Ce que les signaux du terrain nous disent déjà

Depuis plusieurs mois, une tendance se dessine lors des audits. Sans que rien ne soit encore « officiel », les auditeurs font évoluer leurs postures.

De la théorie à l’incarnation

L’attente ne porte plus seulement sur l’existence d’un processus, mais sur sa réalité vécue. L’auditeur cherche désormais à comprendre :

• Comment les décisions sont réellement prises au quotidien.
• L’alignement entre le document formalisé et la pratique réelle.
• La dynamique humaine derrière la procédure.

L’observation RELTIM : La qualité n’est plus un cadre structuré froid, mais une dynamique incarnée par les équipes.

L’activité réelle comme marqueur de confiance

On observe une vigilance accrue sur la continuité des actions. Une certification doit correspondre à une capacité effectivement mobilisée. La qualité ne se juge plus à l’instant T, mais sur la durée et la cohérence du parcours. Et cela se traduit par les indicateurs.

Focus V10 : Les changements majeurs par rapport à la V9

Le projet de révision de 2026 (V10) durcit le ton par rapport à la version actuelle. L’objectif ? Aller chercher la « vérité » de l’organisme. Voici ce qui peut être amené à être modifié (en attente du texte officiel)

Le renforcement massif pour les CFA

C’est le changement le plus spectaculaire. La V10 introduirait :

• Gouvernance participative (Nouvel Indicateur 21) : Obligation d’impliquer apprentis, formateurs et entreprises dans le pilotage (conseils de perfectionnement).
• Médiation active (Indicateur 31) : Le dispositif de médiation doit être visible et les coordonnées transmises systématiquement dès l’entrée en formation.
• Suivi terrain (Indicateur 13) : Identification d’un référent unique et réalisation d’au moins une visite physique en entreprise.

Transparence et lutte contre la fraude

Le Critère 1 devient plus exigeant sur l’information du public :

• Détail des taux (Indicateur 3) : Au-delà de l’obtention, il faudra afficher les taux de présentation, d’échec et d’abandon.
• Transparence des calculs (indicateur 2) : Les modalités de calcul doivent être explicitées pour garantir la véracité des chiffres.

Handicap et FOAD : Vers l’opérationnel

Fini les intentions, place à l’action. L’analyse des besoins de compensation doit être concertée en amont. Pour la formation à distance, les compétences en animation digitale des intervenants seront désormais auditées spécifiquement.

Nouveaux entrants et contrôles durcis

Le décret n° 2025-728 du 29 juillet 2025 a déjà posé les bases : le délai d’instruction du NDA passe à deux mois. La V10 devrait confirmer cette rigueur en exigeant une capacité opérationnelle immédiate. De plus, la présence du dirigeant lors de l’audit initial devient obligatoire pour limiter la sous-traitance excessive de la fonction qualité.

Les conseils de RELTIM pour anticiper 2026

“Encore une version ?” Oui, mais ne paniquez pas. Une période de transition (généralement 3 mois) est toujours prévue. Voici comment garder une longueur d’avance :

Passez au « Système vivant »

Ne voyez plus Qualiopi comme un dossier administratif à part. Réintégrez-le dans votre gouvernance réelle. Vos preuves doivent être des « preuves vivantes » issues de votre activité quotidienne (tableaux RH en ETP, suivis de cohortes, audits internes).

Pilotez par la performance narrative

Au-delà du chiffre isolé, apprenez à raconter le parcours de vos apprenants : ruptures, continuités et impacts réels de la formation sur leur employabilité.

Anticipez le calendrier

N’attendez pas la veille de votre audit de surveillance ou de renouvellement.

• Vérifiez l’adéquation de vos moyens avec vos activités.
• Sécurisez vos preuves de compétences pédagogiques.
• Préparez l’audit comme un temps de management constructif.
• En règle générale : 6 mois de délais pour bien se préparer est une durée idéale.

Les deux dérives classiques de l’accompagnement Qualiopi

Dans l’écosystème de la formation, on observe régulièrement deux extrêmes qui mènent souvent au même résultat : une non-conformité ou un système qualité « coquille vide ».

1. L’isolement total : avancer à l’aveugle

Certains organismes choisissent de se lancer seuls. Sans boussole, ils font face à une compréhension partielle du référentiel.

