Pour certains, l’audit de surveillance Qualiopi est encore bien loin. Pour d’autres, il se déroulera bientôt. L’audit de surveillance, point d’étape important, va permettre de faire le point sur la mise en place de la démarche sur une longue période. Pourtant, on le dit souvent, atteindre la conformité est un gros challenge, mais la conserver est aussi très engageant. Après plusieurs écoutes des besoins de nos clients, nous vous donnons ici un résumé des points durs qui restent encore difficiles à devenir naturels dans le quotidien des OF que nous suivons.

L’amélioration continue

Commençons par la fin.

En effet, la thématique phare est l’amélioration continue qui est alimentée par les résultats des appréciations et autres difficultés, aléas, réclamations. Cette dynamique, fondamentale dans la démarche qualité, a souvent du mal à trouver son envol. Trop loin du business ? non, pleinement dedans si on élargit la dimension d’amélioration continue qui fait progresser et corriger les erreurs. On peut alors faire rentrer toute l’organisation dedans : la veille, le lien avec les besoins clients et donc la conception, etc.

La veille

Et en parlant de veille, Qualiopi en compte trois indicateurs, rien que ça ! avec trois cibles bien différentes (réglementation, marché, innovation). L’enjeu est pourtant plus dans l’exploitation de la veille et l’impact sur les prestations que le suivi de nombreuses (et parfois redondantes) e-letter. Un conseil : privilégions la qualité de la veille à la quantité.

Pour en savoir plus sur la veille, retrouvez notre check-list sur le sujet que nous vous avons partagé il y a quelques jours.

La gestion des sous-traitants

La gestion des sous-traitants et le transfert des exigences n’est pas un sujet simple, et pourtant il est si important.

Le sous-traitant agit souvent comme LE représentant de l’entreprise. Le respect des process alignés avec le référentiel doit apparaitre comme un réflexe. Charte qualité, contrat de prestations, évaluation régulière des compétences et animation régulière autour de la qualité pour faire le point sur la démarche font partie des ingrédients à mettre dans la balance pour atteindre un niveau de qualité attendu et homogène.

La gestion des situations de handicap

Un peu fléchée dans l’indicateur 26, la thématique du handicap est présente de manière claire dans de nombreux indicateurs (1, 4, 6, 9,10 ,17 ,21 et bien sûr 26). Tapez « handicap » dans le guide de lecture, le terme apparait 22 fois ! Un travail d’appropriation du sujet est vraiment nécessaire et important. Quand on sait que 80% des situations de handicap sont invisibles, cela nous fait réfléchir.

Pour en savoir plus sur le handicap, retrouvez notre check-list sur le sujet que nous vous avons partagé il y a quelques jours.

La connaissance et l’application des textes réglementaires en lien avec la formation professionnelle 

En général, la connaissance et la présence des textes est partielle. Pourtant, là aussi les obligations règlementaires sont très présentes toute au long du référentiel, et le lien est tout trouvé avec l’indicateur 23. Un récapitulatif des textes (tous disponibles sur Légifrance) peut être un atout et un excellent point de repère. Il y a plusieurs dimensions à prendre en compte : les lois liées à la formation et la réforme de 2018, mais aussi les lois issues du code de la consommation ou encore celles liées au code de la construction (notamment dans le cadre de l’accueil du public).

Une vision différente du guide de lecture

Très souvent, le guide de lecture est lu de manière linéaire, mais en réalité de nombreux recoupements et une vision processus ou thématique peut faciliter la compréhension et l’appropriation sur le terrain. Cela ne se fait pas instinctivement à la mise en place initiale et c’est normal, mais l’audit de suivi peut être l’occasion de se l’approprier. Car, à force de lire le guide, on finit par distinguer les éléments qui se recoupent naturellement.

Une vision processus

On peut alors choisir de représenter l’approche processus (rappelons que Qualiopi est une certification de processus) qui donne une vision systémique qui aide à mieux ancrer la démarche dans le quotidien. Il est donc possible de décliner les processus de pilotage (ou management), les processus de production de la prestation et les processus support qui viennent soutenir les deux premiers.  Puis détailler quand c’est important les sous processus telles que conception, animation, évaluation etc. Tout est possible, rien n’est imposé et il y a de quoi appliquer les outils de la qualité pour rendre efficace la démarche.

Une vision thématique

Une autre vision plus thématique peut aussi être choisie : la conception des formations, la déclinaison du handicap, la digitalisation, la gestion des moyens humains etc. Autant de sujets qui permettent d’aborder la démarche sous un angle thématique et plus du tout linéaire. Là encore, il faut travailler les points fragiles et pas toutes les thématiques en parallèle.

La gestion des ressources

La mise en place d’une gestion des documents et de leurs diffusions reste un axe de progrès. Numérotation, modèle de documents, circuit de diffusion et autres workflows sont des ingrédients qui permettent de faire vivre et d’assoir l’essence même de la démarche qualité. Le digital peut nous aider à afficher les bons documents aux bons moments et aux bons endroits

Conclusion 

La démarche nous laisse finalement beaucoup de liberté pour s’approprier cette logique de processus de formation certifié. Gardons à l’esprit que chaque système a sa singularité et que l’équilibre doit être préservée. « J’écris ce que je fais, je fais ce que j’écris et je peux le prouver » reste une constante. Le juste nécessaire et la personnalisation de la démarche pour répondre aux besoins de l’entreprise est de mise, c’est bien ce qui rend la démarche si attrayante.