Nouveaux entrants et Qualiopi : comment ça marche ?

par | 21 Fév 23 | Actualités Qualiopi, Débuter dans Qualiopi

La certification Qualiopi est une certification de qualité qui peut être donnée à tous les organismes de formation, et même ceux qui viennent seulement d’être créés, appelés plus communément « nouveaux entrants ». Dès le moment où votre organisme est en possession d’un NDA, vous êtes éligible à la certification Qualiopi. Mais forcément, comme vous n’avez pas encore pu vendre de formations, vous avez droit à un audit de certification aménagé.

Attention cependant, dès que vous avez fait votre première déclaration BPF, vous n’êtes plus considéré comme nouvel entrant. Vous devez prendre cela en compte entre le moment où vous faites votre NDA et le moment où vous passez votre audit de certification.

Obtenir la certification Qualiopi pour les nouveaux entrants

 

Obtenir la certification Qualiopi lorsque l’on n’a pas encore vendu de formation peut sembler étrange puisque l’obtention de la certification se base sur ces formations. Mais lors de la création de Qualiopi, l’Etat a pensé à tout le monde et même aux nouveaux entrants.

Dès le moment où vous êtes en possession d’un NDA (numéro de déclaration d’activité des formateurs), vous êtes éligible à la certification Qualiopi. Donc même sans aucune formation à votre actif, tant que vous avez des process à présenter, vous êtes tout à fait en capacité d’être certifié.

NB : Même si vous n’avez pas encore fait de formation “complète”, il faut essayer d’avoir quelques exemples qui ont permis d’avoir 1 ou 2 preuves sur des formations “tests”. C’est un point essentiel à ne pas le négliger.

Mais concrètement, comment ça se passe ?

Tout d’abord, comme indiqué plus haut, tous les indicateurs ne sont pas audités pour un nouvel entrant à l’audit de certification. En effet, vous ne pourrez pas être audités sur les indicateurs 22 et 32 dû à l’absence de ventes de formation. Mais bien plus encore, pour une dizaine d’indicateurs, l’auditeur vérifiera l’existence et la formalisation des exigences. La mise en œuvre de ces indicateurs sera quant à elle auditée lors de l’audit de surveillance. En dehors de ces indicateurs, vous aurez un audit similaire aux autres OF. Donc seulement les indicateurs applicables à votre situation seront audités, en fonction donc des spécificités et des actions proposées.

Pour rappel, au total 20 indicateurs sur les 32 sont applicables, peu importe votre statut.

Dans les grandes lignes, cela signifie que l’auditeur vérifiera les process que vous comptez mettre en place lors de l’audit initial. Puis il vérifiera s’ils ont bien été mis en place lors de l’audit de surveillance à travers les preuves concrètes.

Mais quels sont donc ces indicateurs ?

L’indicateur 2 : pour l’audit initial, vous devez préidentifier les indicateurs de résultats. L’auditeur auditera ces indicateurs à l’audit de surveillance.

L’indicateur 3 : vous ne pouvez pas être audité sur les taux d’obtention sans avoir vendu de formation, la communication de ces taux est donc auditée à l’audit de surveillance. Mais vous pouvez préparer un process sur la régularité à laquelle vous communiquerez, par quel biais vous les communiquerez, etc.

L’indicateur 11 : pour l’audit initial, il vous faut mettre en place un processus d’évaluation. L’auditeur vérifiera cette mise en place. La mise en œuvre sera audité à l’audit de suivi.

L’indicateur 13 : pour votre audit initial, vous devez avoir un processus d’articulation des apprentissages formalisé pour les deux lieux de formation : en centre de formation et en entreprise.

L’indicateur 19 : il vous faut ici démontrer que des ressources pédagogiques sont prévues, mais également que vous mettrez en place un moyen pour que les bénéficiaires puissent y avoir accès.

L’indicateur 24 et l’indicateur 25 : vous devez montrer que des process sont mis en place afin de faire une veille économique et une veille pédagogique et technologique. L’audit de surveillance servira à vérifier la mise en œuvre de cette veille, par la récolte d’informations, mais aussi et surtout par l’exploitation de cette veille. L’impact sera sera audit lors de l’audit de surveillance pour le 24 et l’indicateur 25 sera audité lors de l’audit de surveillance.

Pour mettre en place une veille qui vous assure aucune non-conformité, venez lire notre article sur le sujet.

L’indicateur 26 : lors de l’audit initial, vous devez montrer que vous avez mis en place un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.

 

Calendrier qui rappelle le temps entre chaque audit Qualiopi. Audit initial, 18 mois plus tard audit de suivi, au total 3 ans plus tard audit de renouvellement

Conserver la certification Qualiopi

 

Pendant les mois qui séparent les deux audits, vous avez normalement eu des clients et vendu des formations. Vous avez donc désormais des données à montrer lors de votre audit comme preuves. Votre audit de surveillance se déroule donc comme pour n’importe quel autre organisme de formation.

Comme pour chaque organisme de formation, votre audit de surveillance a lieu à la moitié du temps de votre certification, donc entre le 14ème et le 18ème mois.

La seule différence entre un nouvel entrant par rapport à un autre organisme de formation, c’est que l’auditeur vérifiera les preuves des indicateurs cités plus hauts pour la première fois lors de l’audit de suivi et il auditera TOUS les indicateurs applicables.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’audit de suivi, venez lire notre article sur le sujet.

Conclusion

Si vous êtes un organisme nouvel entrant, vous pouvez tout à fait vous certifier Qualiopi et profiter des avantages de la certification. Nous vous conseillons même de vous faire certifier au plus vite, afin de ne pas perdre de temps et de mettre en pratique au plus vite des process de qualité.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à nous contacter. L’équipe RELTIM se tient à votre disposition pour vous aider tout au long du processus de certification.