• Les risques : Confusion sur les indicateurs, erreurs d’interprétation et perte de temps considérable.
• Le résultat : Une démarche subie, difficile à défendre le jour de l’audit.

2. Le « consultant-rédacteur » : une bombe à retardement

C’est le cas où le prestataire rédige vos procédures et crée vos preuves sans vous impliquer.

Le signal d’alerte : Si vous ne maîtrisez pas vos propres processus, l’auditeur le sentira en moins de 10 minutes.

En audit, cela se traduit par des réponses approximatives et un consultant qui tente de prendre la parole à votre place. Dès que l’accompagnateur part, votre système s’écroule car personne en interne ne sait le faire vivre. Il n’y a pas de maitrise de la qualité.

Le véritable rôle d’un accompagnateur : Structurer et Transmettre

Un bon consultant Qualiopi n’est pas un assistant administratif, c’est un architecte de système. Sa mission est de :

1. Traduire le jargon du RNQ en actions concrètes pour votre métier.
2. Sécuriser votre parcours pour éviter les non-conformités majeures.
3. Faire monter en compétence vos équipes pour que la qualité devienne un réflexe.

L’objectif n’est pas uniquement le certificat, c’est la maîtrise durable de votre organisation.

La Méthode RELTIM : Faire avec vous pour vous rendre autonome

Chez RELTIM, nous croyons qu’un système qualité doit être vivant. Notre approche repose sur un pilier central : le transfert de compétences.

Une méthode structurée étape par étape

Chaque exigence est décortiquée pour construire un système cohérent, adapté à votre réalité de terrain, et non une simple pile de documents déconnectés de vos pratiques.

La mise en situation réelle (Audit à blanc)

Nous ne vous laissons pas découvrir l’examen le jour J. En simulant les conditions réelles de l’audit, nous vous aidons à :

• Apprendre à argumenter vos choix.
• Comprendre les attentes précises de l’auditeur.
• Gagner en confiance et en sérénité.

Le pilotage par les outils digitaux

La qualité ne doit pas être un dossier figé. Grâce aux outils digitaux RELTIM, vous structurez vos preuves et suivez vos actions de manière dynamique. Vous reprenez enfin le volant de votre gestion qualité.

Mineure ou Majeure : quelle différence pour votre activité ?

Il existe deux types de non-conformités : les majeures et les mineures. Le type de NC est défini en amont par le référentiel.

Il est crucial de distinguer les deux types d’écarts que l’auditeur peut relever :

• La Non-Conformité Mineure : C’est une prise en compte partielle d’un indicateur qui ne remet pas en cause la qualité globale de la formation.
• L’enjeu : Vous pouvez obtenir votre certification même avec des NC mineures (jusqu’à 4).
• Le piège : Si vous ne la corrigez pas avant l’audit suivant (surveillance), elle se transforme automatiquement en NC Majeure !
• La Non-Conformité Majeure : Ici, l’exigence est jugée non respectée ou le risque sur la qualité est trop élevé. Elle concerne certains indicateurs spécifiques (comme le 4, 5, 6, 10, etc.), que l’on peut nommer « super-indicateurs ».
• L’enjeu : Aucune certification ne peut être délivrée ou maintenue tant que la NC majeure n’est pas levée ou la 5ème NC mineure.

Attention cependant : contrairement à ce que l’on entend souvent, une NC majeure ne signifie pas que la faute est plus grave qu’une NC mineure. Tout est prédéfini en amont dans le RNQ.

Quels sont les délais en cas de non-conformité ?

Le traitement des écarts dispose de délais également prévus en amont dans le guide de lecture. Le rétroplanning diffère selon le type de NC reçue :

• Pour une NC mineure : Vous devez proposer un plan d’actions à l’auditeur à l’issue de votre audit, puis, une fois accepté, vous aurez 6 mois pour le mettre en œuvre. Attention : la NC mineure n’est pas revue par l’auditeur jusqu’à l’audit suivant, donc il vous faut bien faire le travail de votre côté au risque que cela ne devienne une NC majeure.
• Pour une NC majeure : Vous avez 3 mois pour lever la NC majeure. Il vous faut d’abord transmettre un plan d’actions à l’auditeur. Une fois ce plan validé, lui transmettre les preuves de mise en œuvre des actions. En cas de mauvais usage de la marque Qualiopi, le délai est réduit à 1 mois.

