, ce n’est pas une tâche compliquée, longue et sans intérêt. La veille est un atout considérable pour votre organisme, que ce soit pour la conception de vos formations, pour l’accueil de vos clients ou encore pour l’amélioration technique et technologique de votre organisme. Que ce soit pour obtenir et conserver Qualiopi, ou bien simplement pour votre entreprise en général, la veille ne peut que vous être bénéfique.

Conseils : en vue des audits il faut bien préparer le process d’exploitation de la veille avec, si possible, des retours concrets sur les actions de formations. Ce n’est pas le nombre de newsletters auxquelles on est inscrit qui compte mais bien les quelques actions fortes qui découlent de l’analyse de ces informations.

Psssst, pour aller plus loin, découvrez prochainement notre auto-évaluation sur le thème de la veille, restez connectés !

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