L’article Qualiopi : 5 erreurs à éviter pour l’audit de surveillance est apparu en premier sur Reltim.

Lire le RNQ

La première chose à faire, dès que vous souhaitez vous lancer dans l’aventure Qualiopi, c’est de lire le référentiel nation qualité. C’est sur celui-ci que s’appuiera l’auditeur le jour J, et c’est surtout dans celui-ci que vous trouverez toutes les informations importantes pour vous préparer.

Vous pouvez tout à fait le relire avant un audit de surveillance, comme une révision, pour vérifier que vous n’avez rien oublié d’important.

Vérifier que votre organisme respecte les exigences

Une fois que vous avez bien lu et compris le guide, il faut vérifier que votre organisme correspond aux exigences de celui-ci.

Le guide comprend 32 indicateurs qui vous demandent de faire certaines actions. Selon le statut de votre organisme, vous aurez un certain nombre d’indicateurs à suivre. Lisez bien les preuves qui accompagnent chaque indicateur qui vous concerne, afin de ne rien oublier. Si vous souhaitez être aidé dans ce travail, RELTIM peut vous aider.

Mettre à jour tous vos documents

Il est important que vos documents correspondent à la démarche qualité, cela fait partie de vos preuves.

Pour un audit initial, vérifiez que vos documents comprennent les mentions obligatoires.

Pour un audit de surveillance, vérifiez en plus que vos documents comportant le logo Qualiopi figurent dans la liste des documents acceptés, rappelée dans cet article.

Prendre rendez-vous avec l’auditeur

C’est logique, pour passer un audit, il faut un rendez-vous.

Pour votre audit initial, il vous faut d’abord entrer en contact avec un certificateur inscrit sur la liste officielle du gouvernement. Une fois cela fait, vous pourrez prendre rendez-vous avec un auditeur de cet organisme de certification.

Pour un audit de surveillance, vous serez normalement contacté par l’organisme certificateur à quelques semaines de la fin du délai. Vérifiez quand même avec eux, afin de ne pas rater la date !

Prendre connaissance du plan d’audit

Une fois le rendez-vous pris, un plan d’audit vous sera envoyé par votre auditeur. Afin de tout préparer comme il faut, prévoir les différents intervenants lors de cette journée d’audit (ou demi-journée pour l’audit de suivi), prenez bien connaissance de ce plan.

Déstresser

Un audit, ce n’est pas une évaluation. L’auditeur n’est pas là pour vous juger, pour critiquer votre travail, ou encore pour vous évaluer. Il vient juste vérifier que vous avez compris le référentiel national qualité et que vos process sont solides et bien mis en place. Si vous croyez en ce que vous avez fait et que vous avez bien tout suivi, vous n’avez aucune raison de stresser.

L’article Audit Qualiopi : être prêt le jour J est apparu en premier sur Reltim.

Vérifier votre utilisation du RNQ

La première chose à faire pour obtenir votre certification, c’est prendre connaissance du référentiel national qualité. C’est à partir de ce texte que l’audit initial est construit. C’est donc tout naturellement à partir de ce texte également que votre audit de surveillance est construit.

Pour avoir et conserver la certification Qualiopi, il vous faut un minimum connaitre le guide RNQ, mais il faut surtout l’utiliser et démontrer qu’il est toujours en place au quotidien. L’audit de surveillance sert donc à vérifier que vous suivez les différents indicateurs pour votre organisme de formation, en commençant par la présence des informations commerciales accessibles, en passant par la veille, sans oublier

Vérifier vos process

Lors de votre audit initial, vous avez présenté différents process à votre auditeur.

L’audit de surveillance est là pour vérifier que vous avez bien suivi vos process, que vous les avez améliorés si tel était le besoin. Et ceci depuis la date officielle de votre certification.

L’auditeur devra également vérifier que vous avez bien suivi les process que vous lui avez transmis, le cas échéant si vous avez eu une non-conformité lors de l’audit initial.

Pour rappel, si vous n’avez pas suivi ces process et que la non-conformité est toujours d’actualité lors de l’audit de surveillance, une non-conformité mineure deviendra une non-conformité majeure. L’audit de surveillance commencera probablement par la vérification de ces écarts.

Rendre plus simple votre audit de renouvellement

Comme rappelé plus haut, la certification Qualiopi est limitée dans le temps. Lorsque les 3 ans de certification sont passés, il vous faut faire un audit de renouvellement afin de conserver votre certification. Cet audit de renouvellement, comme l’audit initial, dure une journée entière. Mais, si déjà au bout de 1 an et demi, beaucoup d’organismes ont de quelques non-conformités, alors qu’en serait-il au bout de 3 ans si vous n’aviez pas d’audit de surveillance ? Ce dernier vous permet de vérifier, vous aussi, vos process en rapport avec Qualiopi, et de vous améliorer en vue de l’audit de renouvellement. Un peu comme une révision avant l’examen.