Conseils pour un traitement efficace

Pour que vos corrections soient validées du premier coup, appliquez la méthode « Analyse – Action – Preuve » :

• Analysez la cause racine : Pourquoi l’écart a-t-il eu lieu ? Est-ce un oubli ponctuel ou un défaut dans votre processus ? Si vous ne traitez que le symptôme, l’écart reviendra.
• Soyez factuel : L’auditeur ne juge pas votre bonne volonté, mais vos preuves. Si l’écart concerne l’indicateur 1 (info public), ne dites pas « c’est fait », envoyez la capture d’écran de votre site mis à jour avec les modalités d’accès et les prérequis par exemples.
• Pilotez votre plan d’actions : Désignez un responsable pour chaque point. Un plan d’actions qui n’est pas suivi est un risque de suspension de certificat à court terme.

FAQ : vos questions sur les non-conformités

Calendrier 2026 : Ne jouez pas avec le feu !

Officiellement, la date limite pour la télédéclaration du BPF est fixée au 31 mai 2026.

Toutefois, ne basez pas votre stratégie sur cette date limite.

Pourquoi ? Parce qu’en 2025, un bug majeur a paralysé la plateforme « Mon Activité Formation » le 30 mai, à la veille de la clôture. Un incident similaire en 2026 n’est pas à exclure. Ce bug est lié au serveur qui est tombé en panne durant 4h, et a occasionné de grosses sueurs froides.

Notre conseil est simple : visez une soumission avant le 15 mai. Vous éviterez ainsi le stress des serveurs saturés et les bugs techniques de dernière minute.

Pourquoi le BPF est-il si crucial pour votre certification Qualiopi ?

Comme le souligne justement l’organisme de certification Certifopac, le BPF n’est pas qu’une simple formalité statistique pour la DREETS. C’est un outil qui sert à :

• Calculer la durée de vos audits Qualiopi (en fonction de votre chiffre d’affaires).
• Justifier l’échantillonnage : l’auditeur s’appuie sur les données du BPF pour choisir les dossiers qu’il va contrôler.

Si votre BPF est incohérent ou « néant », votre NDA devient caduc, et votre certificat Qualiopi tombe avec lui. Cela risque d’être encore plus vrai prochainement avec l’arrivée du guide de lecture en V10 et l’arrêté associé.

Les points de vigilance pour l’édition 2026

Remplir son BPF demande de la rigueur sur trois axes majeurs :

A. La cohérence comptable (cadres C à F)

Vos produits de formation (ce que vous avez facturé) doivent correspondre à la réalité de votre comptabilité. Attention aux distinctions entre :

• Les fonds publics ou paritaires (OPCO, CPF, Pôle Emploi).
• Les fonds propres des entreprises (Plan de développement des compétences).
• Les fonds propres des particuliers.

B. Les indicateurs pédagogiques (cadres G et H)

C’est ici que vous renseignez le nombre de stagiaires, le nombre d’heures de formation et la typologie des bénéficiaires.

• Rappel important : Un stagiaire qui suit deux formations différentes dans l’année compte pour « 2 » dans le total des stagiaires, mais pour « 1 » dans le nombre de personnes physiques formées.

C. La sous-traitance : le piège classique

Si vous faites appel à des formateurs sous-traitants, veillez à bien les déclarer dans le cadre dédié. À l’inverse, si vous travaillez vous-même en sous-traitance pour un autre OF, ces heures ne doivent pas être comptabilisées dans vos produits « directs » de formation professionnelle pour éviter les doublons au niveau national.

Nos 3 conseils d’or pour 2026

1. Anticipez votre mot de passe : Depuis la mise à jour du portail EFP-Connect/Mon Activité Formation, la sécurité a été renforcée. Assurez-vous d’avoir accès à votre compte dès le mois de mars. Un mot de passe perdu peut prendre plusieurs jours à être réinitialisé via l’assistance.
2. Préparez votre tableur en amont : N’attendez pas l’ouverture du portail pour compiler vos données. Utilisez un tableau de suivi mensuel tout au long de l’année pour que le remplissage du BPF ne soit qu’un simple copier-coller.
3. Vérifiez le guide : Consultez toujours la dernière version du guide du Centre Inffo. Des évolutions mineures sur les codes de spécialités ou les modes de calcul peuvent apparaître. Ce guide est une méthode simple et la plus efficace que nous connaissions.

