Comment bien créer son OF

par | 24 Jan 23 | Actualités Qualiopi, Débuter dans Qualiopi, Organisme de formation

Tous les ans, de nouveaux organismes de formation voient le jour. Bien que la création d’un OF soit évidente pour certains, pour d’autres c’est un vrai parcours du combattant. Après avoir accompagné certaines personnes dans la création de leur OF, puis dans l’obtention de la certification Qualiopi, nous avons regroupé dans cet article les informations importantes pour vous les partager et faciliter votre nouvelle vie professionnelle.

Attention cependant ! Nous ne sommes pas juristes, l’idée est de vous donner des informations d’un point de vue retour d’expérience.

Le NDA c’est quoi ?

 

Le NDA, ou numéro de déclaration d’activité, est un numéro obtenu auprès de la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), ou la DRIEETS pour l’Ile de France (Direction Régionale Interdépartementale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités), qui officialise le lancement de la formation et la naissance de l’organisme de formation.

 

C’est un numéro « d’immatriculation officielle » donné par l’État. Il s’agit d’un pré requis pour pouvoir accéder au marché de la formation et en effectuer une activité réelle et régulière.

 

Il s’obtient sur la base d’un dossier administratif à remplir et avec des preuves à fournir. Elles permettent de démontrer l’organisation et les moyens mis en œuvre dans l’activité formation.

Il entraîne quelques conséquences, notamment l’obligation annuelle de déclaration d’un bilan pédagogique et financier. Le BPF est en fait une déclaration financière de l’activité formation, qui existe séparément de l’activité principale de l’entreprise.

Ce bilan pédagogique et financier est obligatoire et doit être fait chaque année, sous peine d’annulation de l’activité de formation.

 

> Le lien avec Qualiopi 

 

Le NDA est obligatoire pour effectuer la démarche Qualiopi auprès des certificateurs.

Le calcul du temps d’audit est réalisé sur la base des données déclarées dans le BPF.

 

Bon à savoir : dans le cas de Qualiopi, il existe une catégorie spéciale dite « le nouvel entrant ». Le nouvel entrant est un organisme qui a effectué sa demande de NDA mais qui n’a pas encore effectué de BPF.

 

Calendrier qui rappelle le temps entre chaque audit Qualiopi. Audit initial, 18 mois plus tard audit de suivi, au total 3 ans plus tard audit de renouvellement

Créer son OF : obtenir son NDA

 

L’obtention du NDA est une démarche assez simple. La première chose à faire est d’obtenir le formulaire en ligne. Il est complété d’une notice explicative des pièces à fournir, que vous pouvez également retrouver dans notre kit ressources.

 

Il vous faut donc remplir ce formulaire et apporter les pièces justificatives. Notamment une convention, un contrat de formation ou un devis de formation qui permet de montrer sa bonne foi dans le fait que l’activité de formation démarre.

Parmi ces pièces justificatives, il faut essayer d’apporter un maximum de preuves de bonne foi et de cohérence entre la demande et la réalité de la situation. Ainsi, il est fondamental de se focaliser sur les compétences techniques associées à la formation, au regard des titres détenus par les formateurs.

 

Au-delà d’un profil ou d’un curriculum vitae, il n’est pas rare de devoir prouver cette adéquation par l’envoi des diplômes ou des attestations de formations professionnelles pour démontrer la qualité technique du formateur.

 

Peut-on perdre son NDA ?

 

De manière pratico pratique, on peut voir sur le terrain que la perte de NDA est quelque chose qui peut très facilement arriver.

Les causes principales sont par exemple :

  • L’absence de règlement intérieur
  • La non-adéquation des profils avec les formations dispensées
  • La non-déclaration du bilan pédagogique et financier
  • Des publicités sur les formations qui peuvent être totalement non conformes aux règles en vigueur dans la profession.

Attention, la perte du NDA entraîne obligatoirement la perte de la certification Qualiopi. Il est donc important d’être très vigilant sur le respect des routines incontournables permettant de conserver la bonne marche de l’activité formation.

 

Créer son OF : les documents importants sur le plan règlementaire

 

Un certain nombre de documents sont très utiles et incontournables lorsque l’on exerce l’activité d’organisme de formation. Les CV des formateurs ou encore le règlement intérieur sont des fondamentaux. De plus, il est d’usage de définir des conditions générales de vente des activités de formation (qui doivent être disponibles sur demande). Attention aussi au respect des éventuelles clauses incontournables dans le cas de publicité.

L’accès aux formations, le contenu des formations, les diplômes délivrés et les financements possibles doivent être affichés de manière transparente par l’OF. Cette démarche de transparence est capitale pour la bonne poursuite de l’activité.

 

Parmi les documents clés que nous voyons sur le terrain dans l’activité de formation, nous pouvons noter :

  • Les conventions (ou contrats) de formation ;
  • Les convocations ;
  • Les feuilles de présence ;
  • Les attestations de réalisation effective de la formation, plus communément appelées certificats de réalisation ou attestations de fin de formation.

 

Important : au-delà du code du travail qui régit une bonne partie des éléments ci-dessus, l’organisme de formation doit aussi avoir des notions sur d’autres réglementations rattachées à l’activité formation :

  • Le RGPD (dans le cadre du traitement des données) ;
  • Le code du commerce (notamment dans le cadre de l’information des clients) ;
  • Le code de propriété intellectuelle (notamment droits d’auteur sur les supports de formation) ;
  • Le code de la construction (accueil du public).

 

> Le lien avec Qualiopi

 

Outre le lien direct sur le calcul du temps d’audit, d’autres indicateurs Qualiopi recoupent les textes réglementaires :

 

  • L’indicateur 1 sur l’information donnée au public
  • L’indicateur 9 sur les informations données aux stagiaires
  • L’indicateur 10 sur les capacités d’adaptation notamment pour les personnes en situation de handicap
  • Les indicateurs 17 /21 sur l’adéquation des moyens humains et matériels qui permettront de mener la formation

 

Le cas de la sous-traitance (notamment le recours à des formateurs externes) fera l’objet d’un article spécifique très prochainement.

 

Créer son OF : conclusion

Comme nous l’avons vu, la règlementation de la formation professionnelle et Qualiopi sont imbriqués. D’ailleurs la veille réglementaire demandée dans l’indicateur 23 met l’accent sur la connaissance, le suivi et l’exploitation de la veille règlementaire. Cette dernière est incontournable, et l’oubli de certains points (par exemple l’existence du règlement intérieur) peut entrainer des non-conformités. Mais au-delà de Qualiopi, le non-respect des textes réglementaires liés à la formation et au code du travail expose l’organisme à des sanctions importantes. Il est donc primordial de respecter les différents points liés au métier d’organisme de formation et dont le départ est bien la déclaration d’activités.