Conclusion

L’audit de surveillance n’est pas là pour vous « embêter », mais pour vous aider dans vos process d’amélioration continue. Il fait partie du cycle de certification.

Car Qualiopi, nous vous l’avons déjà dit, c’est ça : de l’amélioration continue. L’audit de surveillance vous permet de garder le cap et de ne pas tout lâcher avant la fin de votre certification et de votre audit de renouvellement. Il permet également de vérifier que vous « méritez » bien votre certification. Pour le passer avec brio, nous vous conseillons vivement de lire notre article sur les 7 non-conformités récurrentes publié récemment.

L’article Pourquoi faire un audit de surveillance ? est apparu en premier sur Reltim.

L’article 7 non-conformités récurrentes à l’audit de surveillance est apparu en premier sur Reltim.

L’amélioration continue dans le RNQ

L’amélioration continue fait l’objet d’un critère composé de 3 indicateurs, mais il est surtout le sujet de l’indicateur 32. Cela n’empêche pas qu’il est présent dans quelques autres indicateurs

L’indicateur 2

« Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis. »

L’indicateur 2 demande à ce qu’une information chiffrée sur le niveau de performance et d’accomplissement de la prestation soit disponible. La diffusion des taux de satisfaction englobe et rejoint donc l’indicateur 30. Cela signifie que pour atteindre un niveau de satisfaction élevé au fur et à mesure des prestations proposées, il est nécessaire de le maintenir et de le faire évoluer. Cette évolution passe bien évidemment par l’amélioration et le traitement des aléas, des dysfonctionnements et des réclamations.

En d’autres termes, le but est d’atteindre la meilleure note, et de s’améliorer là où les publics accueillis ont trouvé à redire.

L’indicateur 21

« Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations ».

L’indicateur 21 demande à ce que les compétences requises pour réaliser les prestations soient définies, et surtout qu’elles soient adaptées aux prestations. (D’ailleurs lorsqu’elles ne sont pas ou plus adaptées, l’indicateur 31 sera vraisemblablement une nouvelle fois « activé »).

On peut donc parler d’amélioration continue à partir du moment où l’entreprise souhaite avoir à ses côtés du personnel qualifié qui évolue dans ses compétences et ses connaissances. Ainsi, ce personnel contribuera à sa manière à la satisfaction des publics accueillis, ce qui rejoint l’indicateur 2.

Les indicateurs de veille (23, 24, 25)

Vous le savez la veille est présente dans Qualiopi. Au-delà de l’action de veiller c’est surtout l’exploitation de cette veille (et les changements occasionnés) qui va vous intéresser (et votre auditeur aussi), notamment par rapport à l’impact que ces nouvelles informations peuvent avoir sur vos prestations.

Ainsi, cela va probablement demander des aménagements de formation, de nouveaux programmes ou modules, de nouveaux outils à tester, etc. et cela s’inscrit donc parfaitement dans une logique d’évolution, de progrès et d’amélioration. La veille est une étape logique et faite pour mettre en route de véritables actions d’amélioration.

Le critère 7

« Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées », reste le fondamental de toutes les démarches Qualité.

Le critère 7 comprend les trois derniers indicateurs (30, 31 et 32) et se focalise majoritairement sur l’amélioration continue.

Voici un tableau qui reprend les points importants de ces indicateurs.

Auto-évaluation Qualiopi

Auto-évaluez vous gratuitement sur des sujets variés relatifs à Qualiopi.

S'auto-évaluer

Comment mettre en place l’amélioration continue dans  Qualiopi ?

Il y a de nombreux moyens de mettre en place une amélioration continue dans le cadre de Qualiopi.

La première action que vous pouvez mettre en place pour enclencher la dynamique, et certainement la plus simple, c’est de lever les écarts après un audit, comme l’audit de certification Qualiopi. Il ne s’agit pas de l’action la plus simple dans le sens où elle est facile, mais dans le sens où elle est logique. Lors d’un audit, des observations seront forcément constatées, même sans non-conformité. Vous pouvez alors mettre en place un plan d’actions pour traiter les aspects négatifs mentionnées et ainsi améliorer le fonctionnement de votre entreprise et de vos processus.

Pour réaliser un plan d’actions, il y a certaines étapes à suivre : mentionner les objectifs à atteindre, puis les tâches à accomplir pour les atteindre, les pilotes de tâches, et surtout une date de réalisation.