FAQ : vos questions sur le BPF

Qu’est-ce qu’un audit de certification Qualiopi ?

Avant de détailler les étapes, rappelons le contexte. L’audit Qualiopi est un processus de vérification réalisé par un organisme certificateur accrédité (ou en cours d’accréditation) par le COFRAC.

Contrairement à un simple contrôle administratif, cet audit est une démarche qualité. Son objectif est de valider que vos processus sont conformes aux 7 critères et aux 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).

Pourquoi faire un audit ? Au-delà de l’obligation légale pour accéder aux fonds publics et mutualisés (OPCO, CPF, Pôle Emploi/France Travail), l’audit de certification structure votre organisme et prouve votre professionnalisme sur un marché concurrentiel.

Les 3 étapes du cycle : initial, surveillance, renouvellement

Le cycle de certification standard dure 3 ans. Voici comment il se découpe.

1. L’audit initial : « examen » d’entrée

C’est le point de départ. L’audit initial vise à vérifier que votre structure a mis en place les procédures nécessaires pour répondre au référentiel.

• Le moment clé : C’est la première démarche pour entrer dans le système.
• La modalité : Il se déroule obligatoirement sur site (dans vos locaux). Attention, si vous proposez uniquement de la formation à distance ou en entreprise, il vous faudra trouver un lieu tiers où accueillir l’auditeur car l’auditeur doit souvent voir le « lieu de pilotage ».
• L’enjeu : L’auditeur passe en revue l’ensemble des indicateurs applicables à votre catégorie d’action (Formation, Bilan de compétences, VAE, Apprentissage). Si vous n’avez pas encore réalisé de formations (nouveaux entrants), l’audit se basera sur votre organisation et vos processus formalisés, mais une toute première action devra être présentée pour montrer que le processus a été appliqué dans son intégralité au moins une fois.
• Le résultat : L’obtention de la certification pour une durée de 3 ans avec un certificat à la clef.

2. L’audit de surveillance : vérification à mi-parcours

L’audit de surveillance n’est pas un « mini-audit initial », contrairement à ce que beaucoup pensent, mais une vérification de la bonne application de votre démarche qualité dans la durée.

• Le moment clé : Il doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification.
• La modalité : C’est la grande différence. L’audit de surveillance peut se réaliser à distance (visio), sauf :
• S’il y a eu un signalement ou une analyse de risque spécifique par le certificateur.
• À la demande de l’organisme de formation qui peut souhaiter réaliser l’audit sur site (pour des conditions pratiques ou selon le souhait de l’organisme)
• L’enjeu : Vérifier que le système qualité « vit » au quotidien. L’auditeur ne revérifie pas tout, mais procède souvent par échantillonnage, en se focalisant sur les non-conformités passées, l’usage de la marque Qualiopi et les nouvelles actions réalisées. Les indicateurs audités a minima sont définis réglementairement.

3. L’audit de renouvellement : repartir pour un cycle

La fin des 3 ans approche. Pour ne pas perdre le bénéfice de votre travail, vous devez passer par la case renouvellement.

• Le moment clé : Il doit avoir lieu avant la date d’échéance (généralement moins de 3 mois avant cette date) de votre certificat -> nous avons créé un outil qui estime les meilleure dates pour chaque moment clé jusqu’à votre audit.
• La modalité : Retour obligatoire à un audit sur site.
• L’enjeu : L’auditeur vérifie de nouveau l’ensemble des indicateurs applicables. Cependant, une attention particulière est portée sur l’évolution de votre organisme et sur la démarche d’amélioration continue (gestion des réclamations, veille, analyse des abandons). L’objectif est de repartir pour un nouveau cycle de 3 ans.

Tableau comparatif : Durée et modalités des différents types d’audit

Pour vous aider à visualiser les différences, voici un récapitulatif. Notez que la durée de l’audit dépend de votre Chiffre d’Affaires (CA) et du nombre de sites.

Comment réussir chaque étape du cycle Qualiopi ?

L’erreur classique est de considérer l’audit comme une sanction administrative. Voyez-le plutôt comme un outil de pilotage.

Anticiper la préparation et les preuves

Pour chaque audit, la règle d’or est la preuve.

• Ne créez pas de documents « pour l’auditeur » la veille de sa venue.
• Intégrez la collecte de preuves (feuilles d’émargement, évaluations à chaud, attestations) dans votre routine administrative.
• Pour les audits de surveillance et de renouvellement, assurez-vous que les actions correctives promises lors de l’audit précédent ont été mises en place et sont efficaces.

La gestion des non-conformités

Si l’auditeur relève un écart lors de l’un de ces audits :

• Non-conformité mineure : Vous devez proposer un plan d’actions à l’auditeur à l’issue de votre audit, puis, une fois accepté, vous aurez 6 mois pour le mettre en oeuvre. Attention : la NC mineure n’est pas revue par l’auditeur jusqu’à l’audit suivant, donc il vous faut bien faire le travail de votre côté au risque que cela ne devienne une NC majeure.
• Non-conformité majeure : Vous avez 3 mois pour lever la NC majeure. Il vous faut d’abord transmettre un plan d’actions à l’auditeur. Une fois ce plan validé, lui transmettre les preuves de mise en œuvre des actions. En cas de mauvais usage de la marque Qualiopi, le délai est réduit à 1 mois.

FAQ : vos questions sur les audits Qualiopi

Une réponse directe aux indicateurs

Créer une formation en suivant les indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) peut grandement vous aider. Cela peut démontrer votre professionnalisme avant même le début de la formation et constituer la preuve principale que vous mettez en œuvre une démarche qualité structurée et centrée sur l’apprenant.

Voici quelques indicateurs directement concernés :

• Indicateur 1 : L’information sur les prestations avec 10 items à indiquer (prérequis, objectifs, durée, modalités, accès, délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées, modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.)
• Indicateur 4 : L’analyse du besoin en formation, qui servira de base dans la structure de la formation.
• Indicateur 5 : La définition d’objectifs opérationnels et évaluables, qui forment le cœur du programme.
• Inidcateur 6 : la conception de la formation et le déroulé pédagogique
• Indicateur 8 : Le positionnement et l’évaluation des acquis à l’entrée de la formation. Ils permettent de vérifier que les pré-requis sont bien présents.
• Indicateur 11 : La description des modalités d’évaluation des acquis.

Les 5 étapes pour construire votre programme de formation

Concevoir une formation ne s’improvise pas. C’est un processus de réflexion pédagogique qui peut être découpé en 5 étapes logiques pour garantir sa cohérence et sa pertinence.

Étape 1 : analyser les besoins et définir le public cible

C’est le point de départ fondamental. Une bonne formation répond à un besoin réel.

• À quel besoin répond la formation ? Identifiez clairement les compétences à acquérir ou à renforcer. Vous pouvez utiliser des questionnaires, des entretiens ou analyser le contexte de vos clients.
• Qui est le public cible ? Définissez précisément le profil des futurs apprenants (niveau de connaissance, secteur d’activité, etc.).
• Quels sont les prérequis nécessaires ? Pour garantir le succès de la formation, listez les connaissances ou compétences initiales indispensables pour suivre le parcours.

Étape 2 : rédiger des objectifs pédagogiques clairs et évaluables

Les objectifs sont la promesse de votre formation. Ils doivent être formulés du point de vue de l’apprenant : « À l’issue de la formation, le participant sera capable de… ».

• Distinguez l’objectif général (la vision d’ensemble, ex: « Maîtriser la gestion de projet ») des objectifs opérationnels (les actions concrètes et observables, ex: « Créer un diagramme de Gantt »).
• Utilisez la méthode SMART pour vos objectifs opérationnels :
• Spécifique : l’objectif doit être clair et précis.
• Mesurable : on doit pouvoir évaluer son atteinte.
• Atteignable : l’objectif doit être réaliste pour le public visé.
• Relevant (Pertinent) : il doit répondre au besoin identifié.
• Temporellement défini : il doit être atteint à la fin de la formation.