En résumé, l’amélioration continue consiste en :

• Le traitement, l’analyse et la gestion des processus ;
• Le recueil des informations ;
• Une écoute attentive du client ;
• La recherche de causes et des effets ;
• La résolution de problèmes ;
• Le traitement des écarts et des non-conformités
• L’optimisation des processus et des procédures de l’entreprise.

Exemple de dossier Qualiopi

Afin de vous accompagnez plus loin dans votre démarche Qualiopi, Reltim vous met à disposition un exemple de dossier Qualiopi.

Demander le PDF

Quelques outils d’amélioration continue

Il existe de nombreux outils pour mettre en place une amélioration continue.

Voici une liste non-exhaustive des outils que nous utilisons nous-mêmes :

• La roue de DEMING (également appelée PDCA) : Plan, Do, Check, Act ;
• La méthode des 5S ;
• La méthode des 6 sigma ;
• La méthode Kanban ;
• La matrice d’Eisenhower.

Accompagnement Qualiopi

Accompagnement dans l’obtention et la conservation de la certification Qualiopi, ainsi que un catalogue de 4 formations prises en charge par l’OPCO.

Voir en détail

Conclusion

L’amélioration continue va bien plus loin qu’un simple critère dans le RNQ. Il s’agit surtout d’une méthode consistant au développement de votre entreprise. Avec l’aide de quelques méthodes choisies selon vos préférences, vous pourrez ainsi adopter un process d’amélioration continue adapté à vos besoins.

L’article Comment Qualiopi s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue ? est apparu en premier sur Reltim.

Que s’est-il donc passé durant ce premier semestre sous Qualiopi ? Et que prévoir pour la deuxième moitié de l’année ?

Que s’est-il passé au premier semestre ?

Le mois de janvier a été un mois très important pour la loi avenir professionnel. Un bilan plutôt positif pour le milieu de la formation a été dressé le 19 janvier 2022. Ce bilan a surtout été le moment où l’État a commencé à prévoir certains axes d’amélioration, notamment en ce qui concerne le CPF et le démarchage téléphonique. Il y a eu pas moins de 14 propositions d’amélioration formulées à l’issu de ce bilan, et aujourd’hui des actions ont été mises en place : le 8 février 2022 a été décidé une augmentation des contrôles et des sanctions. Les victimes de démarchage téléphonique peuvent signaler l’abus sur le site de Mon Compte Formation ou à la DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes). Mais surtout, les organismes qui abusent sont désormais retirés du système CPF. Ainsi, les personnes souhaitant se former sont sûres que les organismes de formation encore présents sur le site ne fraudent pas.

Le premier trimestre 2022 a également permis à certains organismes d’avoir le droit aux fonds publics et mutualisés sans être certifiés Qualiopi s’ils avaient fait les démarches pour s’inscrire à la certification avant la fin d’année 2021. Cela a été le cas de notre organisme, qui a été certifié au début du mois de mai. Nous avons prévu de vous faire un article pour vous raconter notre aventure Qualiopi.

Pour terminer, les premiers audits de surveillance ont eu lieu durant le premier semestre 2022. Il y en a eu peu, car il ne s’agit que du début, mais cela nous a permis de voir comment cela se passait exactement. Nous vous en parlerons plus en détail prochainement.

Que prévoir pour la deuxième moitié de l’année ?

Comme nous venons de vous le dire, les audits de surveillance ont débuté. La plupart se dérouleront durant l’année 2023, mais cela ne nous empêche pas de travailler dessus régulièrement, et encore plus si rien n’a été fait depuis l’audit initial. Nous vous avons justement écrit un article sur les 10 points à voir durant l’été. Pour travailler dessus, vous pouvez reprendre le RNCQ, vos process que vous aviez établis lors de l’audit initial, ou encore les check-lists que nous vous avions partagé durant le premier semestre sur notre page LinkedIn.

Pour terminer sur une bonne note, durant cette année 2022 les aides à l’embauche d’apprentis continuent. Allant de 5000€ à 8000€, elles devaient initialement s’arrêter le 30 juin dernier. Pour rappel, cette aide est valable si la signature du contrat date d’avant la fin de l’aide, désormais fixée au 31 décembre 2022.

Conclusion

L’année 2022 est une année riche pour l’univers de la formation et de la certification Qualiopi. Nous aurions pu penser qu’après la course à la certification de 2021, notamment lors du dernier trimestre, cette année serait plus tranquille, mais la loi avenir professionnel est encore jeune, il y a donc encore des points d’amélioration possibles. Mais surtout, la certification Qualiopi n’est pas valable à vie, c’est une démarche d’amélioration continue de votre organisme qui demande une certaine régularité.  

L’article Qualiopi en 2022 est apparu en premier sur Reltim.