Étape 3 : structurer le contenu et la progression pédagogique

Une fois les objectifs fixés, il faut organiser le contenu pour les atteindre de manière fluide et logique.

• Découpez la formation en modules et séquences. Chaque module doit correspondre à un grand thème ou à un objectif principal.
• Créez un déroulé pédagogique logique, en partant des concepts les plus simples pour aller vers les plus complexes.
• Alternez les méthodes : prévoyez des phases de théorie (présentation), de pratique (exercices, études de cas), et d’évaluation pour rythmer l’apprentissage et maintenir l’engagement.

Étape 4 : définir les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement

Cette section décrit les ressources que vous mobilisez pour garantir la qualité de la formation.

• Moyens pédagogiques : listez les supports fournis aux apprenants (livret de formation, support de présentation, accès à des ressources en ligne, etc.).
• Moyens techniques : précisez les outils utilisés (salle de formation équipée, vidéoprojecteur, logiciel spécifique, plateforme e-learning, etc.).
• Moyens d’encadrement : présentez le ou les formateurs, en mentionnant leur expertise en lien avec le sujet de la formation.

Étape 5 : prévoir les modalités de suivi et d’évaluation

Pour être conforme Qualiopi, votre programme doit prouver que vous suivez l’assiduité et que vous mesurez l’atteinte des objectifs.

• Modalités de suivi : comment l’assiduité sera-t-elle contrôlée ? (Feuilles d’émargement pour le présentiel, relevés de connexion ou quiz de validation pour le distanciel…).
• Modalités d’évaluation : quelles méthodes utiliserez-vous pour évaluer les acquis ? (Questionnaires à choix multiples (QCM), cas pratiques, mises en situation professionnelle, quizz, évaluation orale…). Précisez s’il s’agit d’évaluations formatives (en cours de parcours) ou sommatives (à la fin).

Modèle de programme de formation conforme Qualiopi

Pour vous aider à formaliser votre travail, voici une structure type. Un document clair et bien organisé est un gage de professionnalisme immédiat pour vos clients et pour l’auditeur.

Les 10 sections indispensables de votre document

1. Intitulé de la formation : le titre doit être clair et précis.
2. Public visé et prérequis : à qui s’adresse la formation et quelles sont les conditions pour y participer ?
3. Objectifs pédagogiques : la liste des compétences que l’apprenant maîtrisera à la fin (utilisez des verbes d’action).
4. Durée et modalités d’organisation : durée totale en heures, format (présentiel, distanciel, mixte), horaires et lieu.
5. Contenu détaillé et progression pédagogique : le déroulé séquentiel des modules et des thèmes abordés, jour par jour ou séquence par séquence.
6. Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement : les supports, les outils et les informations sur les intervenants.
7. Modalités de suivi et d’évaluation : les méthodes utilisées pour suivre la présence et mesurer l’atteinte des objectifs.
8. Attestation de formation : le document remis à la fin de la formation.
9. Nom et qualité des formateurs : présentation du ou des experts qui animent la session.
10. Tarifs et conditions de vente : le coût de la formation, les modalités de paiement et les conditions d’annulation ou de report.

FAQ : vos questions sur la rédaction d’un programme

Étape 1 : Clarifier son projet de formation 

Poser les bases : 

• Quelle est votre expertise principale ? 
• Quel est votre public cible ? 
• Souhaitez-vous former en présentiel, à distance, en blended learning ? 
• Avez-vous besoin de locaux, ou fonctionnerez-vous en sous-traitance ? 

La question clef est aussi : comment allez-vous trouver les clients? 

Conseil : rédigez une fiche “Projet Formation” pour formaliser vos idées. 

Conseil pratique : rassemblez les documents déjà utilisés dans vos expériences passées (salarié, freelance, sous-traitant). 

Étape 2 : Obtenir son numéro de déclaration d’activité (NDA) 

Pour facturer une formation professionnelle, vous devez déclarer votre activité à la DREETS. 

Conditions : 

• Avoir réalisé une première action de formation 
• Fournir ou tenir à disposition programme, convention signée, émargement, attestation 
• Remplir le formulaire en ligne 

Le saviez-vous ? Il existe un texte de loi complet qui décrit pas à pas le fonctionnement de cette démarche. Vous le trouverez ici. 

De plus des éléments liés au régime de la micro-entreprise ont été modifiés par Décret n° 2025-728 du 29 juillet 2025 

Étape 3 : Structurer son activité de formateur 

L’activité de formateur doit se structurer entre une logique business et transfert de compétences mais aussi de prendre en compte les éléments réglementaires qui sont très présents.   

Bonnes pratiques observées : 

• Mettre en place d’un système de gestion (documents obligatoires : convention, programmes, feuille de présence, certificat de réalisation, factures, emails de traçabilité) 
• Suivi méticuleux pour préparer le prochain BPF le bilan pédagogique et financier.  
• Travail sur l’identité professionnelle et sur sa communication (site internet, LinkedIn) 

Erreur fréquente : négliger la formalisation dès le départ. Nous rappelons que l’exercice du métier de formateur est très encadré réglementairement ;  

Lorsque les actions concourant au développement des compétences prévues à l’article L. 6313-1 sont financées par des fonds publics (État, régions, financeurs sous tutelle de l’État) ou mutualisés (fonds issus des contributions des entreprises), elles doivent faire l’objet d’une convention qui prévoit : 

• L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ; 

• Le prix de l’action et les modalités de règlement. 

Dans le cadre du contrôle de service fait, les financeurs de la formation exigeront un certificat de réalisation de la formation à établir par le prestataire. Le bénéficiaire de la formation peut être amené à faire remonter toute information aux financeurs sur le déroulement de l’action.
Les services régionaux de contrôle de la formation professionnelle (Direccte) peuvent être saisis en cas de suspicion de fraude. 

Étape 4 : Envisager la certification Qualiopi 

Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. 

Elle atteste de la conformité aux 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). 

Cette certification est obligatoire si vous visez des financements publics (CPF, OPCO, Pôle Emploi). 

Il est possible de se faire accompagner. Plusieurs formules sont possibles et adaptées à toutes les situations.   

RELTIM propose par exemple :

• Audit à blanc ciblé (Pack Audit Express)
  
• Portage Qualiopi pour commencer à vendre rapidement
  
• Formation intensive 0,5 jour
• Accompagnement 4h ou 12h ou 4 jours. 

Résumé : les 4 étapes pour devenir formateur avec RELTIM

FAQ : devenir formateur indépendant avec RELTIM

Le déclic : un accompagnement RELTIM sur mesure

Premier contact : rapide, franc, direct. Elle nous dit : « Je ne veux pas qu’on me vende du vent. Je veux comprendre, structurer, passer, et surtout… être autonome après. » et « mon budget est serré car je ne sais pas quand mon activité de formation va décoller. Je ne peux donc pas m’endetter avant de commencer. J’aimerais être prête dans quelques semaines. » Un challenge vraiment ambitieux, voire impossible à mon sens ! Et pourtant…

Chez RELTIM, on adore ce genre de discours : clair, factuel. Mais voilà, comment trouver un compromis win/win ? Nos prestations catalogues ne sont pas calées sur ce type de situation…

À force de discuter : On tombe d’accord sur une tout nouvelle formule « Accompagnement Nouvel Entrant – 5h Focus », conçue pour les nouveaux OF : ceux qui veulent comprendre sans se noyer, structurer sans se perdre, et réussir sans stress inutile. 5 H c’est très peu pour couvrir Qualiopi alors comment a-t-on fait ?

5 heures, une IA générative, et beaucoup d’expertise

« J’ai été convaincu par votre expertise. »

En 5 heures d’accompagnement, nous avons :

• Réalisé un diagnostic flash de son contexte et de ses offres,
• Rappelé les basiques de la certification du nouvel entrant.

Et là, grosse surprise : il faut avoir fait au moins une prestation avec l’ensemble des documents pour se présenter à l’audit. À ce moment-là, on passe de dossier documentaire à prestation pilote complète, un vrai Proof Of Concept !

Une évidence pour nous, mais pas pour tous !

Les points remarquables :

Yasmine a déjà fait beaucoup de formation par le passé, elle connait les rituels.

Elle maitrise l’outil informatique comme personne.

De ce fait : Yasmine a généré, grâce à son IA générative, l’ensemble des documents attendus Qualiopi (fiche d’analyse des besoins, programme, convention, évaluation, livrables post-formation, etc.), et elle a construit une démarche qualité simple mais solide et parfaitement documentée.

Notre valeur ajoutée :

Pour être sur la même longueur d’ondes, nous avons fait une visio de 2h durant laquelle j’ai expliqué chaque exigence avec clarté. 0 bullshit. Que du concentré de Qualiopi.

Puis j’ai donné toutes les clefs que je connais pour éviter les risques de fausse route en audit. Cela se base sur l’expertise, les checklists, l’arborescence documentaire rigoureuse.

Ensuite on a bien validé le contenu du dossier pilote.

Pour finir : j’ai relu les documents avec des directives claires sur les attendus.

Jour J : Audit initial réussi sans aucun écart

Le jour de l’audit, Yasmine était prête.

Résultat : 0 non-conformité.

L’auditrice a salué la clarté des documents, la maturité du système, et la cohérence du positionnement. Yasmine ne s’est pas seulement fait certifier : elle a construit les bases solides de son organisme et de son développement pour les prochains mois avec une maitrise de 100% de l’utilité des processus certifiés Qualiopi.

Ce que ça dit du modèle RELTIM

L’IA générative nous fait gagner un temps fou. Mais seule, elle ne suffit pas. Ce qui fait la différence, c’est notre expertise métier : un accompagnement humain, stratégique et efficace.

Par exemple :

Sans nous, la session pilote n’aurait pas eu lieu et cela se serait traduit par un échec à l’audit. Faire vite, oui. Mais surtout faire juste, clair et durable.

Notre offre s’adapte aux évolutions métier ; il est clair que l’IA change vraiment des choses, et nous sommes prêts !

Comme on le dit souvent, ce n’est pas magique. Dans ce cas précis, ce sont nos expertises que nous avons mises en commun pour réussir le dossier. Les conditions étaient toutes réunies pour faire de ce dossier un succès.

Résumé en chiffres

Une expérience d’audit fluide et professionnelle

Dès les premiers échanges, la réactivité et le professionnalisme de Certifopac ont marqué les équipes de RELTIM.
L’utilisation de leur outil de gestion Apollo, à la fois ergonomique et intuitif, a permis un suivi simplifié du dossier et une communication claire tout au long du processus.

Autre point fort : la rapidité de traitement. Le certificat a été transmis dès le lendemain de l’audit, illustrant l’efficacité et la rigueur de Certifopac .
L’auditeur a su adopter une posture à la fois bienveillante et exigeante, fidèle à l’esprit Qualiopi : allier écoute et vérification de la conformité sans jamais compromettre la qualité.

Dans un contexte où les délais s’allongent et où la qualité de service varie selon les certificateurs, cette efficacité mérite d’être soulignée.

Une vision partagée de la certification

Au-delà de la réussite de l’audit, RELTIM et Certifopac se rejoignent sur une vision commune de la certification :

• Transparente dans ses démarches ;

• Exigeante dans son niveau de conformité ;

• Innovante dans ses outils et approches.

Les deux structures partagent une ambition : moderniser la certification en simplifiant les processus et en s’adaptant en permanence aux réalités du terrain.
C’est dans cet esprit qu’elles ont décidé d’intensifier les échanges, notamment pour valoriser leurs expertises respectives et offrir plus de visibilité à leurs clients. La certification IAG est aussi un sujet qui rapprochent les 2 structures. D’ailleurs RELTIM devrait bientôt se porter candidat.

Pour aller plus loin

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Et explorez l’offre de certification de Certifopac sur
🔗 www.certifopac.fr

Un partenariat placé sous le signe de la confiance

Cette certification réussie symbolise avant tout une relation de confiance et de respect mutuel entre deux acteurs engagés dans la qualité. D’ailleurs, Certifopac a dores et déjà cité RELTIM sur son site web comme étant un cabinet conseils fréquemment vu lors des audits.
L’équipe de RELTIM adresse un grand merci à Certifopac pour son professionnalisme et sa réactivité exemplaire.